Der Schlüssel zur erfolgreichen Zusammenarbeit ist Kommunikation. Stellen Sie nicht nur sicher, dass Sie genug kommunizieren, sondern stellen Sie auch sicher, dass Sie es nicht übertreiben.
Sie waren wahrscheinlich schon dort. Sie haben das Gefühl, eine Frage mehrmals beantwortet zu haben, oder es gibt mehr als eine Unterhaltung über dasselbe Projekt. Auf der anderen Seite kann es Sie ablenken, wenn Sie immer wieder dieselben Nachrichten erhalten.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Überkommunikation vermeiden können, lesen Sie weiter. Hier erfahren Sie, wie Sie mit ClickUp weniger Zeit für die Kommunikation und mehr Zeit für die Arbeit aufwenden.
So reduzieren Sie E-Mails mit ClickUp-Aufgaben
Um Aufgaben zu delegieren oder zu teilen, müssen Sie nicht die perfekte E-Mail erstellen. Sie müssen auch keinen Thread von Antworten mit Personen durchsuchen, die per CC ein- und ausgeblendet wurden. Alles, was Sie brauchen, ist eine hervorragende Projektmanagement-Software.
Es gibt viele zeitsparende Vorteile bei der Verwendung von Projektmanagement-Software
. Einer der Top-Vorteile der Verwendung ClickUp Es wird Ihnen helfen, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren, die Sie bezüglich Aufgaben oder Aufgaben senden und empfangen.Denn Sie geben Ihren Kollegen von Anfang an einen detaillierten Überblick über wesentliche Informationen. Nicht nur sie, sondern alle, die Zugriff auf die Aufgabe haben.
Das kann Ihre ganze Abteilung sein, Ihr ganzes Unternehmen oder auch ein kleines Team, das gemeinsam Projekte anpackt. Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder Benachrichtigungen erhält.
Sie können die benötigten Kollegen schnell in die Schleife bringen, indem Sie sie über das Augensymbol in der Aufgabenkarte als Beobachter hinzufügen. Im Gegensatz zum CC-Versenden einer Person in einer E-Mail erhält sie als Beobachter automatisch alle zukünftigen Updates. Außerdem werden ihnen ältere Informationen angezeigt, selbst wenn Sie sie später zur Aufgabe hinzufügen.
Der Hauptvorteil der Verwendung von Aufgaben in ClickUp besteht darin, dass jeder, der die Aufgabe zum ersten Mal sieht, sofort die grundlegenden Informationen sehen kann. Es ist auch weniger wahrscheinlich, dass Sie es verpassen, selbst Details hinzuzufügen, da jede Aufgabe, die Sie erstellen, im Grunde mit einer Vorlage beginnt, die aus den Spalten in Ihrer Liste besteht.
So reduzieren Sie E-Mails mithilfe von ClickUp-Aufgabenbeschreibungen weiter
Neben dem Namen der Aufgabe, dem Fälligkeitsdatum, der Priorität und anderen Elementen, die Sie normalerweise hinzufügen würden, bietet ClickUp eine Reihe von Bereichen für die Zusammenarbeit. Am bemerkenswertesten für das Ersetzen von Projektanfrage-E-Mails ist das Beschreibungsfeld in Aufgabenkarten.
Das Beschreibungsfeld ist genau so, wie es sich anhört, aber es bietet mehr als nur einen Platz zum Einfügen von Text. Hier können Sie einzigartige Projektdetails hinzufügen, die sonst nicht in Spalten passen würden, und sie mit Befehlen aufpeppen.
Wenn Sie diesen Bereich nutzen, werden wichtige Informationen auch nicht im Posteingang eines Kollegen oder in einem sehr langen Thread vergraben, da sie dort bleiben, wo sie sind – selbst wenn Sie sie bearbeiten oder hinzufügen. Darüber hinaus bietet dieses Feld eine Versionshistorie, mit der Sie bei Bedarf zu früheren Ausgaben der Beschreibung zurückkehren können.
So verbringen Sie mit ClickUp weniger Zeit in Besprechungen
ClickUp bietet eine Vielzahl hilfreicher Ansichten um Ihnen bei der Organisation Ihrer Projekte und der Zusammenarbeit mit anderen zu helfen. Eine dieser Ansichten ist Plaudern.
Indem Sie Ihrer Liste eine Chat-Ansicht hinzufügen, können Sie und Ihre Kollegen in Echtzeit über Projektdetails kommunizieren. Außerdem weiß jeder, wo er später auf den Thread verweisen kann, wenn er eine Auffrischung benötigt.
Im ClickUp-Chat können Sie andere Personen erwähnen, um ihnen eine Benachrichtigung zu senden, oder alle, die @watchers verwenden. Wenn Sie eine Aufgabe erwähnen, können Sie direkt darauf verlinken. Sie können sich auch mit Befehlen, Bildschirmaufzeichnungen oder dem Hinzufügen von Dateien vertiefen.
Eine praktische Funktion in der Chat-Ansicht ist die Zuweisung von Kommentaren an andere. Wenn jemand eine Frage oder einen Kommentar hat, den ein Kollege beantworten kann, können Sie ihn darauf aufmerksam machen – oder sich selbst als Erinnerung für später zuweisen.
Wie bei Slack können Sie in einem Thread antworten, wenn Sie die Dinge ordentlich und organisiert halten möchten. Mit dieser Vielfalt an Funktionen könnten Sie die Chat-Ansicht verwenden, um projektspezifische Meetings oder tägliche Standup-Meetings zu ersetzen. Ein weiterer Vorteil, wenn dieser Messenger direkt in Ihrem Projektbereich verfügbar ist, besteht darin, dass er dazu beiträgt, unzusammenhängendes Geschwätz zu minimieren.
So optimieren Sie die Kommunikation in ClickUp
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie mit Ihren Kollegen kommunizieren können. Das geht per Messenger, SMS, E-Mail, einen kurzen Anruf oder einen kurzen Besuch. Später, wenn Sie eine Auffrischung benötigen, müssen Sie sich vielleicht daran erinnern, mit welcher App Sie früher gesprochen oder wo Sie sie aufgeschrieben haben.
Der Kommentarbereich von ClickUp macht es überflüssig, durch mehrere Apps und Medien zu blättern, da alles in einer Software enthalten ist. Wenn Sie eine Frage zu einer bestimmten Aufgabe haben, können Sie diese direkt in der entsprechenden Karte stellen.
Wie in der Chat-Ansicht können Sie andere Personen erwähnen, Aufgaben erwähnen, Personen Kommentaren zuweisen und Befehle verwenden, Bildschirmaufnahmen machen oder Dateien zur Erklärung hinzufügen. Darüber hinaus können Sie in Kommentaren neue Dokumente erstellen, an denen Sie und Ihre Kollegen zusammenarbeiten können.
So können Sie schnell in ClickUp-Dokumenten zusammenarbeiten
Die Zusammenarbeit in ClickUp-Dokumenten funktioniert ähnlich wie in Google Docs. Sie können sie privat halten oder Ihre Kollegen einladen, zur Seite beizutragen.
Hier können Sie innerhalb der Seite mit Befehlen arbeiten, um Text und Elemente hinzuzufügen. Sie können auch mit Ihren Kollegen hin und her kommentieren, wenn Sie nicht alle Änderungen auf einmal vornehmen möchten.
Während Sie arbeiten, können Sie den Cursor und die Änderungen Ihres Kollegen in Echtzeit sehen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass sie etwas sehen, können Sie die Aufmerksamkeit auf bestimmte Linien innerhalb des Raums lenken, um Fragen zu stellen oder Ideen zu kommunizieren.
Sobald Sie und Ihr Kollege bereit sind, können Sie es außerdem als PDF exportieren, wenn Sie es außerhalb von ClickUp teilen möchten.
Verbringen Sie weniger Zeit mit Hin- und Hergehen mit ClickUp
Dank seiner vielen Kommunikationstools hilft Ihnen ClickUp dabei, das Hin und Her der Projektzusammenarbeit und -delegierung zu reduzieren. Sie werden auch feststellen, dass Sie viel weniger Zeit damit verbringen, zwischen Apps zu wechseln und Konversationen zu durchsuchen, um die benötigten Informationen zu finden.
Egal, ob Sie nach einer schnellen Möglichkeit suchen, mit Ihrem gesamten Team über Projekte oder mit bestimmten Personen über Aufgaben zu kommunizieren, es ist der richtige Ort. Wenn übermäßige Kommunikation Ihren Fortschritt behindert hat, warum probieren Sie es nicht aus?
