8 häufige Kommunikationsfehler, die Sie in virtuellen Teams vermeiden sollten (und was stattdessen zu tun ist)

Nachdem Sie die Arbeitsweise Ihres Unternehmens verändert haben, ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, eine gute Kommunikationskultur in Ihrem virtuellen Arbeitsbereich zu fördern. Das liegt daran, dass die Art und Weise, wie Sie früher mit Kollegen in einer traditionellen Büroumgebung interagierten, nicht unbedingt auf die virtuelle Welt übertragen werden kann.

Daher ist das Umschreiben Ihres Kommunikations-Playbooks der Schlüssel zum Erfolg in einem virtuellen Team, und eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, zu wissen, was Sie nicht tun sollten.

1. E-Mail als primäres Kommunikationsmittel verwenden

Obwohl E-Mail am heutigen Remote-Arbeitsplatz immer noch eine Rolle spielt, sollte es nicht Ihr primäres Kommunikationsmittel sein. Sie können schnell den Überblick über Nachrichten verlieren, wenn sie in Ihrem Posteingang vergraben sind, was zu einer verringerten Produktivität führt.

Sie können weiterhin E-Mails verwenden, um mit Kunden zu kommunizieren und Leads anzusprechen. Es gibt jedoch andere

Praktische Kommunikationsmittel die sich besser für das Messaging und die Zusammenarbeit mit Ihren entfernten Kollegen eignen.

Instant-Messaging-Tools wie Locker eignen sich gut für schnelle Gespräche und das Erstellen von Kanälen für bestimmte Themen oder Projekte. Sie können auch Messaging-Apps wie nutzen Twist asynchron zu kommunizieren, während Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana lassen Sie Aufgaben erstellen, zuweisen und verfolgen.

2. Fehler beim Planen von Zeitzonenunterschieden

In einer traditionellen Büroumgebung arbeiten die Menschen in der Regel im selben Raum und zu denselben Arbeitszeiten. Allerdings, wenn Sie virtuelle Teammitglieder haben über verschiedene Zeitzonen hinweg, können die Dinge komplizierter werden, wenn Sie es nicht einplanen.

Sie müssen sich der Zeitunterschiede bewusst sein und sich überschneidende Stunden finden, um Besprechungen zu planen. Dafür müssen Sie sich jedoch nicht die Zeitzonen oder Standorte Ihrer Kollegen merken. Sie können Zeitzonenkonverter wie verwenden Zeitzone.io oder freigegebene Kalender-Apps wie Kalender um Besprechungszeiten zu planen und zu verwalten. Auf diese Weise können Sie Zeiten blockieren, die für alle bequem sind.

3. Sich zu sehr auf reine Textkommunikation verlassen

Nur-Text-Kommunikation ist frei von nonverbalen Hinweisen wie Körpersprache, Augenkontakt und Mimik, die leicht zu Fehlinterpretationen und Konflikten führen können. In einer virtuellen Umgebung ist es wichtig, verschiedene Kommunikationsmedien zu verwenden, um Ihren Standpunkt zu vermitteln, einschließlich Videokonferenz-Tools wie z Google Meet oder Zoom.

In Anbetracht der Tatsache, dass Sie sich möglicherweise nicht physisch treffen können, bieten diese Tools das Nächstbeste, indem sie es Ihnen ermöglichen, Ihre Kollegen zu sehen und zu hören. Videoanrufe schaffen nicht nur persönlichere Verbindungen, sondern erklären auch komplexe Aufgaben besser.

Sie können jedoch nicht immer an einem Videoanruf teilnehmen, insbesondere wenn Sie mit Personen in anderen Zeitzonen arbeiten. In diesem Fall können Sie ein asynchrones Videotool wie verwenden Vodel um Videobotschaften aufzunehmen und zu versenden.

4. Erwarten Sie, dass jeder jederzeit verfügbar ist

Infolge all der Kommunikationsmittel, die uns zur Verfügung stehen, und der Einführung von Richtlinien für die Fernarbeit verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zunehmend. Daraus ist die entstanden „Always-on“-Arbeitskultur: die unrealistische Erwartung, dass Menschen jederzeit verfügbar sein sollten, um arbeitsbezogene Nachrichten zu beantworten oder auf Arbeitsanforderungen zu reagieren.

Um dies zu vermeiden, müssen Sie einige Grenzen setzen. Das beinhaltet Erstellen eines benutzerdefinierten Remote-Arbeitszeitplans, Ihre Verfügbarkeit in Ihren Kommunikationstools am Arbeitsplatz festlegen und Benachrichtigungen für nicht dringende Nachrichten außerhalb der Arbeitszeiten deaktivieren.

5. Nicht auf kulturelle/religiöse Unterschiede achten

Aufgrund der Tatsache, dass Remote-Arbeit es Ihnen ermöglicht, Talente aus verschiedenen Teilen der Welt zu rekrutieren, müssen Sie dies tun sich der kulturellen und religiösen Unterschiede bewusst sein, die sich negativ auf die Kommunikation und das Team auswirken können Dynamik.

Zum Beispiel können Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Religionen bestimmte Feiertage einhalten, und sie können während dieser Zeiten nicht arbeiten oder haben andere Arbeitszeiten. Daher müssen Sie diese Tage möglicherweise nachverfolgen und Fristen oder Kommunikationspläne entsprechend anpassen.

6. Keinen Raum für lockere Gespräche schaffen

In einer Work-from-Home-Umgebung kann die Notwendigkeit der sozialen Interaktion zwischen Kollegen leicht übersehen werden. Jedoch, Einsamkeit bei der Fernarbeit ist ein ernstes Problem, das die Produktivität und Arbeitszufriedenheit verringern kann.

Um dem entgegenzuwirken, müssen Sie Wege finden, zwanglose Gespräche zu fördern. Sie können dies erreichen, indem Sie Möglichkeiten für virtuelle Wasserspender schaffen. Erstellen Sie beispielsweise in Ihrem Chat-Tool am Arbeitsplatz eine eigene Gruppe für zwanglose Gespräche. Hier sprechen Sie über nicht arbeitsbezogene Themen, wie Ihre Wochenendpläne, Ihre Lieblingssendung oder Hobbys.

Mit diesen können Sie das Engagement in Ihrem Team weiter steigern Ideen für Kaffeepausen.

7. Zu viele Meetings haben

Auch wenn es wichtig ist, sich regelmäßig mit Ihrem Team zu treffen, sollten Sie es nicht mit Meetings übertreiben. Die Realität ist, dass manche Meetings Ihre Zeit nicht wert sind und sogar Ihrer Produktivität schaden können.

Bevor Sie also ein weiteres Meeting planen, fragen Sie sich, ob es wirklich notwendig ist und ob es keine anderen Möglichkeiten gibt, Ihre Botschaft zu kommunizieren. Wenn Sie sich für ein Meeting entscheiden, versuchen Sie sicherzustellen, dass es so produktiv wie möglich ist, indem Sie eine Agenda erstellen und diese im Voraus teilen, sie kurz halten und nur die notwendigen Personen teilnehmen lassen.

Weisen Sie außerdem jemandem zu, die Besprechungsprotokolle ordnungsgemäß zu dokumentieren und sie an einem zentralen Ort zu speichern, an dem jeder darauf zugreifen kann. Dies wird dazu beitragen, die Notwendigkeit zukünftiger Treffen zu reduzieren, um zu besprechen, was in früheren Sitzungen passiert ist.

8. Meilensteine ​​nicht anerkennen und Erfolge feiern

Die Anerkennung und Feier der Erfolge Ihres Teams ist entscheidend, um die Moral und das Engagement zu steigern. Die Arbeit von zu Hause aus ist kein Grund, diese wichtige Teambuilding-Aktivität zu übersehen.

Sie können sich auf Mitarbeitererkennungstools wie verlassen Bonus um die Erfolge Ihres Teams zu feiern und individuelle Leistungen anzuerkennen. Sie können es auch in Ihren Slack-Arbeitsbereich integrieren, damit Teammitglieder einfacher Kudos vergeben und erhalten können.

Vermeiden Sie diese Fehler, um die Remote-Teamkommunikation zu verbessern

Die Remote-Arbeitsumgebung hat zwar ihre Herausforderungen, bietet aber auch viele Möglichkeiten für Wachstum und Erfolg. Zum größten Teil lernen wir noch, wie wir diese neue Arbeitsweise am besten steuern.

Die Kenntnis dieser häufigen Fallstricke kann Ihnen helfen, sie zu vermeiden und eine erfolgreiche Remote-Arbeitsumgebung für Sie und Ihr Team zu schaffen.

5 Tools zur Bewältigung von Herausforderungen bei der Remote-Teamkommunikation

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