So verwenden Sie Haftnotizen mit Outlook für bessere E-Mails

Das Abrufen von E-Mails gehört zum Arbeitsalltag der meisten Berufstätigen. Es lohnt sich also, Wege zu finden, diesen Prozess zu beschleunigen und ihn etwas weniger stressig zu machen.

Eine Möglichkeit, Ihr Leben zu vereinfachen, besteht darin, die Microsoft-Haftnotizen in Ihrem Outlook-E-Mail-Konto zu verwenden. Lassen Sie uns herausfinden, wie.

Beginnen Sie mit der Verwendung von Microsoft Haftnotizen in Outlook

Entsprechend Adobes Umfrage 2018, verbringen die Amerikaner täglich etwa 3,1 Stunden mit E-Mails. So können Sie also die integrierten Haftnotizen in Outlook verwenden, um Ihre E-Mail-Korrespondenz zu beschleunigen.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine Notizen-App, die Sie für verschiedene Zwecke verwenden können. Aber bevor Sie anfangen können, Notizen darüber zu machen, müssen Sie es zuerst einrichten.

Es ist wichtig zu wissen, dass dies nur für Windows 10 und 11 funktioniert. Beginnen:

1. Laden Sie die Haftnotizen-App aus dem Microsoft Store herunter.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto bei der Haftnotizen-App an.
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3. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
4. Wählen Sie die Option Notizen im Menü auf der linken Seite.
5. Klicke auf Neue Anmerkung einen zu erstellen.
6. Doppelklicken Sie auf die vorhandene Notiz, um sie zu bearbeiten.
7. Klicke auf drei Punkte zum Löschen oder Ändern der Farbe einer bestimmten Notiz.

Alle Notizen, die Sie hier erstellen, werden mit der Haftnotizen-App synchronisiert, die Sie aus dem Microsoft Store heruntergeladen haben. Um auf diese Notizen auf Ihren mobilen Geräten (ob Android oder iPhone) zuzugreifen, müssen Sie außerdem Microsoft OneNote herunterladen. Sobald Sie die App eingerichtet haben, werden die Notizen auch dort automatisch synchronisiert.

So können Sie jederzeit und überall darauf zugreifen.

Sobald Sie es eingerichtet haben, können Sie es für verschiedene Zwecke verwenden. Einige kreative Möglichkeiten, es zu verwenden, sind unten aufgeführt.

Download: Haftnotizen für Fenster (Frei)

Download: Microsoft OneNote für Android | iOS (Frei)

Machen Sie sich Notizen, um Zeit zu sparen

Das erste und einfachste, was Sie mit dieser Anwendung tun können, ist, Notizen für Besprechungen, E-Mails, wichtige Dinge, die in eine E-Mail aufgenommen werden sollen, und mehr zu machen.

Wenn Sie außerdem oft langes Feedback in E-Mails erhalten und normalerweise hin und her gehen, um zu überprüfen, ob Sie es sind alles erledigt haben, bevor Sie Ihr Projekt einreichen, können Haftnotizen Ihnen diese zusätzliche Zeit ersparen und Anstrengung. Das Hinzufügen dieser Kommentare in Form von Aufzählungszeichen in Ihren Haftnotizen kann eine großartige Möglichkeit sein, diesen Ärger zu vermeiden.

Darüber hinaus können Sie diese Notizen auch verwenden, um das Feedback zu verfolgen, das Sie erhalten, um Ihre Arbeit zu verbessern. Beispielsweise ist es Ihnen möglicherweise nicht möglich, die gesamten E-Mail-Threads für jedes der eingereichten Projekte am Ende zur Überprüfung durchzugehen.

Fassen Sie daher das Feedback, das Sie nach Abschluss jeder Aufgabe erhalten, in wenigen Zeilen zusammen und fügen Sie es Ihren Haftnotizen hinzu. Am Ende des Monats haben Sie eine ganze Liste von Dingen, an denen Sie arbeiten müssen oder die Sie bereits verbessert haben.

Darüber hinaus können Sie auch Notizen für Ihre wöchentlich versendeten E-Mails mit weiteren Informationen wie Name und E-Mail-Adresse des Empfängers und dem Zweck der E-Mail führen. Streichen Sie die Liste einfach durch, wenn Sie mit dem Senden fertig sind. Es kann Ihnen dabei erheblich helfen Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang.

Erinnerungen hinzufügen

Verwenden Sie Haftnotizen, um Erinnerungen an kleine Dinge hinzuzufügen, die Sie heute erledigen müssen und die Sie sich nicht die Mühe machen möchten, sie Ihrem Kalender hinzuzufügen.

Sie können auch Erinnerungen für die E-Mails festlegen, die Sie heute senden müssen, Follow-ups, Interviews oder Meetings, an denen Sie teilnehmen müssen.

Reagieren Sie schneller auf E-Mails

Viele Menschen verbringen Minuten, wenn nicht Stunden damit, darüber nachzudenken, wie sie auf eine E-Mail antworten sollen. Es verschlingt oft einen großen Teil unserer Zeit.

Haftnotizen sind der perfekte Ort, um schnelle Einzeiler hinzuzufügen, mit denen Sie auf verschiedene Arten von E-Mails antworten können. Alles, was Sie tun müssen, ist den Text von hier zu kopieren und einzufügen.

Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie regelmäßig ähnliche Anfragen in unterschiedlichen Formen erhalten. Sie können einfach eine Vorlage erstellen und die Details nach Bedarf ändern.

Erstellen Sie Vorlagen für verschiedene Zwecke

Neben der Beantwortung von Anfragen müssen wir E-Mails für mehrere andere Gelegenheiten schreiben. Wir durchlaufen jedes Mal den gleichen Denkprozess, um sicherzustellen, dass das Endergebnis professionell ist.

Erstellen Sie daher vorgefertigte E-Mail-Vorlagen für solche Ereignisse, damit Sie nicht genug Zeit damit verschwenden, nur darüber nachzudenken, was Sie schreiben sollen. Kopieren Sie es stattdessen aus Ihren Haftnotizen und fügen Sie es ein. Hier sind einige der Gelegenheiten, für die Sie eine vorgefertigte E-Mail haben sollten:

• Entschuldigung per E-Mail.
• Danken Sie Ihrem Chef oder Kollegen.
• Akzeptieren eines neuen Projekts.
• Krankschreibung beantragen.
• Beantragung einer Fristverlängerung.
• Nachverfolgung von E-Mails.
• Kollegen um Updates zum Projekt bitten.

Führen Sie eine E-Mail-Checkliste

Wenn Sie im Verkauf tätig sind, nach einem neuen Job suchen oder als Auftragnehmer arbeiten und E-Mails versenden müssen Sie können regelmäßig experimentieren und herausfinden, welche Ihrer E-Mails großartige Ergebnisse bringen und welche verpuffen. Analysieren Sie schließlich die Details, die Sie darin behandelt haben.

Erstellen Sie auf dieser Grundlage eine Checkliste in Ihren Haftnotizen, was Sie in Ihre E-Mails aufnehmen und was Sie vermeiden sollten. Sie können jede der neuen E-Mails, die Sie verfassen, anhand dieser Checkliste überprüfen, bevor Sie sie versenden, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Zum Beispiel:

1. Spricht meine Betreffzeile den Empfänger direkt an?
2. Habe ich den Empfänger begrüßt?
3. Gibt es am Anfang einen guten Haken?
4. Sind meine Absichten mit dieser E-Mail klar?
5. Habe ich es Korrektur gelesen?
6. Habe ich die wesentlichen Dokumente oder Links beigefügt?
7. Enthält es einen guten Call-to-Action?
8. Ist die Abmeldung gut genug?

Führen Sie eine Liste mit gebrauchsfertigen Betreffzeilen

Ähnlich wie bei den E-Mail-Vorlagen können Sie auch eine Liste mit E-Mail-Vorlagen führen starke Betreffzeilen um Ihre Arbeit zu erleichtern und den Prozess zu beschleunigen. Um sicherzustellen, dass Sie eine für einen genauen Moment finden, können Sie sie fett kategorisieren und nach Belieben verwenden.

Zum Beispiel,

• Danke [vollständiger Name]
• Die Verwirrung in meiner letzten E-Mail
• Erfreut, das neue Projekt zu akzeptieren

Haftnotizen in Outlook, um Ihr Leben einfacher zu machen

E-Mails können zeitaufwändig sein, aber sie sind etwas, das wir einfach nicht ignorieren können. Daher kann Ihnen die Verwendung eines Tools wie Sticky Notes helfen, sie schneller als zuvor zu senden und zu beantworten.

Außerdem ist es eine weitere hervorragende Ergänzung, alle Ihre Notizen mit OneNote auf Mobilgeräten und der Sticky Notes-Anwendung unter Windows zu synchronisieren.

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