So verwenden Sie die Datenvalidierung in Google Sheets

Wenn Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in Ihrer Google Sheets-Tabelle reduzieren möchten, indem Sie nur gültige Daten akzeptieren, dann ist die Datenvalidierung genau das, wonach Sie suchen. Mit der Datenvalidierung können Sie Google Sheets anweisen, nur eine bestimmte Art oder einen bestimmten Bereich von Daten für Zellen zu akzeptieren oder den Benutzer zu warnen, wenn er ungültige Daten eingibt.

Die Datenvalidierung ist einfach zu verwenden, erfordert jedoch ein Verständnis der Konzepte, um richtig verwendet zu werden. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was Datenvalidierung ist und wie Sie sie in Google Sheets verwenden können, um Ihre Tabellenkalkulationen zu verbessern.

Was ist Datenvalidierung in Google Sheets?

Die Datenvalidierung ist eine Funktion von Google Sheets, mit der Sie die Art der Eingabe einschränken können, die Ihre Benutzer in bestimmte Zellen eingeben können. Sie können entweder die Datenvalidierung verwenden, um den Benutzer zu warnen, wenn er ungültige Daten eingibt, oder um die ungültigen Daten insgesamt abzulehnen.

Mithilfe der Datenvalidierung können Sie Tabellenkalkulationen verbessern, die für die Verwendung durch andere Personen bestimmt sind. Sie können den Werten, die sie eingeben können, Grenzen setzen oder beispielsweise eine Dropdown-Liste mit Elementen erstellen, aus denen sie auswählen können. Letztendlich können Sie auch eine benutzerdefinierte Formel als Datenvalidierungskriterium eingeben. Auf diese Weise lehnt Google Sheets den Wert ab, wenn er die benutzerdefinierte Gleichung nicht erfüllt.

So verwenden Sie die Datenvalidierung in Google Sheets

Die Datenvalidierung ist in Google Sheets einfach zu bedienen. Die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Datenvalidierung sind wie folgt:

1. Wählen Sie die Zelle oder den Zellbereich aus, für die Sie die Datenvalidierung verwenden möchten.
2. Gehen Sie zum Daten Menü und dann auswählen Datenvalidierung.
3. Geben Sie Ihre Kriterien ein.
4. Klicken Speichern.

Bevor wir zu Beispielen übergehen, in denen wir Datenvalidierung einsetzen, werfen wir einen genaueren Blick auf die Elemente der Datenvalidierung.

• Zellreichweite: Dies ist der Bereich, in dem die Eingabedaten die Datenvalidierungskriterien durchlaufen. Dies kann eine einzelne Zelle oder ein Zellbereich sein.
• Kriterien: Dies ist das Kriterium, bei dem Sie angeben, welche Art von Daten gültig ist. Der gültige Datentyp kann Zahl, Text, Datum, Liste, Kontrollkästchen oder benutzerdefinierte Formel sein.
• Auf ungültige Daten: Dies zeigt die Reaktion von Google Sheets auf ungültige Daten. Sie können entweder die ungültigen Daten passieren lassen und eine Warnung anzeigen oder die ungültigen Daten ablehnen und eine Warnung anzeigen.
• Aussehen: Hier können Sie den Validierungshilfetext eingeben. Dieser Text wird angezeigt, wenn der Benutzer ungültige Daten in eine Zelle eingibt.

Nachdem Sie nun wissen, worum es beim Einrichten der Datenvalidierung geht, sehen wir uns die Datenvalidierung anhand einiger Beispiele in Aktion an.

Datenvalidierungsbeispiel 1: Festlegen eines Zahlenwertlimits

In diesem Beispiel haben wir eine Beispieltabelle, die entwickelt wurde, um Informationen darüber zu sammeln, welche Bücher dem Benutzer am besten gefallen haben. Die Tabelle enthält eine Spalte, die die Namen der Bücher enthält, und eine weitere Spalte, die auf die Eingabe des Benutzers wartet. Der Benutzer soll jedes Buch mit 10 Punkten bewerten.

Da die Bewertung auf einer Skala von 10 erfolgt und wir keine Zeit haben, jede Eingabe zu überprüfen, besteht das Ziel darin, die Werte, die der Benutzer eingeben kann, auf 1-10 zu begrenzen. Der Benutzer sollte einem Buch keine Bewertung unter 1 oder über 10 geben können. Dies erfordert eine Datenvalidierung.

1. Wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die Datenvalidierung anwenden möchten. Das werden Zellen sein B2 zu B7 in diesem Beispiel.
2. Gehen Sie zum Daten Menü und auswählen Datenvalidierung. Dadurch wird das Datenvalidierungsfenster geöffnet.
3. Für Kriterien, auswählen Anzahl und zwischen.
4. Geben Sie das Zahlenlimit Ihrer Wahl ein. Für dieses Beispiel geben wir 1 und 10 ein.
5. Überprüfen Eingabe ablehnen. Dadurch wird der Benutzer gezwungen, gültige Daten einzugeben.
6. Überprüfen Validierungshilfetext anzeigen.
7. Geben Sie einen Validierungshilfetext ein, um den Benutzer darüber zu informieren, welche Art von Daten erwartet werden.
8. Klicken Speichern.

Jetzt ist Ihre Tabelle bereit für die Benutzerdaten. Versuchen Sie als Test, eines der Bücher mit einem Wert über 10 oder unter 1 zu bewerten. Sie sollten eine Fehlermeldung erhalten und Ihre Daten sollten abgelehnt werden. Wenn Sie nun einen Wert zwischen 1 und 10 eingeben, wird die Eingabe akzeptiert. Es ist wie ein Uhrwerk!

Datenvalidierungsbeispiel 2: Erstellen einer Dropdown-Liste

Eine der beliebtesten Anwendungen der Datenvalidierung ist das Erstellen von Dropdown-Listen in Google Sheets. Sie können eine Dropdown-Liste erstellen, um dem Benutzer eine Auswahl zwischen Elementen zu geben, die Sie als gültige Daten festgelegt haben.

In diesem Beispiel haben wir die Namen einiger Studenten in einer Tabelle und das Ziel ist es, eine Dropdown-Liste zu erstellen, in der der Benutzer sein Hauptfach auswählen kann.

1. Wählen Sie die Zellen aus, in denen Sie eine Dropdown-Liste haben möchten. Das werden Zellen sein B2 zu B7 in diesem Beispiel.
2. Gehen Sie zum Daten Menü und auswählen Datenvalidierung. Das Menü Datenvalidierung wird geöffnet.
3. Wählen Sie in den Kriterien aus Liste von Gegenständen.
4. Geben Sie im Textfeld die Liste der Elemente ein. Sie können die Elemente mit einem Komma trennen (,). Für dieses Beispiel haben wir die folgenden Elemente eingegeben:

   Medizin, Pharmazie, Biologie, Angewandte Mathematik

5. Überprüfen Dropdown-Liste in Zelle anzeigen.
6. Überprüfen Eingabe ablehnen.
7. Überprüfen Validierungshilfetext anzeigen.
8. Geben Sie einen Validierungshilfetext ein.
9. Klicken Speichern.

Sie werden einen kleinen Pfeil in jeder Zelle bemerken. Sie können jetzt auf die Zellen klicken, um sie aus einer Dropdown-Liste auszuwählen. Wenn Sie versuchen, einen Wert einzugeben, der nicht in der Liste enthalten ist, wird Ihr Wert zurückgewiesen. Sie können die Elemente jedoch weiterhin aus der Liste eingeben.

Wenn Sie den Elementen in Ihrer Liste Aufzählungszeichen hinzufügen möchten, lesen Sie unseren Artikel weiter So fügen Sie Aufzählungszeichen in Google Sheets hinzu.

Datenvalidierungsbeispiel 3: Festlegen einer Textlängenbegrenzung

Sie können die Datenvalidierung mit benutzerdefinierten Formeln verwenden, um alle möglichen Dinge in Google Sheets zu erreichen. Mit benutzerdefinierten Formeln können Sie Kriterien festlegen, die in keinem der Kriterientypen enthalten sind, die in die Datenvalidierung in Google Tabellen integriert sind.

Lassen Sie uns als Beispiel eine Zelle erstellen, die nur 5 Zeichen oder weniger zulässt. Wir werden dies mithilfe der Datenvalidierung tun.

1. Wählen Sie die Zelle aus. Das wird sein D1 in diesem Beispiel.
2. Gehe zu Daten und dann auswählen Datenvalidierung.
3. Wählen Sie in den Kriterien aus Benutzerdefinierte Formel.
4. Geben Sie für eine benutzerdefinierte Formel die folgende Formel ein:

   =LEN(D1)<5

   Diese Formel verwendet die LEN-Funktion, um die Zeichen in der Zelle zu zählen, und gibt „true“ zurück, wenn die Länge weniger als 5 Zeichen beträgt.
5. Überprüfen Eingabe ablehnen.
6. Klicken Speichern.

Wenn Sie jetzt einen Namen eingeben, der mehr als 5 Zeichen lang ist, lehnt Google Sheets ihn ab und Sie müssen es erneut versuchen. Du kannst den... benutzen Autofill-Funktion um diese Datenvalidierung auf andere Zellen anzuwenden.

Validieren Sie Ihre Daten mit Google Sheets

Die Datenvalidierung ist ein Tool, mit dem Sie einschränken können, was Sie oder ein anderer Benutzer in bestimmte Zellen eingeben können. Auf diese Weise kann die Datenvalidierung beim Erstellen von Umfragen nützlich sein, um nur gültige Daten zu akzeptieren, oder in Ihren eigenen Tabellenkalkulationen, um die Genauigkeit zu erhöhen.

Es gibt viele Arten von Kriterien, die Sie mithilfe der Datenvalidierung in Google Sheets festlegen können, und wenn die Daten Der gewünschte Typ ist nicht in die Datenvalidierung in Google Sheets integriert, Sie können Kriterien mit einem benutzerdefinierten festlegen Formel. Jetzt wissen Sie, wie Sie die Datenvalidierung in Google Tabellen verwenden. Seien Sie versichert, dass weniger ungültige Daten Ihre Analyse einfacher und genauer machen!

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