Wie man allgemeine Beschwerden am Arbeitsplatz in professionellen E-Mails ausdrückt

Wenn Sie schon einmal in einem Büro gearbeitet haben, kennen Sie die Herausforderungen im Umgang mit vielen verschiedenen Menschen. Ein häufiges Problem ist die Angst, problematische Kollegen zu konfrontieren und ihr Verhalten zu stoppen, aber Sie können sich professionell ausdrücken, egal ob Sie ein Mitarbeiter oder ein Manager sind.

Eine der einfachsten Methoden ist es, Ihre Gedanken in eine E-Mail zu schreiben. Wir schlüsseln die Angelegenheit anhand von Beispielen für häufige Beschwerden am Arbeitsplatz auf. Lernen Sie die konstruktivsten Wege, sie zu sagen, und zusätzliche E-Mail-Tricks, die Ihnen helfen können.

1. Ich warte immer noch darauf, dass Sie diese Aufgabe beenden

Nicht alle arbeiten im gleichen Tempo, aber es ist ein Problem, wenn eine Person ein Teamprojekt blockiert. Wenn Ihre Aufgabe davon abhängt, dass der Kollege seine eigene einreicht, können Sie ihn mit ein paar Worten in einer E-Mail zum Handeln anspornen.

Hier sind einige professionelle Möglichkeiten, diese Beschwerde anzugehen und zu äußern, die Sie an Ihre Umstände anpassen können:

• Wir müssen unseren Workflow verbessern, damit wir nicht in Verzug geraten. Ist (Datum und Uhrzeit) eine gute Frist für Sie? Dann kann ich meine Frist von (Datum und Uhrzeit) einhalten.
• Benötigen Sie Hilfe bei dieser Aufgabe? Wir müssen das Projekt rechtzeitig abschließen, daher hat (Name des Kollegen) angeboten, Ihnen bei Problemen zu helfen.

Das Ziel ist nicht, Ihren Kollegen zu beleidigen, sondern Ziele und Lösungen zu setzen und gleichzeitig deutlich zu machen, dass Sie beide Teil eines Teams sind und ein aktives Interesse daran haben, Dinge zu erledigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie so viele sammeln Tipps zum Einhalten von Fristen und Erledigen von Aufgaben wie du kannst. Es wird einfacher sein, die Leute bei Bedarf zu beraten.

2. Die Frist ist morgen

Hier ist eine weitere häufige Beschwerde, bei der Sie möglicherweise innerlich brennen. Wenn Ihr Kollege trotz mehrfacher Mahnung zu kurz kommt, können Sie ihn in einer E-Mail motivieren, ohne die Fassung zu verlieren.

Der Grund, warum Sie sie kontaktieren, ist ein dringender Grund, daher brauchen die von Ihnen angebotenen Lösungen eine gewisse Direktheit, und sei es nur, um Ihren Kollegen dazu zu bringen, die Angelegenheit ernst zu nehmen.

Versuchen Sie diese Alternativen:

• Das Projekt steht morgen an, aber es gibt noch ein paar lose Enden. Lassen Sie uns heute Nachmittag eine Videokonferenz mit dem Team abhalten, um Lösungen zu besprechen.
• Das Management erwartet das Projekt morgen. Wenn Sie die Frist voraussichtlich nicht einhalten, könnten Sie den Grund in einem Bericht erläutern, den wir zusammen mit allem anderen einreichen können?

Obwohl E-Mails eine einfachere Möglichkeit sind, schwierige Gedanken auszudrücken, haben sie nicht die gleiche Wirkung wie das persönliche Gespräch über Probleme. Wenn Sie also versuchen, die schlechten Arbeitsgewohnheiten einer Person zu ändern, muss Ihre E-Mail unkompliziert und intelligent sein, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

3. Hör auf zu zögern

Derselbe konstruktive Ansatz ist am besten für all Ihre Beschwerden am Arbeitsplatz, vorgetragen in einer ruhigen und neutralen Sprache. Schließlich kann ein zögerlicher Kollege den Arbeitsablauf eines Unternehmens belasten, aber er tut es nicht immer, weil er faul ist.

Sehen Sie, ob es zu viele Ablenkungen gibt oder sie mit Aufgaben überfordert sind. Finden Sie das Problem und passen Sie Ihre E-Mail mit Lösungen und Anreizen entsprechend an. Lassen Sie sich von diesen Beispielen inspirieren:

• Das Büro kann ablenken. Wenn es Ihnen schwer fällt, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, lassen Sie uns über Änderungen sprechen und welche Ziele wir Ihnen setzen können.
• Lassen Sie uns am Ende der Woche die erledigten und verbleibenden Aufgaben aller überprüfen, damit wir die nächste Woche produktiver nutzen können.

4. Ich habe keine Zeit, all diese Aufgaben zu erledigen

Ihre E-Mail-Schreibstrategie sollte sich leicht ändern, wenn Sie versuchen, sich vor Burnout zu schützen. Es geht darum zu zeigen, dass Sie Ihre Pflichten kennen, wie Sie diese priorisieren und wofür Sie nicht verantwortlich sind.

Setzen Sie höflich Grenzen, indem Sie Ausdrücke wie diese in Ihren E-Mails verwenden:

• Gerne helfe ich bei dieser Aufgabe. Würde es Ihnen etwas ausmachen, zu warten, bis ich meine aktuellen Aufgaben erledigt habe? Sie sind früher fällig.
• Wenn ich weitere Aufgaben übernehme, brauche ich leider Überstunden. Könnten Sie es an (Name der Führungskraft) vorbeiführen und besprechen, wie es funktionieren würde?

Wenn Ihr Arbeitsplatz Teammanagement-Software verwendet, kann es einfacher sein, Ihren gesamten Zeitplan zu teilen. Du kannst auch Organisieren Sie Ihre Aufgaben in Asana, um beispielsweise die wichtigen Jobs deutlich sichtbar zu machen, einschließlich ihrer Fristen und Mitarbeiter.

5. Ich arbeite nicht für dich

Dominierende Kollegen können ihr Verhalten zu weit treiben und erwarten, dass Sie aufspringen, wenn sie anrufen oder zusätzliche Jobs von ihnen annehmen. Dies ist eine weitere Situation, in der wir dringend Grenzen brauchen.

Bevor Sie ernsthaftere Maßnahmen ergreifen, versuchen Sie, mit Ihrem Kollegen über eine gut gestaltete E-Mail zu argumentieren. Es sollte höflich, aber bestimmt sein, da es Ihre Gleichberechtigung am Arbeitsplatz festigt. Hier sind einige Formulierungen zum Ausprobieren:

• Es tut mir leid zu hören, dass Ihre Arbeitsbelastung überwältigend ist. Ich kann Ihnen aufgrund meiner eigenen Verantwortung nicht helfen, aber wenn Sie sich an Ihren Vorgesetzten wenden, könnten Sie einen nachhaltigeren Plan ausarbeiten.
• Vielen Dank, dass Sie für diesen Job an mich gedacht haben, aber er passt besser in eine andere Abteilung. Wenn sie Zeit haben, könnten sie mit Ihnen zusammenarbeiten.

6. Hör auf, über Leute zu reden

Wettbewerb am Arbeitsplatz ist unvermeidlich. Leider strebt es Kollegen danach, sich abzuheben, auch wenn es bedeutet, sich in Gespräche einzumischen, um ihre eigenen Gedanken zu äußern. Manche Leute unterbrechen auch unbewusst und merken nicht, dass es nervig ist.

Es gibt diplomatische Wege, sie zu ermutigen, dieses Verhalten zu beenden. Da sie dies möglicherweise tun, um Aufmerksamkeit zu erregen, sprechen Sie in Ihrer E-Mail diese Seite von ihnen an und fördern Sie gleichzeitig eine teamorientierte Denkweise.

Versuchen Sie es mit diesen Ausdrücken:

• Sie bringen oft wertvolle Ideen ein. Ihre proaktive Herangehensweise an Lösungen wird hervorgehoben. Jeder Mitarbeiter ist für das Unternehmen gleich wichtig, und wir hören gerne die Stimme aller am Arbeitsplatz.
• Teamarbeit ist bei diesem Projekt ebenso gefragt wie eine klare Kommunikation. Um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten, muss jeder, der zur Diskussion beiträgt, die gleiche Chance haben, sich zu Wort zu melden.

Wenn Sie versuchen, ein Teamprojekt mit Leuten zu leiten, die dazu neigen, übereinander zu reden, können Sie Grundregeln in einer Gruppen-E-Mail festlegen. Finden Tipps zur Verbesserung der schriftlichen Kommunikation und verwenden Sie sie, um eine freundliche, aber produktive Umgebung zu schaffen.

7. Hör auf, mir außerhalb der Arbeit zu schreiben

Meldet sich ein Kollege oder Ihr Chef in Ihrer Freizeit bei Ihnen? Dies ist ein häufiges Problem, bei dem es normalerweise um SMS geht. Es ist besonders unangenehm, wenn Sie nicht so vertraut sind oder sie sich unterhalten möchten, während Sie sich entspannen müssen.

Wenn es nicht funktioniert, diese Leute zu ignorieren, oder sie zu weit gehen, ist es am besten, ihnen eine E-Mail zu schicken, in der Sie Ihre Haltung erklären. Die Botschaft sollte die Bedeutung beruflicher Grenzen und insbesondere Ihrer Freizeit hervorheben.

Sehen Sie sich diese Optionen an und sehen Sie, wie Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können:

• Bitte beachten Sie, dass ich aufgrund persönlicher Angelegenheiten möglicherweise außerhalb der Geschäftszeiten nicht für Gespräche zur Verfügung stehe. Gerne bespreche ich arbeitsbezogene Angelegenheiten, wenn ich wieder im Büro bin.
• So wichtig mir meine Arbeit auch ist, sie leidet darunter, wenn ich meine Freizeit nicht voll ausnutze. Daher hoffe ich, dass Sie verstehen, dass ich arbeitsbezogene Kommunikation für die Bürozeiten reservieren muss.

8. Sprich nicht so

Kollegen vergessen oft, dass sie sich in einem professionellen Umfeld befinden und können das Falsche sagen oder in unangemessene Gespräche geraten. Dieses Verhalten kann einen Arbeitsbereich sehr schnell sehr unbequem machen.

Sie müssen solche Probleme angehen, bevor sie Reibung verursachen und eskalieren. Wenn Sie Ihre Kollegen nicht sofort beiseite nehmen können, hilft eine prompte E-Mail.

Nehmen Sie Ideen aus den folgenden Ausdrücken:

• Obwohl wir großen Wert auf ein freundschaftliches Miteinander legen, gibt es Gesprächsthemen, die außerhalb des Arbeitsplatzes bleiben sollten. Bitte helfen Sie uns, eine friedliche Umgebung aufrechtzuerhalten und vermeiden Sie Diskussionen (sensible Themen).
• Heute früh fand eine Interaktion statt, die den Mitarbeitern Unbehagen bereitete. Bitte tun Sie Ihr Bestes, um eine professionelle Einstellung zu bewahren und freundliche Teamarbeit zu fördern.

Es kann hilfreich sein, das Gesagte zu spezifizieren, damit Ihr Kollege genau weiß, was er in Zukunft vermeiden sollte. Erwägen Sie auch, eine Webseite oder ein Dokument zu erstellen, in dem unerwünschte Themen und Verhaltensweisen aufgeführt sind, die Sie dann in Ihrer E-Mail anhängen oder verlinken können.

Allgemeine Tipps zum Schreiben von E-Mails zur Lösung von Problemen am Arbeitsplatz

E-Mails können Ihr bester Freund sein, wenn es darum geht, schwierige Situationen im Büro zu lösen, ohne die Mitarbeiter von Angesicht zu Angesicht zu konfrontieren.

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Sie beachten sollten, um den Prozess effektiver zu gestalten.

• Gleichen Sie die Negativität der E-Mail mit positiven Punkten aus, um Verbesserungen anzuregen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre formale Sprache nicht verdeckt, was Sie zu sagen versuchen.
• Seien Sie klar und prägnant – von unschätzbarem Wert, wenn lange E-Mails schreiben.
• Bewahren Sie die E-Mails zum späteren Nachschlagen auf, falls sich die Situation nicht verbessert.

Seien Sie bereit, verschiedene Herausforderungen am Arbeitsplatz anzugehen

Teams stehen ständig vor Problemen, besonders wenn sie unter Stress stehen. Ob es sich um eine physische oder digitale Umgebung handelt, ob Sie der Chef oder ein Mitarbeiter sind, es lohnt sich, die besten Möglichkeiten zu kennen, um Gewohnheiten zum Besseren zu ändern.

Diplomatie per E-Mail ist eine gute Strategie, solange Sie Beschwerden klar und professionell äußern. Aber übersehen Sie nicht andere Ressourcen wie digitale Tools, die die Teamarbeit erleichtern sollen.

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