So vermeiden Sie die übermäßige Nutzung von Kommunikations- und Kollaborationstools

Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation sind für den Erfolg jedes Projekts von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Remote-Teams. Sie tragen dazu bei, die Produktivität und Verbindungen zwischen den Mitarbeitern zu steigern, während sie ihnen den Zugriff auf Informationen von überall und zu jeder Zeit ermöglichen.

Zu viele Optionen können jedoch stressig werden, insbesondere wenn Sie jeden Arbeitstag damit beginnen müssen, zwischen verschiedenen Tools zu jonglieren, um auf dem Laufenden zu bleiben. In diesem Artikel werden einige Tipps und Tools erläutert, die Ihnen helfen, Collaboration-Tools effektiver zu nutzen.

Überladen Sie Ihr Team mit Zusammenarbeit Werkzeuge sind nicht die Lösung für mehr Produktivität; im Gegenteil, es kann dazu führen:

• Geringere Produktivität, da Ihr Team mehr Zeit damit verbringt, Informationen auf mehreren Plattformen zu verfolgen, als Aufgaben zu erledigen.
• Verzögerte Projekte, weil die Kommunikation zwischen den Ritzen gerät.
• Reduzierte Zusammenarbeit, da einige Personen möglicherweise Schwierigkeiten haben, sich mit mehreren Plattformen für die Zusammenarbeit vertraut zu machen.
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• Schwieriger Zugriff auf Informationen, wenn Sie sie benötigen.
• Das Jonglieren zwischen zahlreichen Collaboration-Apps kann dazu führen Kontextwechsel und geringere Effektivität.
• Verschwenderische Ausgaben, da viele dieser Softwarelösungen sich überschneidende Funktionen haben und eine Abonnementgebühr erfordern.

Wenn Collaboration-Tools also für die Teamarbeit von entscheidender Bedeutung sind, wie können Sie diese Probleme vermeiden?

1. Priorisieren Sie die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihres Unternehmens

Es ist wichtig, zunächst zu erkennen, dass es bei effektiver Zusammenarbeit nicht um Technologie geht – es geht um Ihre Mitarbeiter und wie sie interagieren, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Collaboration- und Kommunikations-Tools kommen ins Spiel, um dies zu ermöglichen und zu erleichtern.

Daher sollten Sie damit beginnen, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens einzuschätzen und welche Art von Kultur Sie für Ihr Team aufbauen möchten. Verschaffen Sie sich außerdem einen klaren Überblick darüber, welche Art von Aufgaben Ihr Team täglich ausführt und wie Sie am besten miteinander interagieren.

Zum Beispiel, wenn Sie Vertrauen und die Freiheit zu flexiblen Arbeitszeiten fördern möchten, wählen Sie digitale Lösungen, die eine asynchrone Kommunikation ermöglichen und Zusammenarbeit, wie Twist und Jac, könnte am besten funktionieren. Diese Tools ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, während ihrer produktivsten Zeit konzentriert zu bleiben.

Wenn Ihr Team hingegen hauptsächlich unterwegs ist und Sie Wert auf Echtzeitkommunikation legen, bieten sich Tools an, die eine synchrone Kommunikation ermöglichen und sowohl Desktop- als auch mobilen Zugriff bieten Locker, könnte Ihre beste Option sein.

Sobald Sie eine klare Vorstellung von Ihren Bedürfnissen und der Art von Kultur haben, die Sie fördern möchten, ist es einfacher, die Anzahl der Optionen einzugrenzen, die zu Ihrem Arbeitsansatz passen. Die Auswahl eines Tools nur, weil es beliebt ist, kann die Kultur und das Betriebssystem Ihres Unternehmens unbeabsichtigt verändern und zu unproduktiven Ergebnissen führen.

2. Nutzen Sie Workspace Suites

Nachdem Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens bewertet und versucht haben, die Anzahl der von Ihnen verwendeten Collaboration-Tools zu reduzieren könnte damit beginnen, sich All-in-One- oder vielseitige Plattformen anzusehen, die eine Reihe von Funktionen bieten, die für den Betrieb Ihres Geräts erforderlich sind Unternehmen.

Diese Lösungen wurden speziell entwickelt, um alles zusammenzubringen, indem sie wesentliche Funktionen kombinieren und Funktionen aus mehreren Apps in einer einzigen Plattform, sodass Sie nicht mehrere Programme für den Zugriff öffnen müssen Information.

Auf diese Weise helfen sie, Zeit und Geld zu sparen, und erleichtern es allen, Aufgaben zu erledigen, ohne Updates zu verpassen. Sie sind ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht unbedingt den neuesten Schnickschnack benötigen, sondern eine einfache, unkomplizierte Lösung, die ihnen hilft, reibungslos zu arbeiten.

Mit diesen Tools können Sie Nachrichten austauschen, anrufen, Notizen machen, Aufgaben zuweisen und sogar Projekte planen – alles von einem einzigen Ort aus. Einige Beispiele für die beste Arbeitsbereichssuiten die mehrere Funktionen zur Optimierung Ihres Arbeitsablaufs bieten Spitze oder Selbe Seite. Sie können eines dieser Tools verwenden, um alle Ihre Aktivitäten zusammenzuführen.

Angenommen, Ihr Unternehmen ist auf einen bestimmten Arbeitsbereich spezialisiert und Ihre Mehrzweckplattform scheint ein „Alleskönner, Meister der Welt“ zu sein keiner." In diesem Fall sollten Sie erwägen, die am besten geeigneten Lösungen für einzelne Funktionen zu finden, die sich leicht integrieren lassen andere.

Wenn Projektmanagement Ihr Hauptaugenmerk ist, sollten Sie sich Tools mit Funktionen wie Aufgabenerstellung ansehen und Zuordnung, robuste Suchfunktionen, mehrere Dashboard-Ansichten, Projektstatusberichte und Projekt Vorlagen.

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Sie sollten jedoch auch Projektmanagementlösungen in Betracht ziehen, die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools bieten, z. B. Bienenstock, montag.com, oder Schreiben. Auf diese Weise können Sie ein paar Tools verwenden, die für bestimmte Zwecke geeignet sind, und sie verbinden, um noch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Darüber hinaus sind diese Tools benutzerfreundlich, was es für jeden einfacher macht, sie zu erlernen und effektiv zu nutzen.

4. Erstellen Sie ein zentralisiertes Wissensrepository

Wie wir oben erwähnt haben, besteht einer der Hauptnachteile der Verwendung zu vieler Collaboration-Tools darin, dass Mitarbeiter wertvolle Zeit verschwenden von einer Plattform zur anderen springen, um auf Informationen zuzugreifen oder andere Kollegen mit Fragen zu nerven, die schon mehrfach beantwortet wurden mal.

Um dies zu vermeiden, können Sie alle wichtigen Informationen in einer zentralen Wissensdatenbank speichern, auf die Sie von überall aus leicht zugreifen können. Sie können eine verwenden Firmeninternes Wiki Werkzeug wie Tetra um alles von unternehmensweiten Richtlinien und Anleitungen bis hin zu spezifischen Produktinformationen beizubehalten. Jeder mit der Berechtigung kann Dateien hinzufügen und bearbeiten und so eine intuitive Plattform für die Zusammenarbeit schaffen, die den Mitarbeitern hilft, Informationen miteinander zu teilen.

Die Idee ist, dass jedes Teammitglied direkt zu dieser Wissensdatenbank gehen kann, um Informationen zu finden und Antworten auf alle Fragen oder Probleme zu erhalten, die es haben könnte.

Beginnen Sie jetzt Ihre Reise zu effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit

Wenn Sie derzeit mit zu viel Unordnung in Bezug auf Kommunikations- und Kollaborationstools zu tun haben, sollten Sie die Implementierung der oben genannten Lösungen in Betracht ziehen.

Indem Sie die bestmöglichen digitalen Collaboration-Lösungen und -Strategien für Ihr Unternehmen nutzen, nehmen Sie ein großer Schritt, um produktiver zu werden, langfristig Geld zu sparen und die Gesamtleistung zu verbessern.

Wenn Sie wachsen und Ihr Unternehmen anspruchsvoller wird, können Sie Ihre Prozesse jederzeit überarbeiten, um Ihren sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

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