Die 4 besten Tipps zur Reduzierung der E-Mail-Überlastung

Meistens ist es nicht die produktivste Nutzung Ihrer Zeit, Stunden Ihres Arbeitstages mit Kommunikation zu verbringen. Im Idealfall sollten Kommunikationstools wie E-Mail Sie dazu befähigen, Ihr Bestes zu geben, nicht das Gegenteil.

Leider ist E-Mail zu einer allumfassenden Form der Kommunikation geworden, die Ihren Tag leicht in Anspruch nehmen und Ihre Zeit und Produktivität rauben kann.

In diesem Artikel stellen wir einige praktische Strategien und Tools vor, um die E-Mail-Überlastung zu bekämpfen.

Was ist E-Mail-Überlastung und wie wirkt sie sich auf Ihre Produktivität aus?

E-Mail-Überlastung ist die Unfähigkeit, mit der Anzahl der E-Mails Schritt zu halten, die Sie erhalten oder senden. Es tritt auf, wenn Sie mehr Nachrichten in Ihrem Posteingang haben, als Sie vernünftigerweise verarbeiten können.

Also, was sind die Anzeichen dafür, dass Sie mit E-Mail-Überlastung zu kämpfen haben?

• Sie haben das Gefühl, dass Sie mit Ihren E-Mails ständig im Rückstand sind und scheinbar nie aufholen können.
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• Sie sind jedes Mal gestresst, wenn Sie Ihre E-Mails abrufen, weil Sie viele Nachrichten zu bearbeiten haben.
• Sie erhalten zu viele Follow-up-E-Mails, weil Sie Schwierigkeiten haben, mit Ihren Nachrichten Schritt zu halten.
• Sie haben einen starken Drang, ständig Ihre E-Mails zu überprüfen, selbst wenn Sie mit anderen Aufgaben beschäftigt sind oder sogar versuchen, sich zu Hause zu entspannen.

Sie sind nicht allein, wenn einige dieser Symptome bei Ihnen auftreten. E-Mail-Überlastung ist ein häufiges Problem, mit dem viele Menschen konfrontiert sind, aber wie sind wir hierher gekommen? Es gibt viele Gründe, warum die E-Mail-Überlastung zu einem solchen Problem geworden ist, vor allem die weit verbreitete Einführung von E-Mail als primäres Kommunikationsmittel interne Kommunikation am Arbeitsplatz.

Dies hat sich mit der Ausweitung der Remote-Belegschaft verschlimmert, da sich persönliche Interaktionen der E-Mail-Kommunikation zugewandt haben. Nicht zuletzt bedeutet die Echtzeit- und Always-On-Arbeitskultur, dass von den Mitarbeitern erwartet wird, dass sie auch außerhalb der Arbeitszeit immer verfügbar sind, um auf E-Mails zu antworten.

All diese Faktoren haben dazu geführt, dass Menschen immer mehr Zeit mit E-Mails verbringen, was zu mehreren negativen Folgen führt, darunter:

• Erhöhter Stresspegel
• Schwierigkeiten konzentriert zu bleiben
• Schwierigkeiten, Fristen einzuhalten
• Erhöhte Gefühle der Überwältigung
• Verringert Produktivität durch Kontextwechsel.

Diese Folgen sind nicht auf Einzelpersonen beschränkt, da sie Auswirkungen auf das Team oder das Unternehmen haben können. Wie können Sie also die E-Mail-Überlastung bekämpfen und die Kontrolle über Ihre Zeit und Produktivität zurückgewinnen?

Die besten Tipps gegen E-Mail-Überlastung

1. Batch-E-Mail-Aktivität

Task-Batching ist eine effektive Produktivitätstechnik Dazu gehört, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und innerhalb bestimmter Zeiten zu erledigen. Sie können diesen Ansatz auf E-Mails anwenden, indem Sie alle E-Mail-bezogenen Aktivitäten in bestimmte Zeitfenster stapeln.

Da das Lesen oder Beantworten von E-Mails nicht unbedingt eine psychisch anspruchsvolle Aufgabe ist, können Sie sich Zeit nehmen außerhalb Ihrer produktiven Stunden, zum Beispiel früh am Morgen oder am späten Nachmittag, abhängig von Ihrem Chronotyp. Diese Strategie kann Ihnen helfen, der Versuchung zu widerstehen, ständig Ihre E-Mails zu überprüfen und in einen E-Mail-Strudel hineingezogen zu werden.

Sie können verwenden Zeitgesteuerte Apps wie Google Kalender Zeit für E-Mail-bezogene Aktivitäten zu blockieren. Sie können Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auch so anpassen, dass sie nur während Ihrer Zeitfenster für E-Mail-Aktivitäten eingehen.

2. Abmeldung von unnötigen E-Mails

All diese lästigen Newsletter und Werbe-E-Mails, die Sie vor Jahren abonniert, aber nie gelesen haben, können eine erhebliche Quelle für E-Mail-Überlastung sein. Wenn Sie sich von diesen E-Mails abmelden, kann Ihr Posteingang entrümpelt werden.

Es gibt viele Möglichkeiten, E-Mails abzubestellen, aber die häufigste ist, einen „Abbestellen“-Link am Ende der E-Mail zu finden. Wenn Sie jedoch Hunderte von E-Mails abonniert haben, kann es eine entmutigende Aufgabe sein, sich einzeln abzumelden. Wenn dies der Fall ist, gibt es viele Tools, mit denen Sie Ihre E-Mails organisieren können, einschließlich Unroll.me, mit der Sie E-Mails mit nur wenigen Klicks massenhaft abbestellen können.

Schließlich können Sie auch ein separates E-Mail-Konto für Werbenachrichten einrichten, um Ihren primären Posteingang zu entrümpeln. Auf diese Weise beschränken Sie den Zugriff auf Ihre primäre/berufliche E-Mail-Adresse nur auf wichtige Nachrichten.

3. E-Mail-Filter einrichten

Filter verwalten Ihre E-Mails effektiv, indem sie Ihre Nachrichten basierend auf bestimmten Kriterien automatisch in bestimmte Ordner sortieren. Sie können beispielsweise einen Filter einrichten, um E-Mails von einem bestimmten Absender automatisch zu löschen, bevor sie Ihren Posteingang erreichen.

Filter können Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mails effektiver zu verwalten, indem sie:

• Hilft Ihnen, organisiert zu bleiben.
• Verhindert, dass irrelevante E-Mails Ihren Posteingang überladen.
• So können Sie E-Mails anhand bestimmter Kriterien schnell finden.

Sie können Filter in Ihrem E-Mail-Client einrichten; Sie können diese beispielsweise nutzen intelligente Gmail-Filter oder verwenden Sie einen E-Mail-Filterdienst wie z SaneBox.

Idealerweise sollte E-Mail nicht das einzige Kommunikationsmittel an Ihrem Arbeitsplatz sein. Sie können E-Mails für bestimmte Zwecke verwenden, z. B. um einen Kunden über ein Projekt auf dem Laufenden zu halten oder ausführliche Inhalte bereitzustellen.

In vielen Fällen können Sie andere interne Kommunikationsmittel verwenden, wie zum Beispiel:

• Locker ist eine Arbeitsnachrichten-App, mit der Sie mit Kollegen und Teams kommunizieren können. Sie können es für verschiedene Zwecke verwenden, z. B. zum Teilen von Dateien, zum Führen von Gruppengesprächen und zum Erstellen von Kanälen für bestimmte Projekte.
• Twist ist ein asynchrones Kommunikationstool die es Kollegen ermöglicht, Nachrichten auszutauschen, ohne den Druck oder die Erwartung einer sofortigen Antwort. Es ist ideal für Teams, die ständige Unterbrechungen durch Benachrichtigungen überwinden und mehr Kontrolle über ihre Zeit haben möchten.
• Asana ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie den Fortschritt von Aufgaben verfolgen, Dateien freigeben und mit Teammitgliedern kommunizieren können. Es ist ein hervorragendes Werkzeug für projektbasiertes Arbeiten oder Teams, die an Aufgaben zusammenarbeiten müssen.
• Spitze ist eine All-in-One-E-Mail-Lösung, die Ihnen helfen kann Bewältigen Sie die E-Mail-Überlastung und steigern Sie die Produktivität. Sie können Spike verwenden, um alle Ihre bestehenden E-Mail-Konten zu integrieren, Ihren Posteingang zu organisieren, mit Kollegen zusammenzuarbeiten und vieles mehr.

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren E-Mail-Posteingang zurück, um Ihre Produktivität zu steigern

E-Mail-Überlastung kann ein großer Produktivitätskiller sein. Indem Sie jedoch die in diesem Artikel beschriebenen Strategien und Tools nutzen, können Sie das Durcheinander reduzieren Ihren Posteingang und gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre E-Mail-Kommunikation zurück, was Ihre Produktivität steigert.

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