Wie man aufhört, Dinge bei der Arbeit zu vergessen

Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist Montagmorgen. Du hast dir all deine Aufgaben für den Tag im Kopf notiert und freust dich darauf, deine Ziele zu erreichen. Aber bis zum Mittag haben Sie die Hälfte der Dinge vergessen, die Sie tun sollten, was Sie frustriert zurücklässt.

Es ist ein Szenario, das wir alle nur zu gut kennen. Einen Job zu haben bedeutet oft, eine Menge Aufgaben an einem Tag zu erledigen. Und der Versuch, sich an all diese Aufgaben zu erinnern, kann eine Aufgabe für sich sein.

Wenn Sie dazu neigen, Dinge bei der Arbeit zu vergessen, können Sie das ändern. Dieser Artikel gibt Ihnen einige nützliche Tipps, die Ihnen helfen, Dinge bei der Arbeit nicht mehr zu vergessen, damit Sie sich am Ende des Tages erfolgreicher fühlen. So behalten Sie den Überblick über das, was Sie tun müssen:

1. Verwenden Sie Checklisten

Erstellen Sie Checklisten für Ihre wiederkehrenden Aufgaben und für einmalige Aufgaben. Verwenden Sie für wiederkehrende Aufgaben eine App, mit der Sie Elemente aktivieren und deaktivieren können, um nicht jedes Mal eine Liste erstellen zu müssen.

Erstellen Sie für einmalige Aufgaben eine handschriftliche Liste und bewahren Sie diese gut sichtbar und leicht zugänglich auf Ihrem Schreibtisch auf. Versuchen Sie, einen Notizblock zu verwenden, und werfen Sie alle Seiten mit Notizen weg, die Sie ausgefüllt haben.

2. Erstellen Sie eine To-do-Liste für den nächsten Tag

To-Do-Listen sind nichts Neues, aber der Spielwechsler erstellt Ihre Aufgabenliste am Tag vor Ihrem Arbeitstag. Überlegen Sie abends entspannt, was Sie am nächsten Tag erledigen müssen, und schreiben Sie es auf.

Bonus-Tipp: Erstellen Sie eine „Big Five“-Liste Ihrer fünf wichtigsten Ziele oder Aufgaben für den nächsten Tag. Markieren oder trennen Sie diese Aufgaben vom Rest Ihrer Liste, da dies die Elemente sind, die Sie priorisieren werden. Selbst wenn etwas auftaucht, wissen Sie, dass es die Aufgaben auf dieser Liste nicht beeinträchtigen darf.

3. Bestätigen Sie Ihre To-Do-Liste

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, gehen Sie die Liste durch, die Sie am Abend zuvor erstellt haben, um Ihre Gedanken darüber aufzufrischen, woran Sie tagsüber arbeiten werden.

Und wenn Ihnen im Laufe des Tages weitere Aufgaben hinzugefügt werden, fragen Sie sich, ob die neuen Aufgaben wichtiger sind als alle Punkte auf Ihrer „Big Five“-Liste. Wenn dies der Fall ist, ersetzen Sie diese Elemente durch die neuen Aufgaben. Aber wenn nicht, fügen Sie sie einfach der Liste hinzu, und Sie können später darauf zugreifen.

4. Verwenden Sie Etiketten (oder ein anderes Tagging-System), um wichtige E-Mails nachzuverfolgen

Das Markieren Ihrer E-Mails mit Labels oder Kategorien ist eine intelligente Möglichkeit, den Fortschritt Ihrer E-Mails zu verfolgen. Wenn Sie einer E-Mail mehrere Tags hinzufügen können, können Sie sie entsprechend ihrer Priorität, ihrem Fortschritt und den Projekten und Teams, zu denen sie gehört, taggen.

Wenn Sie beispielsweise an einer Aufgabe für „Projekt X“ arbeiten, können Sie einer E-Mail vier Tags hinzufügen, die sich auf diese Aufgabe beziehen: Das erste Label wäre für das Projekt. Die zweite Bezeichnung wäre für das Team, für das das Projekt bestimmt ist. Das dritte würde anzeigen, wie wichtig die E-Mail ist, und das vierte Label würde zeigen, dass sie in Bearbeitung ist.

5. Automatisieren Sie, was Sie können

Nutzen Sie Technologie, um Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Sie können zum Beispiel Planen Sie E-Mails in Outlook, damit sie später versendet werden können. Wenn Sie ein Social-Media-Manager sind, planen Sie alle Ihre Posts in einer App.

Die Automatisierung von Aufgaben nimmt Ihnen den Druck, daran zu denken, Dinge rechtzeitig zu erledigen, insbesondere wenn Sie mehrere zeitkritische Aufgaben zu erledigen haben.

6. Delegieren Sie, was Sie können

Man sollte nicht alles selbst machen, wenn man nicht muss. Ihre Kollegen sind da, um Ihnen zu helfen, das gemeinsame Ziel zu erreichen. Nutzen Sie die Stärken und Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder, um Sie zu entlasten, indem Sie bestimmte Aufgaben delegieren.

Stellen Sie einfach sicher, dass Sie sich im Voraus mit Ihren Teammitgliedern in Verbindung setzen, um Ihre Prioritäten für den Tag zu konsolidieren und abzuschätzen, ob sie Ihnen helfen können.

7. Richten Sie Erinnerungen auf Ihrem Telefon oder Laptop ein

Eine Erinnerungs-App ist ein unschätzbares Werkzeug für alle, die vergesslich oder beschäftigt sind. Verwenden Sie es als zusätzlichen Schritt zusätzlich zu Ihrer To-Do-Liste. Wenn Sie vermeiden möchten, mehr Apps herunterzuladen, als Sie bereits haben, verwenden Sie die, mit denen Ihr Gerät geliefert wurde.

Vorausgesetzt, die von Ihnen verwendete App ermöglicht es Ihnen, Erinnerungen einzurichten – je nach Bedarf, einmalig, täglich oder wöchentlich. Stellen Sie sicher, dass Sie zusammen mit Ihrer Erinnerung einen Alarm auslösen, damit Sie ihn nicht verpassen. Und wenn Sie es eilig haben, verwenden Sie die Sprachbefehlsfunktion Ihres Telefons, um innerhalb von Sekunden eine Erinnerung einzustellen.

8. Verwenden Sie eine Habit-Tracking-App

Verwenden Sie für wiederkehrende Aufgaben eine Gewohnheits-Tracking-App. Gewohnheits-Tracking-Apps helfen, Rechenschaft abzulegen. Sie eignen sich am besten für tägliche und wöchentliche Prioritäten. Habitica zum Beispiel hat das Ziel „An der wichtigsten Aufgabe von heute gearbeitet“.

Beispiele für Aufgaben, die Sie hinzufügen können, sind wöchentliche Teambesprechungen, das morgendliche Abrufen von E-Mails und sogar eine Auszeit für das Mittagessen. Während dies wie einfache Dinge erscheinen mag, an die man sich erinnern muss, kann man leicht vergessen, sie zu tun, wenn man einer Frist nachjagt.

Download: Habitica für iOS | Google Play (Frei)

9. Richten Sie visuelle Hilfsmittel ein

Es ist schwer zu vergessen, etwas zu tun, wenn Sie überall leuchtende Haftnotizen haben. Deshalb sind bunte Haftnotizen eine großartige Möglichkeit, wichtige Aufgaben im Auge zu behalten.

Kleben Sie sie auf Ihren Laptop oder Kalender. Ordnen Sie sie nach Wichtigkeit und verwenden Sie immer dieselben Farben für dieselben Projekte. Mit der Post-it®-Notizen-App können Sie sogar digital arbeiten, um Ihren Schreibtisch nicht mit einem Haufen Papier vollzustopfen.

Download: Post-it® für Appstore | Google Play (Frei)

10. Schluss mit Multitasking!

Wie oft haben Sie versucht, zu viel auf einmal zu erledigen, nur um dann zu vergessen, eine Aufgabe zu erledigen? Konzentrieren Sie sich darauf, eine Aufgabe zu erledigen, und fahren Sie dann mit der nächsten fort. Beginnen Sie zuerst mit Ihren größten Prioritäten und arbeiten Sie sich dann zu den unwichtigsten Aufgaben vor.

So stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigsten Aufgaben erledigt werden, selbst wenn Ihnen die Zeit ausgeht oder Sie durch Last-Minute-Meetings und ungeplante Anrufe abgelenkt werden.

11. Halten Sie Ihren Geist beschäftigt

Geben Sie Ihren Gehirnzellen einen Mittagsschub mit einem schnellen Spiel, um geistige Ermüdung zu vermeiden. Probieren Sie browserbasierte Spiele aus, indem Sie einfach einen neuen Tab öffnen und spielen – wie Wordl, das Puzzlespiel, bei dem Sie jeden Tag ein anderes Wort erraten müssen.

Und wenn Sie wenig Zeit haben, können Sie spielen I/O Flipper, Googles angepasstes, fesselndes Flipperspiel, das eine erfrischende Variante eines Kindheitsfavoriten darstellt.

12. Machen Sie eine Pause

Machen Sie bewusst Pausen, um Ihren Kopf frei zu bekommen und sich zu entspannen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre To-Do-Liste noch einmal zu überprüfen und festzustellen, welche Aufgaben Sie noch erledigen müssen.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, dies in einem entspannten Zustand zu tun, können Sie sich besser an Dinge erinnern, anders als wenn Sie am Schreibtisch unter Druck stehen.

13. Wecker einstellen

Stellen Sie einmalige oder wiederkehrende Alarme ein, um sich daran zu erinnern, eine Pause zu machen, einen Anruf zu tätigen oder an einer Besprechung teilzunehmen. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihr Wecker einige Minuten vor Fälligkeit einer Aufgabe klingelt, damit Sie sich darauf vorbereiten können.

Wenn beispielsweise ein Meeting bevorsteht, können Sie Ihren Wecker auf 15 Minuten vor dem Meeting stellen, damit Sie alles, womit Sie gerade beschäftigt sind, abschließen können. Das verhindert, dass Sie ängstlich sind, wenn es an der Zeit ist, an der Besprechung teilzunehmen.

Seien Sie proaktiv, damit Sie bei der Arbeit nichts mehr vergessen

Der Schlüssel, um sich an die Aufgaben zu erinnern, die Sie erledigen müssen, ist, proaktiv zu sein. Sich die Zeit zu nehmen, sich auf den Tag vorzubereiten, macht den Unterschied.

Ob es darum geht, eine To-Do-Liste zu erstellen, eine E-Mail zu planen oder einen Wecker zu stellen, ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um sich zu organisieren, wird Ihnen helfen, die Kontrolle über Ihren Tag zu übernehmen. Das wiederum wird Ihnen helfen, Dinge bei der Arbeit nicht mehr zu vergessen.

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