So fügen Sie eine digitale Signatur in Microsoft Office-Dateien hinzu oder entfernen sie

Wir alle unterzeichnen Dokumente für verschiedene Zwecke wie offizielle Schreiben, Mietverträge für unsere Wohnung, Projektdokumente, die mit Mitarbeitern geteilt werden sollen, und Kreditanträge.

Es ist jedoch einfacher und oft sicherer, Dokumente digital zu unterschreiben. Mit Microsoft Office-Dateien wie Word, Excel und PowerPoint können Sie ganz einfach digitale Signaturen hinzufügen. Mal sehen, wie es gemacht wird.

Was ist eine digitale Signatur und warum eine hinzufügen?

Eine digitale Signatur ist eine Art elektronische Signatur, die verwendet wird, um die Authentizität und Integrität digitaler Informationen wie E-Mails, Kreditkartentransaktionen und Dokumente zu validieren. Microsoft Word- und Excel-Dateien können digital signiert werden Es gibt viele Möglichkeiten, PDF-Dateien zu signieren zu.

Wenn Sie ein Dokument digital signieren, wird bestätigt, dass die Informationen im Dokument von Ihnen stammen und seit Ihrer Signierung nicht geändert wurden. Es ist also wie ein virtueller Fingerabdruck oder eine elektronische Darstellung Ihrer handschriftlichen Unterschrift.

Obwohl es viele gibt Apps zum Online-Signieren von Dokumenten, Microsoft Office ermöglicht es Ihnen, digitale Signaturen in Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien zu erstellen. Sie müssen kein Dokument ausdrucken, mit einem Stift unterschreiben und dann scannen und versenden. Sie können einfach eine digitale Signatur in einer Office-Datei erstellen und per E-Mail versenden.

Das Hinzufügen einer digitalen Signatur hilft, das Dokument authentisch und offiziell zu machen. Es gewährleistet auch die Unbestreitbarkeit, was bedeutet, dass es allen Parteien die Herkunft des signierten Inhalts beweist.

Darüber hinaus können laut Microsoft Signaturen in Microsoft Word-, Microsoft Excel- oder Microsoft PowerPoint-Dateien, die von einem sicheren Zeitstempelserver zeitgestempelt werden, haben unter Umständen die Gültigkeit von a Beglaubigung.

So machen Sie eine digitale Signatur offiziell

Sie benötigen ein digitales Signaturzertifikat, um Ihre Identität zu bestätigen und offiziell zu machen. Wenn Sie eine digital signierte Microsoft Office-Datei senden, ist das digitale Zertifikat zusammen mit einem öffentlichen Schlüssel darin enthalten.

Digitale Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle (CA) ausgestellt. Ein Zertifikat ist normalerweise ein Jahr lang gültig, danach muss der Unterzeichner ein neues Signaturzertifikat erneuern oder anfordern, um seine Identität nachzuweisen.

Wenn Sie kein Zertifikat kaufen möchten oder das Dokument sofort signieren müssen, können Sie auch Ihr Zertifikat erstellen. Unter Windows hängt der Vorgang zum Erstellen Ihres Zertifikats davon ab, welche Windows-Version Sie verwenden – Windows 10, 8, 7, Vista oder XP.

Um mehr über Dienste für digitale Zertifikate oder Anweisungen zum Erstellen Ihres Zertifikats zu erfahren, besuchen Sie diese Microsoft-Supportseite.

So fügen Sie einer Microsoft Office-Datei eine digitale Signatur hinzu

Sie können Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien digitale Signaturen hinzufügen. Um eine digitale Signatur hinzuzufügen, benötigen Sie eine geöffnete Dokumentdatei von Word oder eine Excel-Tabelle. Der Prozess für Word und Excel ist ähnlich, also lassen Sie uns untersuchen, wie Sie einer Word-Datei eine digitale Signatur hinzufügen.

1. Platzieren Sie in der geöffneten Word-Datei beispielsweise an dem Ende, an dem Sie ein Dokument signieren, den Mauszeiger dort, wo Sie eine digitale Signatur erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf die Einfügung Tab. Die Signaturzeilenliste befindet sich in der Textgruppe oben rechts.
3. Klicken Microsoft Office-Signatur Linie. Es öffnet sich eine Registerkarte zum Einrichten der Signatur, die Sie mit einigen Feldern ausfüllen können.
4. Fügen Sie relevante Informationen im Dialogfeld „Signatureinrichtung“ hinzu: Vorgeschlagener Unterzeichner: (das wäre dein Name), Titel des Unterzeichners: (Ihre Bezeichnung) und E-Mail-Adresse des Unterzeichners: (Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie sie angeben möchten).
5. Unter Anweisungen an den Unterzeichner gibt es eine Standardanweisung: Bevor Sie dieses Dokument unterschreiben, vergewissern Sie sich, dass der Inhalt, den Sie unterschreiben, korrekt ist. Diese Anweisung kann geändert werden und unten gibt es zwei Optionen, die Sie einstellen können, indem Sie das Häkchen setzen Kontrollkästchen: Erlauben Sie dem Unterzeichner, Kommentare im Dialogfeld „Signieren“ hinzuzufügen, und zeigen Sie das Signaturdatum in der Signatur an Linie.
6. Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Sie können nun eine Unterschriftszeile mit Ihrem Namen und Titel darunter sehen.

Sehen wir uns nun an, wie eine Signatur in der Signaturzeile hinzugefügt wird.

1. Rechtsklick die Signaturzeile in der Datei. Wählen Sie dann aus Schild aus dem Menü.
2. Sie können Ihre Signatur auf die folgenden drei Arten hinzufügen:
   • Wenn Sie ein gedrucktes Zeichen von Ihnen hinzufügen möchten, geben Sie einfach Ihren Namen neben dem ein x Symbol.
   • Wenn Sie ein Bild Ihrer Unterschrift haben, klicken Sie auf das Wählen Sie Signaturbild aus Tab und klicken Sie Bild auswählen– Der Datei-Explorer wird geöffnet, und Sie können das Bild Ihrer Unterschrift hinzufügen, indem Sie Ihren Computer durchsuchen.
   • Drittens können Sie, wenn Sie einen Tablet-PC haben, auch eine handschriftliche Unterschrift hinzufügen, indem Sie neben unterschreiben x auf der Signaturzeile.
3. Sie können auch Details über den Unterzeichner (das wären Sie) hinzufügen, wie Ihre Rolle und die Adresse des Produktionsstandorts, indem Sie auf klicken Einzelheiten Taste.
4. Dann am Ende auf klicken Schild unten.
5. Sie erhalten eine Bestätigungsaufforderung für die Unterschrift. Dann erscheint Ihre Unterschrift in der Unterschriftszeile Ihres Dokuments. Jetzt können Sie Ihr digital signiertes Dokument versenden.

So entfernen Sie eine digitale Signatur

Das Entfernen einer digitalen Signatur ist eine Sache von ein paar Klicks.

1. Öffnen Sie die Microsoft Word- oder Excel-Datei mit einer digitalen Signatur.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile.
3. Klicken Signatur entfernen. Es erscheint eine Eingabeaufforderung, in der Sie aufgefordert werden, das Löschen der Signatur zu bestätigen.

Ihre digitale Signatur wird aus dem Dokument entfernt. Durch die Bearbeitung des Dokuments werden auch die Signaturen daraus entfernt.

So fügen Sie eine unsichtbare digitale Signatur hinzu oder entfernen sie

Im Gegensatz zu einer sichtbaren Signatur fügt eine unsichtbare digitale Signatur keine Markierungen oder Text innerhalb des Dokuments hinzu. Vielmehr fügt eine unsichtbare Signatur der Dokumentdatei nur Metadaten hinzu, um die Authentizität des Dokuments sicherzustellen, ohne seinen Inhalt zu verändern.

Mit den folgenden Schritten können Sie einer Microsoft Office-Datei eine unsichtbare digitale Signatur hinzufügen:

1. Öffnen Sie das Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument und klicken Sie auf Datei. Die Die Info Abschnitt öffnet sich.
2. Auswählen Dokument schützen.
3. Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü aus Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu.
4. Das Feld für die digitale Signatur wird geöffnet. Geben Sie den Zweck für das Signieren des Dokuments in das Dialogfeld ein.
5. Dann klick Schild.
6. Die Die Info Abschnitt zeigt dann, dass das Dokument unterzeichnet und als abgeschlossen markiert wurde.

Sobald eine Datei digital signiert ist, wird sie zu einem schreibgeschützten Dokument, um weitere Änderungen zu verhindern.

Es ist auch einfach, eine unsichtbare digitale Signatur zu entfernen.

1. Öffnen Sie die Datei mit der unsichtbaren digitalen Signatur. Oben sehen Sie zwei Meldungen – eine, dass das Dokument als abgeschlossen markiert ist, und die zweite, die besagt, dass das Dokument gültige Signaturen enthält.
2. Auf dem zweiten Unterschriften Nachrichtenzeile, klicken Sie auf Signaturen anzeigen. Die Unterschriften Der Bereich wird auf der rechten Seite des Dokuments geöffnet.
3. Drücke den Pfeil neben dem Signaturnamen.
4. Dann klick Signatur entfernen aus dem Dropdown-Menü.
5. Abschließend klicken Jawohl an der angezeigten Eingabeaufforderung. Und Ihre unsichtbare digitale Signatur wird entfernt.

Verleihen Sie Ihren Office-Dokumenten Authentizität und Sicherheit mit Ihrer digitalen Signatur

Digitale Signaturen verleihen Ihren Dokumenten Vertrauen und Authentizität. Es schafft Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern und den Empfängern Ihrer Dokumente.

Darüber hinaus haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Dokumente sicher sind und nicht manipuliert werden können. Machen Sie also Ihre offiziellen und persönlichen Transaktionen einfacher und sicherer, indem Sie Ihren Microsoft Office-Dateien digitale Signaturen hinzufügen.

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