So erstellen Sie eine Projektanfragetafel in ClickUp

Das Delegieren von Aufgaben oder das Bitten um Hilfe kann manchmal dazu führen, dass sich Menschen unbehaglich fühlen. Ob es die Angst ist, falsch zu fragen oder sich Sorgen darüber zu machen, was jemand anderes denken könnte, es ist eine häufige Herausforderung am Arbeitsplatz.

Sogar diejenigen, die im Verteilen von Aufgaben erfahren sind, könnten davon profitieren, weniger Zeit damit zu verbringen, die Details zu kommunizieren. Es kann anstrengend sein, den Überblick über alles zu behalten, was Sie in E-Mails, Nachrichten und Besprechungen besprochen haben – insbesondere, wenn Sie einen Anhang, ein Detail oder eine Frage aus den Augen verlieren.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Erstellung einer Projektanfragetafel in ClickUp, die das Delegieren schnell und unkompliziert macht.

Welche Spalten werden Sie in Ihre Projektanfragetafel aufnehmen?

Beim Erstellen einer Projektanfragetafel in ClickUp, Ziel ist es, Zeit zu sparen. Sie sollten deutlich machen, wem Sie das Projekt zuweisen, wann es erledigt sein soll, die Prioritätsstufe und wer die Anfrage stellt. Sie können dies schnell tun, indem Sie die Spalten hinzufügen

Bevollmächtigter, Geburtstermin, Priorität, und erstellt von zu deinem Brett.

Wenn Sie sich fragen, warum die erstellt von Spalte wichtig ist, und zwar aus zwei Gründen. Es hilft Ihren Teamkollegen zu wissen, wen sie fragen müssen, wenn sie auf eine Frage stoßen. Es lässt sie auch wissen, wem sie Bericht erstatten, wenn Sie mehrere Personen haben, die Projekte zuweisen.

Sie können nicht ändern, wer im angezeigt wird erstellt von Wenn Sie also die Aufgabe im Auftrag einer anderen Person erstellen, können Sie dies in der Beschreibung vermerken.

Darüber hinaus bemerken Sie möglicherweise die Bevollmächtigter Spalte enthält standardmäßig einen Namen. Wenn Sie einer Aufgabe mehr als eine Person zuweisen möchten, können Sie mehrere Beauftragte aktivieren. Klicken Sie dazu auf Ihr Profilsymbol in der unteren linken Ecke, gehen Sie zu Einstellungen, auswählen ClickApps, und schalten Sie ein Mehrere Zessionare in die Optionen.

Wenn Sie eine andere Person in das Projekt einbeziehen möchten, die nicht aktiv daran arbeitet, können Sie sie als hinzufügen B. ein Beobachter, oder wenn Sie möchten, dass Ihre Teamkollegen selbst Aufgaben übernehmen, können Sie die Spalte einfach leer lassen.

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Zusätzlich zu den oben genannten vier Spalten ClickUp bietet viele andere, die Ihnen helfen, Projektdetails zu kommunizieren. Wenn Ihre Aufgaben beispielsweise zeitkritisch sind, können Sie die verwenden Datum erstellt Spalte, um anzuzeigen, wie lange es gesessen hat. Du könntest auch die verwenden Zeitschätzung Spalte, um Ihren Teamkollegen einen Hinweis darauf zu geben, wie lange das Projekt dauern könnte.

Um herauszufinden, welche Spalten Sie verwenden möchten, nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, wie Ihr Team bereits Aufgaben verteilt, wählen Sie aus, was funktioniert, und passen Sie Ihr Board an Ihre Bedürfnisse an.

So richten Sie ein Projektanfrage-Board in ClickUp ein

Der erste Schritt beim Erstellen einer Projektanfragetafel ist das Erstellen einer neuen Liste in Ihrem Arbeitsbereich. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über den Namen Ihres Arbeitsbereichs in der Seitenleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Benennen Sie Ihre Liste entsprechend.

Fügen Sie als Nächstes die Spalten ein, die Sie verwenden möchten, falls sie noch nicht vorhanden sind. Sie finden eine lange Liste davon, wenn Sie die Option „Hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke Ihrer Liste auswählen. Denken Sie daran, weniger ist mehr. Wenn Sie Ihrem Board zu viele Informationen hinzufügen, kann dies Ihre Kollegen verwirren – insbesondere diejenigen, die neu in der Projektmanagement-Software sind.

Sie sollten auch einen minimalen Ansatz mit Status verfolgen. Um Ihren Status zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Machen oder einer beliebigen Statusregisterkarte auf Ihrem Board, klicken Sie rechts auf die drei Punkte und gehen Sie zu Status verwalten. Auswählen Benutzerdefiniert und erstellen Sie diejenigen, die Sie für die Kommunikation mit Ihrem Team verwenden möchten.

Das Beispiel verwendet machen, in Bearbeitung, und Komplett, aber Sie können kreativer werden, wenn Sie möchten. Wenn Sie das Board zum Beanspruchen von Projekten verwenden, möchten Sie möglicherweise verwenden offen statt to-do und have an zugewiesen Status, um sich und andere wissen zu lassen, dass jemand anderes dabei ist, auch wenn sie noch nicht mit der Arbeit begonnen haben.

Sie können auch Optionen wie verwenden gesteckt einem Teamkollegen mitzuteilen, dass er Hilfe benötigt, oder in Wartestellung um schnell mitzuteilen, dass ein Projekt weder im Gange noch abgeschlossen ist.

So arbeiten Sie in einem Projektanfrage-Board

Die Idee hinter dem Project Request Board ist es, die Kommunikation beim Delegieren von Aufgaben einzuschränken. Nicht, dass Sie keine Details teilen oder Fragen beantworten, aber Sie tun dies alles an einem Ort, damit Sie und Ihr Team wissen, wo Sie die Informationen finden können.

Die Angaben in den Spalten geben dem Auftraggeber einen schnellen Überblick über die Projekterwartungen. Darüber hinaus können Sie detaillierte Notizen in die Aufgabe einfügen, indem Sie auf ihren Namen klicken.

Hier finden Sie einen Ort, an dem Sie Ihrem Teamkollegen die Aufgabe beschreiben, Dateien anhängen und in den Kommentaren hin und her kommunizieren können.

Sie können dem Projekt auch einen Beobachter hinzufügen, indem Sie auf das Augensymbol in der oberen rechten Ecke klicken. Dies zu tun ist ähnlich wie jemanden in einer E-Mail auf CC zu setzen.

Sobald Ihr Teamkollege mit der Arbeit an der Aufgabe beginnt, ändert er den Status in in Bearbeitung um zu zeigen, dass es im Gange ist und Komplett wenn sie fertig sind. ClickUp blendet abgeschlossene Aufgaben automatisch aus, aber Sie können sie jederzeit durch Klicken anzeigen Show geschlossen in der oberen rechten Ecke.

Denken Sie daran, dass jeder Projekte in ClickUp zuweisen kann, sodass Ihr Board für Projektanfragen in beide Richtungen funktioniert. Wenn Sie also einen Kollegen haben, der Ihre Hilfe bei etwas benötigt, kann er auch eine Aufgabe für Sie erstellen.

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Wenn Sie mit einem großen Team arbeiten und feststellen, dass Ihr Projektanfrage-Board zu voll ist, möchten Sie vielleicht separate Boards für jede Abteilung erstellen. Sie können auch Projektanfrage-Boards für einzelne Personen erstellen, wenn Ihr Unternehmen viele Aufgaben hat oder jemand das gewisse Extra an persönlicher Aufmerksamkeit benötigt.

Wenn Sie außerdem feststellen, dass Sie einige visuelle Leute in Ihrem Team haben, möchten Sie dies vielleicht tun Fügen Sie eine Board-Ansicht hinzu die ein Kartensystem anstelle einer Liste verwendet.

Konzentrieren Sie sich mit einem Project Request Board

Das Erstellen einer Projektanfragetafel ist ein schnelles Projekt, das sowohl Anfänger als auch erfahrene ClickUp-Benutzer übernehmen können. Die Verwendung eines solchen hilft nicht nur dabei, das Springen zwischen E-Mails und Nachrichten beim Delegieren von Aufgaben einzuschränken, sondern kann auch die Zeit reduzieren, die Sie in Besprechungen verbringen, ob geplant oder nicht.

Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihrem Team erklären, wie es funktioniert, und lassen Sie es wissen, dass auch sie Sie oder sich gegenseitig um Hilfe bitten können, wenn sie diese benötigen.

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