4 Produktivitätstipps zum Überprüfen Ihres Posteingangs

Das haben wir alle schon durchgemacht. Sie konzentrieren sich auf die anstehende Aufgabe, wenn Sie eine E-Mail von einem Kollegen erhalten, die Sie von der anstehenden Aufgabe ablenkt. Neugierig klicken Sie darauf, um zu sehen, wie Sie helfen können, aber es ist wirklich nicht etwas, das eine sofortige Antwort erfordert.

Trotzdem fragst du dich vielleicht, ob du jetzt zu ihnen zurückkehren oder versuchen solltest, dich wieder zu konzentrieren – was besonders herausfordernd sein kann, wenn es den ganzen Tag über oft vorkommt.

In diesem Artikel führen wir Sie durch einige Tipps, die Ihnen helfen können, beim Abrufen Ihrer E-Mails produktiv zu bleiben.

1. Begrenzen Sie die Anzahl der täglichen Überprüfungen Ihres Posteingangs

Wenn Sie jedes Mal zu Ihrem Posteingang wechseln, wenn Sie eine E-Mail erhalten – oder Sie eine erwarten –, unterbrechen Sie ständig Ihre Konzentration. Sie sollten auch die Zeit berücksichtigen, die Sie benötigen, um nach einer Unterbrechung wieder an die Arbeit zu gehen, insbesondere wenn Sie jede E-Mail sofort beantworten.

Obwohl Sie sich vielleicht beschäftigt fühlen, ist dieses Hin und Her vielleicht nicht die produktivste Art zu arbeiten. Sie wollen Ihre überprüfen Posteingang mit der Absicht, Ihre E-Mail-Liste zu leeren.

Wenn Ihr Job nicht wirklich eine sofortige Antwort auf alle E-Mails erfordert, versuchen Sie, die Anzahl der täglichen Überprüfungen Ihres Posteingangs zu begrenzen. Als Vorschlag können Sie Ihre E-Mails zwei- bis dreimal täglich überprüfen und priorisieren – einmal, wenn Sie zur Arbeit kommen, einmal nach der Mittagspause und vielleicht eine Stunde, bevor Sie mit dem Tag fertig sind.

Es ist jedoch am besten, sich eine Routine auszudenken, die zu Ihrem Zeitplan und denen, mit denen Sie arbeiten, passt. Sie können zwar sofort antworten, müssen dies aber nicht immer tun, insbesondere wenn Sie sich auf eine wichtige Aufgabe oder einen Termin konzentrieren.

Natürlich werden Sie Leute haben, zu denen Sie früher oder später zurückkehren müssen, sei es Ihr Chef, ein Kunde oder ein wichtiger Mitarbeiter. Wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen, machen Sie Ihre Antwort darauf zu einer Priorität. Sie können auch Benachrichtigungen aktivieren, wenn diese Person Ihnen eine E-Mail mit „Bitte nicht stören“ sendet – oder einfach die Häufigkeit anpassen, mit der Ihr Posteingang nach neuen E-Mails sucht.

Es liegt an Ihnen, ob Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen so anpassen möchten, dass bestimmte E-Mails insgesamt stummgeschaltet werden. Um jedoch nichts Super Wichtiges zu verpassen, möchten Sie vielleicht nur einen Blick auf die Empfänger- und Betreffzeile in der Benachrichtigung werfen und schnell wieder auf den richtigen Weg kommen, wenn es warten kann.

2. Vermeiden Sie es, zweimal mit derselben E-Mail zu arbeiten

Haben Sie jemals dieselbe E-Mail mehrmals geöffnet und gelesen, um sich zu erfrischen, bevor Sie Maßnahmen ergreifen? Dies kann eine Verschwendung Ihrer Zeit und Konzentration sein.

Sie können dies verhindern, indem Sie jedes Mal, wenn Sie eine öffnen, Maßnahmen ergreifen. Entscheiden Sie, ob es eine Antwort erfordert, Sie es ablegen oder archivieren können, oder ob es Junk ist oder etwas, das Sie einfach löschen können.

Die Entscheidung, darauf zu antworten, bedeutet nicht, dass dies sofort geschehen muss, aber fügen Sie eine Markierung oder eine Art Erinnerung hinzu, damit Sie es wissen, wenn Sie das nächste Mal Ihre E-Mails bearbeiten.

Ihr Posteingang verfügt möglicherweise auch über eine Funktion für E-Mail-Erinnerungen. Mit Spark können Sie beispielsweise Nachrichten für einen bestimmten Zeitraum ruhen lassen und Sie an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit daran erinnern. Außerdem können Sie eine Erinnerung für die Nachverfolgung einer gesendeten E-Mail einrichten, wenn Sie noch keine Antwort vom Empfänger erhalten haben.

Alles in Ihrem Posteingang, das keine Antwort, Datei, Junk oder sofortigen Papierkorb erfordert – die meisten E-Mail-Anbieter machen dies super einfach, also ist es am besten, es einfach zu tun und es zu erledigen.

Es ist auch hilfreich, sich basierend auf der Menge der E-Mails, die Sie erhalten, einige Regeln auszudenken. Zum Beispiel, wer Priorität hat und Ihre Reaktionszeit. Andere werden sich ebenfalls daran gewöhnen und feststellen, dass Sie ihnen eine großartige Antwort geben werden, nur nicht sofort.

Wenn Sie feststellen, dass es eine E-Mail gibt, die Sie aufgeschoben haben, verwenden Sie die Iss die Frosch-Methode um es zu erledigen.

3. Melden Sie sich von nutzlosen Newslettern und Marketing-E-Mails ab

Es ist wahrscheinlich, dass Sie tagsüber genug Benachrichtigungen erhalten, ohne den zusätzlichen Lärm von Newslettern und Marketing-E-Mails. Es ist einfach, es schleifen zu lassen und sie in Ihrem Posteingang stapeln zu lassen, weil Sie beschäftigt sind.

Sie zu sichten ist jedoch eine weitere Aufgabe, die Ihnen den Fokus und die Produktivität nehmen wird. Dies gilt insbesondere, wenn der Absender die E-Mail so gut geschrieben hat, dass Sie sie durchklicken und lesen, ohne wirklich zu wissen, warum Sie es tun.

Wenn Sie nicht wirklich Maßnahmen ergreifen möchten, z. B. den Inhalt des Erstellers lesen oder von den Verkäufen des Unternehmens profitieren, melden Sie sich ab. Sparen Sie die Zeit und Energie, die Sie in diese E-Mails stecken würden, und stecken Sie sie in etwas Sinnvolleres oder Entspannenderes.

Wenn Sie Newsletter und Marketing-E-Mails haben, die Sie gerne lesen, sollten Sie einen E-Mail-Anbieter wie Spark ausprobieren, der Smart Inbox anbietet.

Die Smart Inbox-Funktion trennt Newsletter und Nachrichten von Diensten von persönlichen E-Mails. Es schaltet auch Benachrichtigungen von Fremden und automatisierte Nachrichten stumm.

4. Junk-E-Mails blockieren – Adressen und Domänen

Beim Herausfiltern von Junk-Mails schneiden einige E-Mail-Anbieter besser ab als andere. Selbst eine beliebte Wahl wie Outlook ist nicht perfekt und lässt einige Junk-Mails durch.

Wenn Ihnen jedoch jemand Spam zuschickt, können Sie seine E-Mail-Adresse blockieren. Möglicherweise können Sie auch die gesamte Domain blockieren, wenn Sie feststellen, dass Sie E-Mails von verschiedenen Benutzernamen, aber derselben Webadresse erhalten.

Wenn Sie Outlook verwenden, finden Sie diese Funktion in der Junk-Mail Abschnitt der Post Registerkarte unter Einstellungen und Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Google Mail ist ein weiterer Anbieter, der Ihnen dies ermöglicht E-Mail-Adressen einfach blockieren und Unternehmen.

Wenn Sie einen anderen E-Mail-Anbieter verwenden, suchen Sie nach dieser Funktion E-Mail-Domäne blockieren und den Namen des von Ihnen genutzten Anbieters.

Denken Sie daran, dass es am besten ist, in einer Spam-E-Mail nicht auf „Abbestellen“ zu klicken, da Sie sonst auf eine fragwürdige Website gelangen könnten, auf der Sie nach Ihren persönlichen Daten suchen. Vermeiden Sie es sogar, überhaupt mit ihnen zu interagieren, es sei denn, Sie markieren sie als Spam oder löschen sie.

Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie E-Mails einschränken

Eine E-Mail ist ein nützliches Werkzeug in der Kommunikation. Es kann jedoch auch zu einer Ablenkung werden, wenn wir nicht genau aufpassen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie viel Zeit in Ihrem Posteingang verbringen, warum probieren Sie nicht einen oder mehrere dieser Tipps aus, um zu sehen, ob es hilft?

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