5 Tools, die Sie verwenden können, wenn Sie mit der Arbeit ins Hintertreffen geraten

Sind Sie überwältigt von der Anzahl der Aufgaben, die Sie in kurzer Zeit erledigen müssen?

Wenn ja, dann stehen die Chancen gut, dass Sie in einer Position stecken, in der alles wichtig ist und alles jetzt erledigt werden muss. Und Sie haben vielleicht angefangen zu denken, dass das Leben von Kaffee, die ganze Nacht aufbleiben und die Arbeit beenden die einzige verbleibende Option ist.

Glücklicherweise ist das nicht der Fall. Hier listen wir die fünf wichtigsten Dinge auf, die Sie tun müssen, wenn Sie mit der Arbeit in Rückstand geraten; und sich selbst zu überwältigen gehört nicht dazu. Fangen wir also an.

1. Kommunizieren Sie offen und nehmen Sie Hilfe an Magie

Das erste, was Sie tun müssen, ist offen kommunizieren mit deinem Chef und deinen Kollegen. Wenn Ihr Chef Ihnen immer wieder neue Aufgaben zuweist, dann ist es an der Zeit, dass Sie sich mit ihm treffen und Ihr aktuelles Problem besprechen.

Anstatt ihnen jedoch gleich zu sagen, dass Sie viel um die Ohren haben und keine Arbeit mehr übernehmen können, besprechen Sie mit ihnen die Projekte, an denen Sie gerade arbeiten. Bitten Sie sie, Ihnen bei der Priorisierung der Aufgaben zu helfen, an denen Sie zuerst arbeiten sollen.

Wenn Sie dies wissen, wird Ihr Chef die Situation verstehen. Die Chancen stehen gut, dass sie die neuen Aufgaben jemand anderem zuweisen. Und wenn Sie Glück haben, können sie auch die Fristen für diejenigen verlängern, an denen Sie gerade arbeiten. Außerdem sollten Sie mit Ihren Kollegen über Ihre Arbeitsbelastung sprechen, damit sie einen Aktionsplan erstellen können, um die Arbeit rechtzeitig fertigzustellen.

Nehmen Sie endlich Hilfe an. Die Online-Plattform Magic hilft Ihnen, einen virtuellen Assistenten zu finden, den Sie pro Minute bezahlen müssen. Sie können alles, was Sie tun müssen, an diesen Assistenten delegieren, aber es erfordert nicht Ihr Fachwissen. Zum Beispiel Termine buchen, etwas recherchieren oder sogar Essen und Kaffee bestellen.

Abgesehen davon können Sie Assistenten zu sehr günstigen Preisen auf Websites wie einstellen Aufarbeitung oder Fiverr für komplexere Aufgaben. Sie können Ihnen dabei helfen, einige der Teilaufgaben des Projekts zu erledigen, die Sie leicht delegieren können, z. B. das Bearbeiten oder Korrekturlesen eines Inhalts.

2. Aufgaben priorisieren mit Trello

Wenn Sie wenig Zeit haben und alles dringend erscheint, ist Priorisierung der Schlüssel.

Damit, Priorisieren Sie die Aufgaben basierend auf den Fristen und der Zeit, die für die Fertigstellung benötigt wird. Wenn Sie beispielsweise noch vier Tage Zeit haben, um eine Aufgabe einzureichen, die 4-5 Stunden in Anspruch nehmen würde und eine einwöchige Frist für ein anderes Projekt, für dessen Fertigstellung Sie möglicherweise 18 bis 20 Stunden benötigen, priorisieren Sie die ehemalige. Sie können die längere Aufgabe auch in mehrere Unteraufgaben aufteilen, um es Ihnen leichter zu machen.

Wenn Sie mit der Priorisierung fertig sind, verwenden Sie Trello, um diese Unteraufgaben und Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum, das Sie für jede von ihnen festlegen, auf Ihre To-Do-Liste zu setzen.

Die Plattform ist für die individuelle Nutzung kostenlos und ermöglicht es Ihnen, mehrere Boards und Karten zu erstellen und Ihre Aufgaben darunter aufzulisten. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt X bis diese Woche und Projekt Y bis zur nächsten Woche einreichen müssen, sollten Sie zwei Karten erstellen das Kanban-Board von Trello und listen Sie alle Unteraufgaben auf, die Sie mit Fälligkeitsterminen vor Ihrer endgültigen Einreichung erledigen müssen Datum.

Sie können der Liste auch andere Teammitglieder hinzufügen. Erwähnen Sie sie, weisen Sie Aufgaben zu und diskutieren Sie bei Bedarf im Kommentarbereich. Wenn du stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein, können Sie ihnen direkt Aufgaben von Trello zuweisen und wissen, ob alles pünktlich läuft.

3. Setzen Sie Ihr Gehirn mit geführter Meditation zurück

Wenn Sie mit der Arbeit in Rückstand geraten, kann es Sie faszinieren, bis spät in die Nacht wach zu bleiben, einen Kaffee nach dem anderen zu schlucken und zu arbeiten, bis Ihre Augen einfach nicht mehr mithalten können. Aber denken Sie noch einmal nach; Unser Gehirn und unser Körper müssen auftanken. Ein Nehmen ganze Nachtruhe wird Ihnen helfen, sich zu erfrischen und mit Ihrer besten Geschwindigkeit zu arbeiten. Andernfalls kann dies zu einer mittelmäßigen Leistung führen.

Wenn Sie jedoch mit der Arbeit in Rückstand geraten, scheinen Stress und Schlafstörungen vertretbar. Aber du kannst es reparieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, am nächsten Tag zwei Stunden früher im Büro zu sein, um Ihre anstehende Aufgabe zu erledigen. Reservieren Sie auch am Wochenende ein paar Stunden, um die Arbeit abzuschließen.

In diesem Sinne ist ein angstfreies Schlafen möglich. Führen Sie zur Vereinfachung geführte Meditationen durch. Laden Sie die Calm-App herunter oder speichern Sie das YouTube-Video unten und spielen Sie es ab, wenn Sie in Ihrem Bett liegen.

Herunterladen: Ruhe für Android | iOS (Kostenloser In-App-Kauf verfügbar)

4. Prokrastinieren Sie produktiv mit FocusMe

Wenn Sie überfordert sind, zögern Sie. Es ist die einfachste Flucht vor allen Problemen der Welt. Aber es kommt mit einem höheren Preis zu zahlen. Aber was wäre, wenn Sie aufschieben und trotzdem Dinge von Ihrer To-do-Liste streichen könnten?

Entwickeln Sie einfach zurück, wie Prokrastination funktioniert. Beginnen Sie damit, unnötige Dinge zu blockieren, die Sie beim Aufschieben verführen könnten, und arbeiten Sie an den kleineren Teilaufgaben, die Sie erledigen müssen. Die Plattform FocusMe kann Ihnen dabei helfen, unnötige Dinge von Ihrem Desktop oder Mac zu blockieren, und Trello kann Ihnen dabei helfen, die Dinge aufzulisten, die für produktives Aufschieben zu tun sind.

Auf diese Weise werden Sie produktiv sein und Dinge erledigen, auch wenn Sie zögern. Motivation kommt von Aktion, und es ist nie umgekehrt. Auf diese Weise werden Sie, wenn Sie anfangen, sich ein wenig komisch zu fühlen, wenn Sie an Aufgaben mit niedriger Priorität arbeiten, den Juckreiz verspüren, sich wieder den wichtigeren zuzuwenden.

5. Machen Sie produktive Pausen

Neben Überstunden und Zögern ist es ebenso wichtig, produktive Pausen einzulegen. Sie können entweder alle 90 Minuten Arbeit eine Pause einlegen oder nachdem Sie eine Aufgabe vollständig erledigt haben.

Erwägen Sie in diesen Pausen, etwas Gesundes zu essen, etwas zu tun, das Sie entspannt, wie Musik zu hören oder spazieren zu gehen.

Sie müssen jedoch vermeiden, diese Pausen zu verschwenden, indem Sie Ihre E-Mails oder sozialen Medien überprüfen. Damit es funktioniert, sollten Sie 20 bis 30 Minuten damit verbringen, auf jedes notwendige Gespräch zu antworten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Deaktivieren Sie dann die Benachrichtigungen.

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Zeit im Auge behalten, während Sie in Ihrer Pause sind. Stellen Sie also einen Timer in der regulären Uhr-App Ihres Telefons ein und kehren Sie an Ihren Schreibtisch zurück, sobald Ihre Freizeit vorbei ist.

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Machen Sie sich keinen Stress, wenn Sie bei der Arbeit ins Hintertreffen geraten

Inzwischen müssen Sie verstanden haben, dass es möglich ist, Ihre Arbeit zu erledigen, ohne überwältigt zu werden. Alles, was Sie tun müssen, ist offen zu kommunizieren, Ihre Aufgaben zu priorisieren, sicherzustellen, dass Sie angemessen schlafen und Pausen einlegen, und die Vorteile des Aufschiebens nutzen.

Diese Tipps mögen klein erscheinen, aber sie können Wunder wirken, wenn Sie sie richtig befolgen.

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