So vereinfachen und bereinigen Sie Ihr Cloud-Speicher-Chaos

Dank der Bequemlichkeit des Cloud-Speichers ist es einfach, alle Ihre Dateien ohne einen zweiten Gedanken darin zu werfen. Aber schon bald wird Ihr Google Drive-, Dropbox-, OneDrive- oder anderes Cloud-Speicherkonto ohne eine Organisationsstrategie zu einem Durcheinander.

Wenn Sie Ordnung in Ihren Cloud-Speicher bringen und Ihre Einrichtung vereinfachen müssen, finden Sie hier eine Anleitung, wie Sie alles unter Kontrolle bekommen.

1. Löschen Sie große und unnötige Dateien

Bevor Sie mit dem Verschieben von Dateien beginnen, ist es eine gute Idee, alle Dateien zu entfernen, die Sie nicht mehr benötigen. Der erste Schritt, um Ihren Cloud-Speicher sauber zu halten, besteht darin, Dateien zu entfernen, die nicht mehr dazugehören.

Wenn Sie alle Ihre Cloud-Dateien mit Ihrem Computer synchronisieren, können Sie die größten Dateien darin leicht finden, indem Sie einen Desktop-Speicherplatz-Manager verwenden. Unter Windows, TreeSize kostenlos ist eine gute Wahl. Wenn Sie einen Mac verwenden, OmniDiskSweeper ist eine solide kostenlose Option.

Wählen Sie mit diesen Apps Ihren Cloud-Speicherordner aus und er sortiert Ihre Dateien von der größten zur kleinsten. Wenn Sie auf alte Videos stoßen, die Sie nicht mehr synchronisieren müssen, oder auf heruntergeladene Dateien, von denen Sie nicht wussten, dass sie sich in der Cloud befinden, löschen Sie sie oder verschieben Sie sie gegebenenfalls aus dem Cloud-Speicher.

Wenn Sie nicht alle Ihre Cloud-Dateien mit Ihrem Desktop synchronisieren, können Sie mit den meisten Cloud-Speicher-Tools in ihren Web-Apps nach Größe sortieren. Eine weitere Option besteht darin, ihre Tools zu verwenden, um Ihre Speichernutzung anzuzeigen, wodurch normalerweise große Dateien hervorgehoben werden.

In einem späteren Schritt stoßen Sie möglicherweise auf weitere nicht benötigte Dateien, die Sie in diesem Durchgang übersehen haben. Das ist okay; Sobald Sie die niedrig hängenden Früchte losgeworden sind, können Sie zu einem neuen Cloud-Speicherverwaltungsplan übergehen.

2. Entscheiden Sie, welche Dateien in welchen Dienst gehen

Wenn Sie nicht viele Dateien im Cloud-Speicher aufbewahren müssen oder für einen aktualisierten Plan mit Ihrem bevorzugten Dienst bezahlen, bleiben Sie wahrscheinlich bei einem Cloud-Speicherdienst. In diesen Fällen können Sie diesen Schritt überspringen.

Andernfalls sollten Sie als nächstes darüber nachdenken, Ihre Dateien dienstübergreifend zu organisieren. Indem Sie sich für mehrere anmelden kostenlose Cloud-Speicherdienste, erhalten Sie nicht nur mehr Speicherplatz, sondern haben auch eine einfache Möglichkeit, Dateien nach Typ zu unterteilen. Beispielsweise können Sie entscheiden, Fotos in OneDrive, Dokumente in Dropbox und Videos in Google Drive zu speichern.

Das Installieren mehrerer Apps zum Verwalten dieser Dateien ist keine große Unannehmlichkeit, und Sie wissen, wo Sie je nach Bedarf suchen müssen. Dies trägt auch dazu bei, dass Ihre in einem Dienst gespeicherten Inhalte nicht überwältigend werden.

Wir konzentrieren uns in diesem Leitfaden auf allgemeine Organisationstipps, aber wir haben auch behandelt So räumen Sie Google Drive auf wenn Sie spezifischere Hilfe suchen.

3. Definieren Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur

Ähnlich wie wenn du es bist Verwaltung Ihrer Computerdateien, ist das Erstellen eines Ordnersystems, das für Sie funktioniert, ein entscheidender Schritt im Bereinigungsprozess des Cloud-Speichers. Dank leistungsstarker Suchfunktionen können Sie jederzeit nachschlagen, was Sie brauchen, und auf eine ordentliche Organisation verzichten. Aber für anhaltende Sicherheit in Ihrem Cloud-Speicher sind Ordner viel besser.

Um den besten Ansatz für Sie zu finden, denken Sie darüber nach, wie Sie normalerweise nach Dateien suchen, und erstellen Sie Ihre Ordner so, dass sie einem natürlichen Verlauf folgen.

Hier sind einige Ideen, die Sie zum Nachdenken anregen:

• Wenn Sie Student sind, erstellen Sie einen Ordner für jedes Studienjahr und darin einen neuen Ordner für jedes Semester. Jeder Semesterordner kann dann einen Ordner pro Klasse haben.
• Wenn Sie mehrere Dateitypen in einem Cloud-Dienst aufbewahren, beginnen Sie mit Stammordnern für jeden Dateityp (Video, Fotos, Dokumente, Audio). Erstellen Sie in diesen Unterordnern, die für jeden einzigartig sind. Sie können beispielsweise Audio nach Künstler, Video nach Länge, Fotos nach Thema und Dokumente nach Datum organisieren.
• Die Organisation nach Datum und Uhrzeit ist eine effektive Methode, wenn sich nichts anderes für Sie richtig anfühlt. Erstellen Sie einen Ordner für jedes Jahr und dann Unterordner für Monate. Verwenden Sie für eine ordnungsgemäße Sortierung das Format JJJJ-MM-TT.

Sie können Ihr Ordner-Setup später anpassen, aber es ist wichtig, sich jetzt für etwas zu entscheiden, damit Sie wissen, wo Sie Ihre Dateien im nächsten Schritt ablegen. Siehe unsere Leitfaden zur effizienten Verwendung von Ordnerkategorien und Tags für mehr Anleitung.

Tipps zum Erstellen von Ordnern

Die Auswahl der richtigen Anzahl von Ordnern ist ein Balancespiel. Sie möchten nicht zu viele Ordner mit wenigen Dateien darin haben, aber Sie möchten auch nicht eine kleine Anzahl von Ordnern mit einer Menge Dateien in jedem haben. Sie möchten auch nicht, dass Ordner Dutzende von Ebenen tief sind, da es in diesen Fällen leicht ist, sich zu verirren.

Dies ist etwas anderes, das Sie wahrscheinlich im Laufe der Zeit anpassen müssen. Das Gleichgewicht sollte klarer werden, sobald Sie Ihre Daten dorthin verschoben haben. Ändern Sie es, wenn sich etwas nicht so anfühlt, als würde es funktionieren.

Es ist nützlich, einen Ordner mit dem Namen zu erstellen Alt in jedem Verzeichnis, in dem Sie möglicherweise Daten archivieren möchten. Alles, was in diesem Ordner abgelegt wird, ist weiterhin verfügbar, überfüllt jedoch nicht die Hauptansicht.

Zum Anpassen nach Priorität können Sie vor einem Ordnernamen einen Unterstrich (_) hinzufügen, um ihn an die Spitze der ABC-Reihenfolge zu setzen, oder ein „z“ vor den Namen setzen, um ihn ganz nach unten zu zwingen.

4. Verschieben Sie Dateien in die richtigen Ordner und benennen Sie sie um

Jetzt kommt der zeitintensive Teil: Durchsuchen Sie Ihre vorhandenen Cloud-Dateien und wählen Sie aus, wo Sie sie ablegen möchten. Durchsuchen Sie in diesem Schritt alles in Ihrem Cloud-Speicher und verschieben Sie jedes Element an sein neues Zuhause. Wenn Sie sich bei etwas nicht sicher sind, erstellen Sie einen Ordner „Ausstehend“ und versuchen Sie es später noch einmal. Fühlen Sie sich frei, alles zu löschen, was Sie in Ihrem früheren Pass verpasst haben.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien eindeutige Namen haben. Stellen Sie sicher, dass Dateien Wörter enthalten, mit denen Sie danach suchen würden, und ändern Sie alle Standardnamen. Gattungsnamen wie IMG-8275 werden bei einer Suche nicht auftauchen und werden Ihnen nichts sagen, wenn Sie durch Ihre Dateien scrollen. Nehmen Sie sich die Zeit, diesen Namen zu ändern Johns Abschluss 2017 es lohnt sich.

Berücksichtigen Sie bei Dateien, die Sie innerhalb eines Ordners sauber sortieren möchten, ihre Namenskonvention, wie Sie es bei Ordnern getan haben. Zum Beispiel ein Format von ##Künstler — Track funktioniert gut für Musik.

Wenn Sie Hunderte oder Tausende von Dateien haben, kann dies eine Weile dauern, also scheuen Sie sich nicht, es auf ein paar Tage zu verteilen.

5. Markieren oder Verknüpfungen zu wichtigen Ordnern hinzufügen

Wahrscheinlich arbeiten Sie regelmäßig mit einer kleinen Anzahl von Ordnern. Damit Sie nicht jedes Mal zu diesen navigieren müssen, können Sie sie markieren oder eine Verknüpfung für den schnellen Zugriff erstellen.

Wenn Sie über die Website oder Apps im Cloud-Speicher arbeiten, können Sie durch das Markieren von Dateien und Ordnern Ihre wichtigsten Informationen an einem Ort sehen. Da diese beim Synchronisieren von Dateien nicht in den Speicher Ihres Computers übersetzt werden, sollten Sie stattdessen einen schnellen Link zu ihnen in der Seitenleiste des Datei-Explorers oder Finder erstellen.

Mit diesem System gelangen Sie mit ein paar Klicks zu den Ordnern, die Sie ständig verwenden, während alles andere logisch organisiert ist, wenn Sie es brauchen.

Halten Sie sich an Ihren Organisationsplan für den Erfolg

Herzlichen Glückwunsch zum Organisieren Ihres Cloud-Speicher-Chaos! Dies kann eine entmutigende Aufgabe sein, wenn Sie über Jahre hinweg Dateien aufgebaut haben, Ihre Arbeit jedoch noch nicht abgeschlossen ist, wenn Sie die anfängliche Vereinfachung abgeschlossen haben.

Widerstehen Sie der Versuchung, Ihre Dateien wieder auf einen Haufen zu werfen. Nehmen Sie sich die Zeit, jedes Element direkt nach dem Hinzufügen richtig in Ihre neue Hierarchie einzuordnen, und dies wird in Zukunft nicht mehr zu einer großen Aufgabe. Eine schnelle wöchentliche Wartung sollte sich um alle Nachzügler kümmern.

Nachdem Sie Ihre Dateien in der Cloud vereinfacht haben, stellen Sie sicher, dass diese Cloud-Speicherkonten mit angemessener Sicherheit geschützt sind.

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