So nutzen Sie Ihre Messaging-Apps am Arbeitsplatz effektiver

Messaging-Anwendungen haben zweifellos die Art und Weise verändert, wie wir am Arbeitsplatz kommunizieren, insbesondere während unser Übergang zur Fernarbeit und weg von der E-Mail, die dafür de facto das Kommunikationsinstrument war lang.

Trotz der zahlreichen produktivitätssteigernden Funktionen, die viele dieser Apps bieten, können wir auch argumentieren, dass sie eher das Gegenteil bewirken.

Töten Messaging-Apps Ihre Produktivität? Oder vielleicht ist es, wie Sie sie verwenden? Tauchen wir tiefer ein.

5 verschiedene Möglichkeiten, wie Messaging-Apps am Arbeitsplatz Ihre Produktivität einschränken können

1. Informationsüberlastung

Als ob E-Mail-Überlastung war kein großes Problem, jetzt müssen Sie sich mit dem ständigen Strom von Nachrichten in Ihren Chat-Apps auseinandersetzen, die größtenteils zu den neuen Posteingängen geworden sind. Wie alle Junk-E-Mails in Ihrem Posteingang ist nicht jede Nachricht in Ihren Chat-Apps Ihre Aufmerksamkeit wert.

Sie haben sich wahrscheinlich in einem Slack-Kanal wiedergefunden, in dem Sie nicht sein sollten, oder in einem, der mit zu vielen überfüllt ist Teilnehmer, oder Sie haben Kollegen, die den neuesten Promi-Klatsch in einem Kanal diskutieren, der für die Arbeit bestimmt ist Probleme.

Das Ergebnis ist eine Informationsüberlastung, die genauso lähmend sein kann wie ein überfüllter E-Mail-Posteingang, was zu Entscheidungsermüdung, Stress und letztendlich zu verringerter Produktivität führt.

2. Wichtige Informationen gehen verloren

Einer der Nebeneffekte der Informationsüberlastung ist, dass einige wichtige Informationen im Mischen verloren gehen. Wenn Sie es versäumen, die richtigen Prozesse einzuführen, können arbeitsbezogene Informationen schnell unter einem Haufen Wasserkühler-Gerede oder Off-Topic-Diskussionen begraben werden.

Am Ende verbringen Sie den größten Teil Ihres Arbeitstages damit, ein Meer von Nachrichten von einem Kanal oder einer Kommunikations-App zu einem anderen zu durchsuchen, in der Hoffnung, die entscheidende Information zu finden, die Sie benötigen. Dies kann eine Übung in Sinnlosigkeit und eine enorme sein Zeitverschwendung am Arbeitsplatz.

3. Zu viele Kommunikations-Apps

Welches interne Kommunikationstool verwenden Sie, um mit Ihren entfernten Kollegen zu kommunizieren? Microsoft Teams? Locker? Email? Whatsapp?

Vielleicht eine Mischung aus allem?

Bei Ihrer Suche nach der neuesten und funktionsreichsten Messaging-App für den Arbeitsplatz haben Sie möglicherweise zu viele davon installiert, was schnell zu einem Alptraum für die Produktivität werden kann.

Wenn Sie den ganzen Tag über ständig von einer App zur anderen springen, verschwenden Sie Zeit und fragmentieren Ihre Aufmerksamkeit, was es schwierig macht, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Das heißt, Sie möchten vielleicht Wege finden, um dies zu tun Vermeiden Sie die übermäßige Nutzung von Kommunikations- und Kollaborations-Apps an Ihrem Arbeitsplatz.

4. Du bist „Always-On“

Ständige Konnektivität und die Erwartung, jederzeit verfügbar zu sein, um auf Nachrichten zu reagieren, sind am heutigen Arbeitsplatz zur Norm geworden. Diese Kultur, immer „on“ zu sein und außerhalb der Grenzen traditioneller Arbeitszeiten zu arbeiten, kann jedoch zu mehreren unerwünschten Folgen führen.

Erstens bedeutet eine längere Arbeitszeit nicht zwangsläufig, produktiver zu sein. Tatsächlich hat es oft den gegenteiligen Effekt. Wenn Sie bis spät in die Nacht oder am Wochenende arbeiten, werden Sie wahrscheinlich schnell ausbrennen, was zu einer verminderten Arbeitsqualität und -leistung führt.

Aber es geht nicht nur um Ihr Berufsleben, auch Ihr Privatleben kann schnell darunter leiden. Es bleibt wenig Zeit für Entspannung und Verjüngung, wenn Sie immer „on“ sind, was zu psychischen und physischen Gesundheitsproblemen führt.

5. Nie endende Benachrichtigungen

In Ihrem Bestreben, in der Hoffnung, Ihre Produktivität zu steigern, besser verbunden zu sein, haben Sie sich möglicherweise versehentlich für einen nie endenden Strom von Benachrichtigungen von Ihren Chat-Apps angemeldet. Auf den ersten Blick mögen diese kleinen roten Pop-ups und Dellen harmlos erscheinen, aber sie können schnell zu einer großen Ablenkung werden und unbeabsichtigt führen zu Kontextwechseln und reduzierter Produktivität.

Manchmal kann es ausreichen, nur diese roten Pop-ups zu sehen (selbst wenn Sie die Nachrichten nicht lesen), um Ihre Konzentration zu verlieren und Ihren Fluss zu stören.

Was können Sie also tun, um diese Produktivitätsfallen zu vermeiden?

Top-Strategien für eine produktive Kommunikation am Arbeitsplatz

1. Setzen Sie auf asynchrone Kommunikation

Zu viel Wert auf sofortige Reaktionen und Kommunikation in Echtzeit zu legen, insbesondere wenn Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, kann am Ende mehr schaden als nützen.

Anstatt sofortige Antworten zu erwarten (oder noch schlimmer, zu fordern), umarmen Sie sich asynchrone Kommunikation. Dieser Kommunikationsstil ermöglicht es Ihnen, in Ihrem eigenen Tempo auf Nachrichten zu antworten, wodurch Unterbrechungen reduziert und Sie in die Lage versetzt werden, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Sie müssen Ihrem Arsenal nicht immer eine weitere Kommunikations-App hinzufügen, wenn Sie eine neue finden. Jeder in Ihrem Team braucht Zeit, um sich an ein neues Tool zu gewöhnen, daher ist es oft besser, einfach bei dem zu bleiben, was Sie haben, insbesondere wenn es bereits die Funktionen bietet, die Sie benötigen.

Anstatt sich für eine weitere App anzumelden, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre vorhandenen Tools zu bewerten, um zu sehen, ob Sie sie in die anderen Apps integrieren können, die Sie verwenden, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Auf diese Weise müssen Sie Apps nicht so oft wechseln und können den damit verbundenen Produktivitätsverlust vermeiden.

3. Erstellen Sie ein internes Wiki

Ein Internes Wiki ist ein zentrales Repository für das Wissen und die Informationen Ihres Teams. Es ist eine großartige Möglichkeit, alle Ihre wichtigen Informationen an einem Ort organisiert und zugänglich zu halten.

Ein Wiki kann dazu beitragen, den Bedarf an ständiger Kommunikation zu verringern, indem es den Teammitgliedern erleichtert wird, Antworten auf ihre Fragen zu finden. Sie können auch Ihr internes Wiki nutzen, um mit Ihrem Team ein Kommunikations-Playbook zu erstellen, um Best Practices und unternehmensweite Richtlinien zu dokumentieren.

Dies kann alles umfassen, wie und wann bestimmte Tools zu verwenden sind, bis hin zur Definition dessen, was Sie als „dringende“ Kommunikation betrachten, und der idealen Reaktionszeit.

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Kommunikations- und Kollaborationstools verwenden, kann sich erheblich auf Ihre Produktivität auswirken. Wenn Sie ständig von Benachrichtigungen unterbrochen werden, versuchen Sie, Ihre Einstellungen anzupassen, um Ablenkungen zu minimieren.

Sie können beispielsweise Benachrichtigungen für bestimmte Kanäle oder Konversationen deaktivieren, „Bitte nicht stören“-Zeiten einrichten oder Benachrichtigungen während Ihrer geplanten Fokuszeit sogar ganz ausschalten. Indem Sie Ihre Tools besser an Ihre Bedürfnisse anpassen, können Sie die Kontrolle über Ihre Produktivität zurückgewinnen.

Wenn Sie Slack verwenden, können Sie außerdem die hinzufügen @Must-Read-Erweiterung in Ihren Arbeitsbereich, um sicherzustellen, dass dringende Nachrichten immer gesehen werden. Diese Slack-App ermöglicht es Ihnen, bestimmte Nachrichten als unbedingt lesenswert zu markieren, und Teammitglieder haben alle ihre kritischen Nachrichten in einem Stapel, um zu vermeiden, Zeit mit dem Scrollen durch den Chatverlauf zu verschwenden.

Verwenden Sie Ihre Messaging-Apps richtig, um die Produktivität zu maximieren

Während Chat-Apps eine großartige Möglichkeit sein können, die Produktivität zu steigern, können sie auch eine erhebliche Ablenkung darstellen, wenn sie nicht richtig verwendet werden. Wir können daraus schließen, dass es in erster Linie darauf ankommt, wie Sie diese Tools verwenden.

Indem Sie die oben genannten Strategien befolgen, können Sie die Kontrolle über Ihre Produktivität zurückgewinnen und diese Produktivitätsfallen vermeiden.

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