So reduzieren Sie Meetings am Arbeitsplatz mithilfe der Workflow-Dokumentation von Tango

Essen Echtzeit-Meetings Ihren Tag? Diese Interaktionen können Ihren Zeitplan unnötig in Anspruch nehmen, wenn Sie remote arbeiten. Natürlich sind manche Meetings wertvoll, und wir würden nie anders argumentieren.

Aber wenn Sie jemals das Ende eines Videoanrufs erreicht haben und es als Zeitverschwendung oder schlimmer noch betrachtet haben, Wenn Sie sich mehr Notizen gemacht hätten, werden Sie sich freuen zu hören, dass es eine Alternative gibt: die Workflow-Dokumentation von Tango Werkzeug.

Wie beeinträchtigen Echtzeit-Meetings die Produktivität?

Videokonferenz-Tools sind in Remote-Arbeitskulturen zur Norm geworden. Software wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet waren ein wesentlicher Bestandteil, um verteilte Teams in Verbindung und engagiert zu halten. Aber funktionieren sie? Die Forschung legt etwas anderes nahe.

Eine Arbeitsplatzstudie“,Die Webcam-Umfrage: Erschöpft oder engagiert?“, befasste sich mit den negativen Auswirkungen der Verwendung von Videokonferenzsoftware. 49 % der US-Belegschaft oder 32 Millionen Menschen haben sich gefühlt

Zoom-Burnout aufgrund der Zunahme von Meetings in Verbindung mit dem Druck, ihre Webcam durchgehend zu verwenden.

Auch die Rückkehr zur Arbeit nach einem Videoanruf ist nicht einfach. Reichtum berichtet, dass es 25 Minuten dauert, bis Sie sich wieder konzentrieren können, wenn ein Meeting Ihren Arbeitsablauf fragmentiert.

Und ein Stanford-Studie zeigt, dass ein Drittel der Arbeitnehmer nicht über den Mindestmaßstab von 90 % Internetverbindung verfügen, der erforderlich ist, um überhaupt an virtuellen Besprechungen teilzunehmen. Dies kann für Mitarbeiter, die nicht effektiv mit ihren Teamkollegen zusammenarbeiten können, Stress verursachen.

Wie verringert die Workflow-Dokumentation den Druck von Video-Meetings?

Vielleicht denkst du: „Wenn es nur anders ginge.“ Und hier kommt das Workflow-Dokumentationstool von Tango ins Spiel. Tango ist eine kostenlose Chrome-Browsererweiterung, die eine Workflow-Dokumentation erstellt, einschließlich Anweisungen und Leitfäden.

Workflow-Dokumentation ist kein geeigneter Ersatz für alle virtuellen Meetings. Aber wenn Sie in Echtzeitinteraktionen involviert sind, wo Sie es brauchen Teilen Sie Ihren Bildschirm während eines Zoom-Meetings oder Ihren Teamkollegen einen Prozess erklären, dann ist Tango eine fantastische Alternative zur asynchronen Verwendung.

Mit der Browsererweiterung zeichnen Sie Ihren Desktop-Workflow auf und gehen die genauen Aktionen durch, die Sie ausführen müssen. Die Software erstellt eine detaillierte Zusammenfassung dieser Aktionen, die Sie exportieren und mit Ihrem Publikum teilen können. Sie werden dies asynchron in ihrer eigenen Zeit überprüfen, ohne den Stress zu haben, ein Echtzeit-Meeting mit Ihnen zu vereinbaren.

Welche Art von Meetings eliminiert Tango?

Tango ist eine ausgezeichnete Alternative zu den folgenden Arten von Meetings:

1. Onboarding

Erstellen Sie eine Tango-Workflow-Dokumentation, um Ihren neuen Mitarbeitern zu zeigen, wie sie sich in Ihren Systemen zurechtfinden. Sie geben Notizen zu allem, von der erstmaligen Anmeldung bei Apps bis zur Anpassung des Dashboards. Erwarten Sie weniger Anlaufschwierigkeiten und einen flüssigeren Onboarding-Prozess, indem Sie über eine konsistente Dokumentation verfügen.

2. Anleitungen zum Training

Tango kann auch interne Schulungsunterlagen erstellen, die in einer gemeinsam genutzten Ressource aufbewahrt werden, auf die Ihre Mitarbeiter zugreifen können.

Beispiel: Wenn Sie Ihrem Team beibringen müssen, wie man ein neues Datentool verwendet, verwenden Sie Tango, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erstellen. Sie können auch bewährte Arbeitspraktiken und die Verwendung aktualisierter Produktfunktionen präsentieren.

3. Produktvorführungen

Wenn Sie ein erstaunliches SaaS-Produkt haben, das Sie mit Ihren Kunden teilen möchten, macht es Tango einfach, Ihnen genau zu zeigen, wie es verwendet wird. Integrieren Sie diese Workflow-Dokumentation in Fallstudien und teilen Sie sie als Teil Ihrer Präsentation.

4. Verkaufsgespräche

Wenn Sie kalte Verkaufsgespräche an potenzielle Kunden oder Partner versenden, wissen Sie bereits, dass es ein Kampf für sich ist, den Empfänger dazu zu bringen, Ihre E-Mail zu öffnen. Aber sobald sie Ihre Nachricht gelesen haben, werden sie nicht widerstehen können, sich eine kurze Demo als Teil Ihres Pitches anzusehen.

So erstellen Sie mit Tango eine Dokumentation ohne Meetings

Bereit zu beginnen? Der erste Schritt ist die Anmeldung für a kostenloses Tango-Konto, und installieren Sie dann die Tango Chrome-Browsererweiterung.

1. Installieren Sie die Tango Chrome-Browsererweiterung

Laden Sie Tango von der Google Chrome Webstore. Fixieren Sie als Nächstes Ihre Erweiterung, indem Sie zur Browserleiste gehen und auf klicken Puzzle Stück. Suchen Sie die Tango-Erweiterung und klicken Sie auf die Stecknadel, um sie in Ihrem Browser zu speichern.

2. Erfassen Sie Ihren Workflow mit Tango

Navigieren Sie zu der Registerkarte, auf der Sie mit der Aufzeichnung Ihres Workflows beginnen möchten, und klicken Sie auf die Tango-Pin in Ihrer Browserleiste. Drücken Sie die große violette Schaltfläche, um mit der Erfassung Ihres Workflows zu beginnen, wenn Sie bereit sind, und gehen Sie dann die Schritte durch, die Sie aufzeichnen möchten.

Tango arbeitet im Hintergrund, um Screenshots aufzunehmen und automatisch Beschreibungen Ihres Arbeitsablaufs zu erstellen. Müssen Anpassungen vorgenommen werden?

Verwenden Sie den Workflow-Controller in der linken unteren Ecke Ihres Bildschirms, um Ihren Workflow anzuhalten und fortzusetzen, abzuschließen oder zu verwerfen, wenn Sie mit der ersten Aufnahme zufrieden sind. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf das grüne Häkchen, um Ihr Projekt abzuschließen.

3. Bearbeiten Sie Ihren Tango-Workflow

Auf dem Tango-Editor-Bildschirm sehen Sie Ihren automatisch generierten Workflow. Um zusätzlichen Kontext bereitzustellen, versuchen Sie, Text hinzuzufügen, Schritte zu erstellen oder zu löschen, zusätzliche Screenshots hochzuladen oder die Schritte neu anzuordnen, wenn Sie dies bevorzugen.

Befürchten Sie, dass vertrauliche Informationen sichtbar sind? Führen Sie ein Upgrade auf die Tango Pro-Edition für 16 US-Dollar pro Monat durch und Sie können beide verwenden Live-Unschärfe Modus oder die Verwischen Abschnitt im Bildeditor, wenn Sie den erfassten Arbeitsablauf durchlaufen.

Müssen Sie etwas zusätzliche Aufmerksamkeit schenken? Fügen Sie hilfreiche Pfeile oder Kästchen hinzu, indem Sie auf klicken Kommentieren.

4. Teilen Sie Ihre Workflow-Dokumentation

Der letzte Schritt bei der Erstellung einer professionellen Workflow-Dokumentation besteht darin, sie zu exportieren und zu teilen. Die Schritte sind die gleichen, egal ob Sie es an Ihren Chef, Ihre Teamkollegen oder Kunden verteilen oder es sogar in sozialen Medien oder auf Ihrer Website veröffentlichen möchten.

Drücken Sie Teilen und exportieren in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die folgenden Optionen:

• Teilen: fügen Sie eine E-Mail mit Anzeigeberechtigungen hinzu (oder Editor mit der Pro-Version)
• Magische Kopie: Fügen Sie den Link in Google Docs, Notion, Confluence usw. oder irgendetwas ein, das HTML unterstützt.
• Download: Exportieren Sie Ihren Workflow als PDF.
• Einbetten: Kopieren Sie einen öffentlichen Einbettungscode und fügen Sie ihn in Ihr bevorzugtes Tool ein.

Wechseln Sie von Conferencing zu Capturing

Wenn Sie sich das nächste Mal auf ein Remote-Videoanruf-Meeting vorbereiten, fragen Sie sich, ob Sie Ihr Publikum Schritt für Schritt durch die Prozesse führen werden. Wenn dies der Fall ist, profitieren Sie davon, eine Workflow-Dokumentation zu erstellen, anstatt zu versuchen, Ihre Aktionen in einem Live-Gespräch zu erklären.

Verwenden Sie Tango als unverzichtbares asynchrones Kommunikationstool in Ihrem Produktivitätsarsenal, um Ihren Workflow zu erfassen und nach Bedarf zu verteilen.

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