Funktionsermüdung: Wie man Überforderung mit Projektmanagement-Software vermeidet

Die Suche nach der richtigen Projektmanagement-Software kann eine Herausforderung sein. Mit jeder Wahl kommt eine lange Liste von Merkmalen und Funktionen mit unterschiedlichen Namen und manchmal einem unklaren Zweck.

Wenn man einen Vergleich anstellt, kann man leicht überfordert sein, aber das muss nicht so sein. In diesem Artikel führen wir Sie durch einige Tipps, um die Ermüdung von Funktionen bei der Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software für Sie zu reduzieren.

1. Machen Sie einen Plan für Ihre Projektmanagement-Software, bevor Sie sie ausprobieren oder kaufen

Sie haben bereits die Entscheidung getroffen, Projektmanagement-Software auszuprobieren, oder ziehen es zumindest in Erwägung. Bei so vielen hervorragenden Optionen da draußen tun Sie sich einen großen Gefallen, indem Sie skizzieren, was Sie damit machen möchten, bevor Sie sich mit den Fähigkeiten und Funktionen jeder Software befassen.

Dies hilft Ihnen nicht nur, die richtige Software zu finden, sondern auch, die falschen zu identifizieren und auszuschließen.

Überlegen Sie, wie Sie und Ihre Kollegen jetzt Aufgaben kommunizieren. Möchten Sie, dass die Software bestimmte Arten von E-Mails, Meetings und Memos ersetzt? Welche Arten von Details fügen Sie normalerweise hinzu und wie ist der Prozess, in dem Sie Aufgaben zuweisen?

Ein weiterer wichtiger Teil der Beschreibung, wie Sie es verwenden werden, ist die Identifizierung, wer es verwenden wird. Wie viele Leute haben Sie in Ihrem Team? Welche Art von Rollen und Berechtigungen benötigen Sie für das Konto jedes Teammitglieds? Müssen Sie Gastkonten für Kunden oder Auftragnehmer einbeziehen?

Sie sollten auch überlegen, ob Sie private Arbeitsbereiche in Ihrer Software benötigen. Beispielsweise können Sie Listen, die Sie in Ihren ClickUp-Arbeitsbereichen erstellen, standardmäßig als freigegeben oder privat festlegen und jederzeit wechseln. Notion ist das Gegenteil, wo Seiten privat sind, bis Sie sie mit Gästen teilen, es sei denn, Sie entscheiden sich für das Teamkonto.

Obwohl viele Projektmanagement-Software gleich aussehen mag, hilft Ihnen die Beantwortung dieser Fragen zu verstehen, nach welchen Funktionen Sie innerhalb Ihres Budgets suchen müssen.

2. Entscheiden Sie, welche Funktionen Sie benötigen, basierend auf dem, was Sie bereits tun

Hier kann es etwas knifflig werden. Es gibt viele Auswahlmöglichkeiten bei Projektmanagement-Software, und damit hat jede Software eine lange Liste von Funktionen.

Hier gilt es zu bedenken, dass weniger mehr ist. Du kannst sogar Skizzieren Sie sich wiederholende Aufgaben oder Arbeitsabläufe mit nur einer Tabelle und einigen Checklisten, wie im folgenden Beispiel mit Notion gezeigt. Es kommt darauf an, wie Sie und Ihr Team zusammenarbeiten.

Zeiterfassung als Beispiel zu verwenden, nur weil Sie dies in einigen Projektmanagement-Software tun können, heißt das nicht, dass Sie es tun sollten. Wenn Sie bereits eine funktionierende Zeiterfassungsmethode haben oder Ihre Zeit derzeit nicht erfassen und das in Ordnung ist, warum sollten Sie sich für die mit Erfassung entscheiden und nicht für eine ohne?

Ihre Projektmanagement-Software sollte Ihre täglichen Aufgaben nicht stören. In erster Linie ist es ein Werkzeug, das Sie verwenden können Projekte effektiv kommunizieren, also denken Sie darüber nach, wie Sie das derzeit tun und welche Funktionen am hilfreichsten wären.

Es ist leicht, sich von zusätzlichen Funktionen ablenken zu lassen, nicht nur, weil Sie Zeit damit verbringen, sie einzurichten und nicht zu verwenden, sondern weil sie Ihren Arbeitsplatz unübersichtlich machen. Damit kommen wir zum nächsten Punkt.

3. Wenn es auffällig ist, entscheiden Sie, ob es nachhaltig ist

Wenn eine bestimmte Funktion Ihre Aufmerksamkeit erregt und Sie sich entscheiden, sie zu verwenden, fragen Sie sich, ob Sie sie langfristig beibehalten werden. Zum Beispiel sind die Lama-Farm- und Batterie-Widgets von Monday.com ziemlich lustige Ergänzungen zum Dashboard, da sie Ihre Ziele etwas spielerisch machen, aber die Aufregung kann leicht nachlassen.

Tatsächlich sollten Sie es vermeiden, sich überhaupt mit Widgets zu beschäftigen, da Monday, ClickUp, Notion und Asana auch ohne sie eine gute Wahl sind. Das Bild unten ist ein einfaches Beispiel für a Projektanfrage Board Verwenden Sie nur einige der vielen Funktionen, die in der unbezahlten Version von ClickUp verfügbar sind.

Es ist am besten, Ihre Projektmanagement-Software auf der Grundlage ihrer Grundlage und nicht ihres Schnickschnacks auszuwählen – insbesondere, wenn sie nur Ihre Produktivität beeinträchtigen.

Ein weiterer Punkt, der hier zu beachten ist, sind Integrationen. Wie bei Widgets ist es wahrscheinlich, dass Sie die Software ohne sie verwenden können. Wenn Sie jedoch möchten, dass es sich in eine andere Software integriert, prüfen Sie, welche Aufgaben es erledigen kann, bevor Sie dies zu einem entscheidenden Faktor werden lassen. Die Integration kann nur eine weitere Benachrichtigung oder ein weiterer Schritt sein.

4. Einige nützliche grundlegende Funktionen, nach denen Sie suchen sollten

Bevor wir uns mit den Grundlagen befassen, ist es wichtig zu beachten, dass Sie beim Vergleich der Funktionen von Projektmanagement-Software jede Website einzeln besuchen. Jede Software verwendet möglicherweise ein anderes Benennungssystem für dieselbe Funktion, sodass es so aussieht, als hätte die andere Software keine bestimmte Funktion, wenn Sie einen direkten Vergleich durchführen. Die Konkurrenz nennt es vielleicht anders.

Das beste Beispiel dafür ist Notion. Sie werden zwar keine riesige Liste aller Inhalte finden, aber Sie können Ihren Seiten Aufgaben, Status oder Boards hinzufügen. Mithilfe von Blöcken können Sie ein effektives Projektmanagementsystem erstellen.

Unabhängig vom Namen sind einige nützliche Grundlagen, auf die Sie achten sollten, folgende:

• Aufgaben, Seiten oder Impulse– Welche Terminologie auch immer die Software verwendet, dies sind die leeren Karten in Projektmanagement-Software wo Sie die Beschreibung, das Fälligkeitsdatum, die Priorität, den Beauftragten und Anhänge hinzufügen können, wenn Sie eine erstellen Abtretung.
• Kommunikationswerkzeuge– Anstatt zwischen Ihrer Projektmanagement-Software und E-Mail hin und her zu wechseln, haben Sie die Tools zum Kommentieren, Antworten und Markieren anderer sind äußerst hilfreich, wenn Sie zusammenarbeiten oder delegieren Projekte.
• Status– Teil dessen, was Projektmanagement-Tools großartig macht, ist, dass Sie und Ihr Team sich gegenseitig mitteilen können, dass Sie an etwas arbeiten, ohne eine öffentliche Ankündigung zu machen.
• Erinnerungen– Sie werden diese wahrscheinlich an Ihre Bedürfnisse anpassen wollen, aber Sie werden dankbar sein, Erinnerungen in Ihrer Projektmanagement-Software zu haben, besonders in den Momenten, in denen Sie sie brauchen.
• Saubere Schnittstelle– Ein klares, minimalistisches Design hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Lassen Sie nicht zu, dass Funktionen der Funktion im Wege stehen

Projektmanagement-Software mag auf den ersten Blick einschüchternd wirken, muss es aber nicht sein. Wenn Sie einen Plan haben und sich daran halten, werden Sie den besten für sich und Ihr Team finden.

Das Beste ist, dass die meisten Unternehmen für Projektmanagement-Software eine kostenlose Testversion anbieten, sodass Sie sie testen können, bevor Sie etwas bezahlen. Warum probieren Sie nicht ein paar aus, indem Sie in jedem ein Projektboard erstellen?

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