Die 6 besten Tools zur Überwindung gängiger Zeitfresser am Arbeitsplatz

Ein paar gelegentliche Aussetzer während Ihres Arbeitstages sind unvermeidlich. Wenn diese Ablenkungen jedoch zu beständigen Gewohnheiten werden, können sie die Qualität Ihrer Arbeit und Produktivität beeinträchtigen.

Während einige Produktivitätskiller offensichtlich sind, tarnen sich andere als notwendige Aufgaben. Wenn Sie nicht aufpassen, können sich diese Zeitfresser leicht in Ihren Tag einschleichen und Stunden verschwenden. Das Erkennen dieser Aktivitäten und der Einsatz geeigneter Tools, um ihnen entgegenzuwirken, kann Ihnen helfen, die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen.

1. Spitze E-Mail-Überlastung zu reduzieren

Das Lesen und Beantworten von E-Mails ist eine dieser Arbeitsaktivitäten, die harmlos erscheinen mag, aber schnell Ihre Zeit in Anspruch nehmen kann, wenn sie nicht richtig verwaltet wird. E-Mail-Überlastung kann durch mehrere Faktoren verursacht werden, wie z. B. ein überfüllter Posteingang, mangelnde Organisation oder die Nichtverwendung geeigneter interner Kommunikationstools. Wenn dies nicht überprüft wird, kann die E-Mail-Überlastung auch zu einer erheblichen Quelle von Stress und Angst werden.

Geben Sie Spike ein, ein benutzerfreundliches und dennoch robustes kollaboratives E-Mail-Tool, das Ihnen helfen kann, eine Bewältigen Sie Ihren überfüllten Posteingang und steigern Sie Ihre Produktivität. Für den Anfang ermöglicht Ihnen Spike, alle Ihre E-Mail-Konten an einem Ort zu vereinheitlichen, sodass Sie alle Ihre Nachrichten einfach über dasselbe Dashboard verwalten können. Es bietet auch eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie Ihre E-Mails organisieren und priorisieren können, z Prioritätseingang, das wichtige Nachrichten von E-Mails ohne Priorität trennt, sodass Sie sich auf Ihre wichtigste Kommunikation konzentrieren können.

Darüber hinaus haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können auch die Schlummer- und Erinnerungsfunktionen von Spike nutzen, um sich Zeit zum Lesen und Antworten zu nehmen an E-Mails (Batch Ihrer E-Mail-Aktivität), anstatt sie Ihre produktiven Stunden verschwenden zu lassen Werktag.

Herunterladen: Spitze für Android|iOS | Windows | Mac OS (Kostenlose Premium-Konten verfügbar)

Eine Zusammenfassung der häufigsten Zeitfresser am Arbeitsplatz wäre nicht vollständig, ohne die sozialen Medien zu erwähnen. Dem Reiz, Facebook, Twitter oder TikTok zu checken, kann man nur schwer widerstehen, aber diese Aktivitäten können Ihren Arbeitstag schnell in Anspruch nehmen, ohne dass Sie merken, wie viel Zeit Sie verloren haben.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, bei der Arbeit konzentriert zu bleiben, ist Unpluq ein Tool, das Ihnen helfen kann, ablenkende Apps zu überwinden, indem es Ihnen die Verwendung erschwert. Alles, was Sie tun müssen, ist die App hinzuzufügen, die Sie blockieren möchten, und Ihre Ablenkungsbarriere auszuwählen, zum Beispiel einen QR-Code zu scannen, Ihr Telefon 5 Sekunden lang zu schütteln oder auf 7 Schaltflächen zu tippen. Sie können auch die Schwierigkeitsgrade dieser Barrieren anpassen.

Unpluq blockiert alle Benachrichtigungen der App und verhindert, dass Sie sie öffnen, bis die eingestellte Zeit abgelaufen ist oder Sie die Ablenkungsbarriere bewusst ausführen. Das Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, die Gewohnheit zu überwinden, gedankenlos durch Ihre Social-Media-Feeds zu scrollen, und sich stattdessen auf Ihre Arbeit zu konzentrieren.

Herunterladen: Unpluq für Android (Kostenlos, bietet In-Käufe)

3. IFTTT sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren

Wie Ihre E-Mail-Aktivitäten können sich wiederholende Aufgaben zu den Wölfen im Schafspelz Ihres Arbeitstages werden, sich einschleichen und Ihre Zeit verschlingen, ohne dass Sie es merken. Die Wiederholung derselben Aufgaben kann eine erhebliche Quelle für Zeitverschwendung und Langeweile am Arbeitsplatz sein, insbesondere wenn Sie diese Prozesse automatisieren können, um Ihre Zeit und Ihre Fähigkeiten für hochwertige Aufgaben einzusetzen.

IFTTT ist eine Plattform, mit der Sie verschiedene Apps und Geräte verbinden können, um „Rezepte“ zu erstellen, die Aufgaben automatisieren. Sie müssen kein Programmierer sein, um IFTTT zu verwenden; Alles, was Sie brauchen, ist ein grundlegendes Verständnis für das Erstellen eines Rezepts.

Sie können es zum Beispiel verwenden um automatisch tägliche Erinnerungen in Ihrem Slack-Kanal zu posten oder Abgeschlossene Asana-Aufgaben zu einer Google-Tabelle hinzufügen, anstatt es manuell tun zu müssen. Sie können eines der zahlreichen bereits erstellten Rezepte verwenden oder basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen Ihre eigenen erstellen.

Dieses Tool automatisiert auf effektive Weise alltägliche, sich wiederholende Aufgaben, die sonst Ihre Zeit und Energie verbrauchen würden.

Herunterladen: IFTTT für Android | iOS (Kostenlose Premium-Version verfügbar)

4. Jac um die in Meetings verbrachte Zeit zu verkürzen

Besprechungen können ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsplatzes sein, aber sie können auch schnell zur Zeitverschwendung werden, wenn Sie sie nicht gut verwalten. Remote-Mitarbeiter sind besonders von unnötigen Meetings betroffen, da sie für Teams zu einer gängigen Methode geworden sind, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Eines der Hauptprobleme bei Besprechungen, insbesondere an Remote-Arbeitsplätzen mit über den ganzen Globus verteilten Teams, ist, dass sie erfordern, dass alle Teilnehmer online und gleichzeitig verfügbar sind, was aufgrund der Zeitzone schwierig zu erreichen sein kann Unterschiede. Zudem ist synchrone Kommunikation nicht immer die produktivste Arbeitsweise, da sie zu Ablenkungen und Unterbrechungen führen kann.

Sie können verwenden asynchrone Kommunikationsmittel wie Yac, um Ihre Zeit in Besprechungen zu reduzieren. Yac ist eine Chat-App, mit der Sie Sprachnachrichten aufzeichnen und mit Ihrem Team teilen können.

Möchten Sie Feedback zu einem Design geben oder einen Prozess erläutern? Anstatt ein weiteres Zoom-Meeting zu starten, können Sie eine kurze Yac-Nachricht aufzeichnen und die Bildschirmfreigabefunktionen nutzen, um Ihren Standpunkt zu veranschaulichen.

Das Senden einer Sprachnachricht ist schneller als das Tippen, und ihre asynchrone Natur bedeutet, dass die Leute sie nach Belieben anhören können, wodurch Sie unnötige Besprechungen vermeiden und Zeit sparen.

Herunterladen: Jac für Android | iOS | Windows | Mac OS (Kostenlose Premium-Version verfügbar)

5. Erholungszeit um Multitasking zu vermeiden und andere Zeitfresser zu erkennen

Multitasking wird oft als Produktivitäts-Booster angepriesen, aber das Forschung erzählt eine andere Geschichte. Multitasking kann tatsächlich zu einer verminderten Produktivität führen wegen kognitiver Überlastung. Darüber hinaus kann Multitasking eine erhebliche Ablenkungsquelle sein, die dazu führt, dass Sie den Fokus verlieren und mehr Zeit mit Aufgaben verbringen, die Sie nicht benötigen.

RecueTime ist eine Zeiterfassungs-App, mit der Sie verfolgen können, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und Ihre größten Ablenkungen blockieren, um Ihnen zu helfen Singletasking beherrschen. Es läuft im Hintergrund Ihrer Geräte, um die Apps und Websites zu verfolgen, die Sie am häufigsten verwenden, sowie wie lange Sie auf jeder von ihnen verbringen.

Anhand dieser Informationen können Sie erkennen, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen und welche Aktivitäten dazu führen, dass Sie den Fokus verlieren. Sie können diese Informationen dann verwenden, um andere Zeitfresser zu erkennen und zu beseitigen. RescueTime hat auch eine Fokus Arbeit Funktion, mit der Sie sich für einen bestimmten Zeitraum auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Herunterladen: Erholungszeit für Android | iOS | Windows | Mac OS (Kostenlose Testversion, Premium-Version verfügbar)

6. ANC-Headset zur Reduzierung von Hintergrundgeräuschen

In den heutigen Großraumbüros einen ruhigen Ort zu finden, an dem Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können, kann eine Herausforderung sein. Remote-Mitarbeiter haben möglicherweise auch mit Lärm von Haustieren, Kindern oder anderen Personen in der Nähe zu kämpfen. Hintergrundgeräusche können eine erhebliche Ablenkung darstellen, die Sie daran hindert, in die Zone zu gelangen.

ANC-Kopfhörer (Active Noise Cancelling) können eine großartige Möglichkeit sein, Hintergrundgeräusche zu reduzieren und Ihre Konzentration zu verbessern. Durch die Unterdrückung von Umgebungsgeräuschen schaffen ANC-Kopfhörer einen geräuschfreien Arbeitsplatz, sodass Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können.

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit zurück, um Ihre Produktivität zu verbessern

Sich in eine starke Position zu versetzen, die es Ihnen ermöglicht, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen, ist der Schlüssel zum Erfolg in jedem Bereich. Um die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen und Ihre Produktivität zu verbessern, müssen Sie proaktiv vorgehen, indem Sie häufige Zeitfresser am Arbeitsplatz erkennen und Tools und Strategien finden, um sie zu beseitigen. Die Tools, die wir in diesem Artikel erwähnt haben, können Ihnen dabei helfen.

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