So verwenden Sie die Zeitblockierung, um ablenkende E-Mails und Nachrichten zu begrenzen

Effektive Kommunikation ist am Arbeitsplatz wichtig, aber manchmal kann sie zu einer Ablenkung werden, wenn Sie versuchen, sich zu konzentrieren. Es ist leicht zu glauben, dass wir jede E-Mail oder Nachricht sofort beantworten müssen, was manchmal zu einem vollständigen Gespräch wird, für das Sie wirklich keine Zeit haben.

In diesem Artikel führen wir Sie durch, wie Sie Ihre Kommunikation zeitlich blockieren können, damit Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können.

1. Zeit, die Ihren Posteingang blockiert

Wenn Sie jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail erhalten, in Ihren Posteingang klicken, werden Sie nicht viel erledigen. Sie nehmen sich nicht nur Zeit von der anstehenden Aufgabe, um die E-Mail zu lesen und möglicherweise darauf zu antworten, sondern Sie brauchen auch Zeit, um sich neu zu konzentrieren.

Vielleicht möchten Sie es mit dem Blockieren von Zeit versuchen.

Die Idee hinter der Zeitblockierung Ihres Posteingangs besteht darin, Ihre E-Mails den ganzen Tag über nur in bestimmten Zeitfenstern zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie sich über einen längeren Zeitraum mit minimalen Unterbrechungen auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.

Während Sie vielleicht immer noch auf den Absender und die Betreffzeile in der Benachrichtigung blicken möchten, um nichts Wichtiges zu verpassen, ergreifen Sie keine Maßnahmen und springen sofort zu Ihrem Posteingang. Ihre Gedanken bleiben bei der anstehenden Aufgabe, weil Sie wissen, dass Sie später auf die E-Mail zugreifen werden – es sei denn, es ist natürlich dringend und Sie müssen sich darum kümmern.

Wenn Sie sich an die Routine gewöhnen, nicht sofort zu öffnen und zu antworten, werden sich auch Ihre Kunden oder Mitarbeiter daran gewöhnen. Tatsächlich können Sie sogar bessere Antworten geben, da Ihr Fokus auf der Kommunikation liegt und nicht auf den Gegenstand zurückeilt, an dem Sie gerade arbeiten.

Als Vorschlag können Sie jeden Besuch in Ihrem Posteingang beginnen, indem Sie zuerst die älteren Nachrichten überprüfen. Alles, was Müll oder Schrott ist, entsorgen Sie ihn sofort. Wenn keine Antwort erforderlich ist, schreiben Sie alle Aktionselemente auf und archivieren Sie sie.

Wenn der Absender nur eine schnelle Antwort benötigt, können Sie ihm genauso gut antworten, während Sie dort sind, aber wenn er eine braucht Antwort, die länger als die von Ihnen festgelegte Zeit dauern wird, markieren Sie die E-Mail oder erstellen Sie eine Erinnerung, um darauf zurückzukommen später. Ein Ziel, das man im Auge behalten sollte, ist Halten Sie Ihren Posteingang auf null ungelesene Nachrichten und vermeiden Sie es, zweimal dieselbe E-Mail zu bearbeiten.

Wenn Sie Ihren Posteingang zeitweise blockieren, sollten Sie auch das Timing und die Häufigkeit berücksichtigen. Dies ist von Person zu Person unterschiedlich, basierend auf ihrem E-Mail-Volumen, ihrer Rolle und ihrem Zeitplan.

2. Zeit, die Ihren Postausgang blockiert

Blockieren Sie für E-Mails, die eine längere Antwort erfordern, oder solche, die Sie selbst senden müssen, die Zeit dafür, anstatt einen guten Teil Ihrer produktiven Zeit in Ihrem Postausgang zu verbringen. Es erfordert ein wenig Übung, aber wenn Sie es sind präzise in Ihren E-Mails, verbringen Sie auch weniger Zeit damit, sie zu schreiben.

Beginnen Sie jede Outbox-Sitzung, indem Sie die wichtigsten Nachrichten angehen, und konzentrieren Sie sich nach Ablauf der Zeit auf Ihre anderen Aufgaben. Nur weil Sie jemandem sofort antworten können, müssen Sie das nicht immer tun. Natürlich gibt es Ausnahmen, aber den Fokus zu unterbrechen, um auf nicht dringende Nachrichten zu reagieren, summiert sich.

Es gibt auch die Überlegung, ob die Nachricht überhaupt eine Antwort erfordert. Es ist leicht, sich verpflichtet zu fühlen, zu antworten, aber wenn der Absender Sie nicht wirklich um etwas bittet oder Ihre Eingabe nicht benötigt, kann ein einfaches Dankeschön ausreichen, je nachdem, wer es gesendet hat.

Ob Sie auf jede erhaltene E-Mail antworten oder nicht, ist eine Frage der Etikette am Arbeitsplatz und Ihrer Beziehung zum Absender. Einige Leute würden lieber keine Antwort erhalten, als eine Dankesnachricht mit zwei Wörtern zu öffnen, andere schätzen die Nachricht vielleicht.

3. Setzen Sie Ihre Nachrichten auf Timeout

Das Lesen und Beantworten von Nachrichten dauert nicht annähernd so lange wie E-Mails – zumal es akzeptabler ist, mit einem Wort oder einem strategischen Emoji oder sogar GIF zu antworten. Allerdings summieren sie sich.

Wenn Sie Ihren Messenger auf einen Zeitplan setzen, können Sie Unterbrechungen begrenzen. Das Zeitblockieren Ihrer Nachrichten unterscheidet sich ein wenig von dem Ihrer E-Mails, da die Beantwortung nicht lange dauert. Stattdessen möchten Sie möglicherweise die Zeit blockieren, um sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren, und Ihre eingehenden Nachrichten warten lassen, bis die Sitzung beendet ist.

Wenn Sie Slack verwenden, können Sie zeigen, dass Sie sich darauf konzentrieren Verwenden eines Slack-Status anstatt zu dösen, wenn Sie die Benachrichtigungen weiterhin im Auge behalten möchten. Wenn Sie jedoch die Schlummerfunktion verwenden, können die Leute die Nachricht trotzdem senden und Sie wissen lassen, dass sie dringend ist.

Wenn Sie Ihrem Kollegen eine Nachricht senden und feststellen, dass sich ein Gespräch hinzieht, möchten Sie vielleicht Ihren Kollegen einladen, Sie zur Klärung anzurufen, da das Telefonieren möglicherweise schneller ist.

4. Grenzen für die elektronische Kommunikation setzen

In erster Linie ist es nicht jedermanns Lieblingserinnerung, aber Sie werden eine Zunahme bemerken Produktivität, wenn Sie sich das Abrufen Ihrer persönlichen Nachrichten sparen, bis Sie eine Pause machen oder welche haben Ausfallzeit.

Sowohl Apple- als auch Android-Telefone verfügen über hochgradig anpassbare Fokuseinstellungen, die Ihnen dabei helfen können, sodass Sie bestimmte Apps stummschalten können, wenn Sie „Nicht stören“ einschalten. Auf diese Weise können Sie Apps und Texte, die Sie möglicherweise ablenken, stumm schalten, aber Anrufe weiterleiten, wenn jemand Sie erreichen muss.

Ähnliche Einstellungen finden Sie auch auf Ihrem Computer. Zum Beispiel die Benachrichtigungen Bedienfeld im iOS Systemeinstellungen ermöglicht es Ihnen, „Bitte nicht stören“ zu planen und Apps ein- und auszuschalten.

Natürlich erfordern einige Personen und Situationen Ihre sofortige Aufmerksamkeit, aber bestimmte Dinge können warten, bis Ihre Produktivitätssitzung beendet ist, damit Sie sie ansprechen können. Dies wird von Person zu Person unterschiedlich sein, aber versuchen Sie, Ihre eigenen Regeln aufzustellen, wem und was Sie erlauben, Ihren Fokus zu unterbrechen.

Begrenzen Sie Ihre Ablenkungen

Bei der Anzahl der E-Mails und Benachrichtigungen, die Sie an einem Tag erhalten, ist es leicht, sich ablenken zu lassen, wenn Sie versuchen, sich zu konzentrieren. Wenn Sie feststellen, dass dies häufig vorkommt, probieren Sie einen oder mehrere dieser Tipps aus, um zu sehen, was für Sie funktioniert.

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