Outlook-Aufgaben vs. Microsoft To Do: Was ist besser?

Microsoft hat zwei Aufgabenverwaltungs-Apps. Microsoft To Do ist auf Windows-Computern vorinstalliert und auch online verfügbar. Der E-Mail- und Kalender-Client Outlook enthält auch eine robuste Aufgabenfunktion.

Aber was ist besser für die Verwaltung Ihrer To-Do-Liste? Die Konkurrenz ist näher als Sie vielleicht denken. Dieser Artikel vergleicht Microsoft To Do und Microsoft Outlook als Aufgabenverwaltungs-Apps, um herauszufinden, welche die bessere Wahl ist.

Am zugänglichsten

To Do, früher Wunderlist, ist eine kostenlose App, die in Windows 10 und 11 enthalten ist. Sie können auch in Ihrem Browser auf Microsoft To Do zugreifen. Für Ausblick, ist die Aufgabenfunktion nur in der Premium-Desktop-App verfügbar. In der kostenlosen Webversion integriert es sich stattdessen in To Do.

Für Behinderte sind beide freundlich Die integrierten Screenreader von Windows. Text und Symbole von Outlook sind kleiner. Dies kann für Menschen mit Sehbehinderungen oder Geschicklichkeitsproblemen frustrierend sein. Aber Sie können sie in den Windows-Einstellungen vergrößern.

Die Standardeinstellungen von To Do sind klarer und größer. Die Verwendung von Farbe und Grafiken über Text erleichtert auch die Fokussierung. Ein netter Vorteil für Menschen mit psychischen Problemen, die die Aufmerksamkeit beeinträchtigen. Die vereinfachten Menüs beschleunigen auch die Bildschirmleseprogramm-Navigation, da weniger zu durchlaufen ist.

Beide Apps haben kostenlose mobile Versionen für Android und iOS. Die Apps sind in Bezug auf die Zugänglichkeit gleich und enthalten viele der gleichen Funktionen wie die Desktop-Versionen. Beide Apps enthalten auch Homepage-Widgets für den schnellen Zugriff.

Der Aufgabenaspekt fehlt jedoch in der App-Version von Outlook. Alle in Aufgaben erstellten Elemente werden als Ereignisse in den Kalender kopiert. Sie können diese Kalenderereignisse in der Outlook-App anzeigen, aber Sie können keine Fortschrittsberichte oder andere aufgabenspezifische Funktionen verwenden.

Für eine einfache Verwendung bietet das Layout von Outlook viele Optionen und mehrschichtige Menüs. To Do ist viel einfacher zu erlernen und zu verwalten. Das optimierte Design und die vereinfachten Funktionen sind einfach zu navigieren. Es ist sogar für einen Computerneuling einfach.

Gewinner: Machen

Am besten für Gruppenprojekte

Outlook ist ein starkes Collaboration-Tool für das Projektmanagement. Es lässt sich in Outlook-Kalender und Outlook-Mail integrieren. Dies macht die Zuweisung von Kontakten und die Planung von Arbeiten einfach.

Sie erhalten auch viele Details zum Fortschritt jeder Aufgabe. Sie können die geleisteten Arbeitsstunden, den abgeschlossenen Prozentsatz und den Status wie „Warten auf jemand anderen“ nachverfolgen. Wenn Sie die Aufgabe nur mit einer anderen Person teilen, werden Sie über die Änderungen dieser Person informiert.

Outlook ermöglicht Ihnen auch das Senden von Aufgabenanforderungen. Dies ist der Fall, wenn Sie einem Kontakt eine E-Mail senden, ihn auffordern, eine Aufgabe zu starten, und ihn dieser automatisch zuweisen. Nach Ihrer Wahl können Sie eine Kopie der Aufgabe behalten und eine Aktualisierung erhalten, wenn sie auf ihrer Seite als abgeschlossen markiert ist.

Schließlich hat Outlook eine Schnellschaltfläche zum Senden von Statusberichten. Diese fassen die Statuseinstellungen der Aufgabe in einer E-Mail zusammen. Sie können diese E-Mail direkt aus dem Aufgabenfenster senden und beliebige zusätzliche Notizen anhängen.

To Do hat auch einige gute Tools für die Zusammenarbeit. Sie können andere über einen gemeinsam nutzbaren Link einer Aufgabe zuweisen. Sie können den Zugriff auf eine erstellte Liste oder nur auf eine bestimmte Aufgabe freigeben. Dies erleichtert die Zugriffskontrolle.

Wenn sich die Personen, mit denen Sie teilen möchten, in Ihrer Kontaktliste befinden, ist es sogar noch einfacher. Wenn Sie eine Liste freigeben, erstellt To Do eine Liste Ihrer Windows Mail-Kontakte. Sie können auch in OneNote nach Kontakten suchen.

Auch bei komplexen Projekten hat To Do einen Vorteil. Damit können Sie eine Aufgabe in Schritte unterteilen. Dies kann die Motivation verbessern und die Aufgabe umsetzbarer machen. Outlook-Aufgaben enthält keine Steps-Funktion.

Gewinner: Outlook-Aufgaben

Die beste Organisation

Die Aufgabenfunktion von Microsoft Outlook wird mit ihrer Organisation wirklich spezifisch. Ob das gut ist oder nicht, hängt davon ab, wie Sie arbeiten. Outlook Tasks unterstützt Ordner mit Unterordnern und automatisierten Sortiersystemen. To Do verfolgt einen einfacheren Ansatz.

In Outlook können Sie Regeln verwenden, um bestimmte E-Mails oder Kalenderereignisse an einen bestimmten Aufgabenordner zu senden. Außerdem können Sie bestimmte Prioritätsstufen festlegen. Sie können Aufgaben auch mit Kategorien farblich kennzeichnen.

To Do bietet dieselben Funktionen wie Outlook, vereinfacht sie jedoch. To Do hat Ordner, aber keine Unterordner. Es ermöglicht Ihnen, Prioritäten zu markieren, ist aber auf ein binäres System beschränkt: Elemente mit einem Stern sind wichtig, Elemente ohne sind es nicht.

To Do unterstützt auch Kategorien in Form von durchsuchbaren Hashtags. Durch das Hinzufügen eines Hashtags an einer beliebigen Stelle in einer Aufgabe wird eine gleichnamige Kategorie erstellt. Die beste Funktion von To Do, die Outlook fehlt, ist die Mein Tag Merkmal.

Mein Tag ist ein intelligenter Ordner in Microsoft To Do. Es handelt sich um eine eintägige Agenda, die Sie manuell ausfüllen oder aus den Vorschlägen von To Do auswählen können. Die Vorschläge konzentrieren sich auf Aufgaben, die bald fällig sind, als wichtig gekennzeichnet sind oder die Sie seit einiger Zeit nicht mehr bearbeitet haben.

Diese intelligente Agenda übertrifft Outlook-Aufgaben, ist aber sehr nah dran. Wenn Sie mehr Details wünschen oder benötigen, entscheiden Sie sich stattdessen für Outlook.

Gewinner: Machen

Die beste Anpassung

Sowohl in To Do als auch in Outlook können Sie Dateien anhängen und die Aufgabe mit einer E-Mail verknüpfen. In To Do müssen Sie die E-Mail markieren und dann die Aufgabe aus Gekennzeichnete E-Mails in eine beliebige Liste verschieben. Mit beiden können Sie der Aufgabe auch Textnotizen hinzufügen und Mediendateien an die Aufgabe anhängen.

Nur in Outlook können Sie Rich-Text-Formatierungen und Bilder in der Aufgabenbeschreibung verwenden. Aber diese Designelemente sind ästhetisch, daher kann es eine Zeitverschwendung sein, sie zu jeder Aufgabe hinzuzufügen. Außerdem müssen Sie auf die Aufgabe klicken, um sie anzuzeigen.

Das Anhängen von Dateien ist nützlicher. Nur Outlook erlaubt Ihnen, Aufgaben miteinander zu verknüpfen. Sie tun dies mit der Option Outlook-Element anhängen. Diese entscheidende Fähigkeit, verwandte Aufgaben zu verknüpfen, fehlt in To Do.

Die Anpassung von To Do ist hauptsächlich ästhetisch. Sie können die Hintergrundfarbe einer Liste auswählen und benutzerdefinierte Listen erstellen. Sie können auch grundlegende Sortiermuster auswählen, z. B. nach Fälligkeitsdatum oder nach Erstellungsdatum.

To Do generiert auch verschiedene intelligente Listen, wie z. B. gekennzeichnete E-Mails und Mir zugewiesen. Sie können diese ein- oder ausschalten. Für diejenigen, die Ihre Aufgaben optimieren müssen, ist Outlook der klare Gewinner.

Gewinner: Outlook-Aufgaben

Microsofts beste Produktivitäts-App

Für den persönlichen Gebrauch und kleine Projekte funktioniert To Do gut. Aber insgesamt gewinnt die robustere Funktionsliste von Outlook. Das zusätzliche Detail unterstützt ein höheres Maß an Professionalität, und die Anpassung auf hohem Niveau ist unschlagbar.

Besonders wenn Sie ein komplexes Projekt verwalten, ist Microsoft Outlook die beste Wahl für eine App zur Aufgabenverwaltung.

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