So verwenden Sie die Board-Ansicht im Kalender von Microsoft 365

Jeder hat manchmal Schwierigkeiten, Informationen zu finden, sogar in seinen eigenen Dateisystemen und Apps. Der Kalender in Microsoft 365 für das Web enthält ein oft übersehenes Tool, das hilfreich sein kann.

Mit der Board-Ansicht können Sie Ihren Zeitplan und Ihre Aufgaben an einem Ort verwalten und gleichzeitig schnell auf zugehörige Dateien, Notizen und Ziele zugreifen. Es führt viele der gleichen Projektmanagement-bezogenen Aufgaben aus wie Trello und OmniFocus. Aber für Leute, die Microsoft 365 verwenden, kann es als organisatorisches Kraftpaket dienen.

So verwenden Sie die Board-Ansicht in Microsoft 365

Die Board-Ansicht ist in Microsoft 365 im Web verfügbar. Öffnen Sie den Outlook-Kalender und klicken Sie auf was auch immer Ansicht du benutzt (Tag, Woche, Monat). Unten im Dropdown-Menü sehen Sie Planke.

Klicke auf Standard um Ihren Hauptkalender und alle Ihre Aufgaben aufzurufen. Alternativ können Sie auch klicken Neue Tafel um ein Board zu erstellen, das sich auf ein bestimmtes Projekt konzentriert.

Die Board-Ansicht öffnet eine Leinwand, auf die Sie klicken können, um sich zu bewegen. Mit können Sie hineinzoomen Strg + ] und raus, Strg + [. Hilfreicherweise verfügt die Board-Ansicht über viele Tastenkombinationen zum schnellen Navigieren.

Sie werden wahrscheinlich ein paar vorinstallierte Widgets sehen, wenn die Leinwand geladen wird. Sie können diese in der Größe ändern und auf der Leinwand verschieben. Um weitere Widgets hinzuzufügen, klicken Sie auf Zum Board hinzufügen oben links. Sie sehen die folgenden Widgets in der Dropdown-Liste:

• Kalender
• Notiz
• Aufgabenliste
• Sammlung
• Ziel
• Datei
• Verknüpfung
• Wetter
• Uhr
• Person
• Standort

Klicken Sie auf eines dieser Widgets, um es der Leinwand hinzuzufügen. Um ein Widget zu entfernen, klicken Sie auf drei Punkte oben und wählen Sie aus Vom Brett entfernen.

Verwandt: Die besten Trello-Power-Ups zur Maximierung Ihrer Teamzusammenarbeit

Jedes der Board-Ansicht-Widgets hat seine eigene Verwendung für das Projektmanagement.

1. Kalender

Das Kalender-Widget mag selbsterklärend erscheinen. Sie können Ansichten ändern, um Ihre anzuzeigen Gesamtagenda, Arbeitswoche, Woche oder Monat. Ein genauerer Blick offenbart weitere bemerkenswerte Anpassungsmöglichkeiten.

Es gibt nicht nur die Möglichkeit, einen Kalender für ein bestimmtes Projekt zu erstellen. Sie können einen Kalender außerhalb von Microsoft 365 über einen Link abonnieren oder einen Kalender aus einer ICS-Datei hochladen.

In Anspielung auf die geografisch verteilte Natur der modernen Arbeit ist es möglich, internationale Feiertage aus Ländern auf der ganzen Welt hinzuzufügen. Dies ist eine besonders hilfreiche Planungsfunktion und bedeutet, dass Arbeitnehmer in den Vereinigten Staaten nicht mehr überrascht sein müssen, wenn sie feststellen, dass ihre europäischen Kollegen in einem weiteren Urlaub nicht im Büro sind!

Sie können auch Kalender für TV-Sendungen und Sportarten hinzufügen, denen Sie folgen, nützlich, um zu entscheiden, was sehenswert sein könnte.

2. Notiz

In der Board-Ansicht erstellte Notizen werden auch in Ihrem OneNote-Feed angezeigt. Sie können den Text in jeder Notiz grundlegend formatieren und ein Bild einfügen. Es ist sogar möglich, Ihr Board ein wenig lebendiger zu machen, indem Sie die Farbe jeder Note ändern.

Sie können Notizen auch ein Fälligkeitsdatum zuweisen. Markieren Sie es als abgeschlossen oder entfernen Sie das Fälligkeitsdatum, alles in der Board-Ansicht.

3. Aufgabenliste

Das Aufgabenlisten-Widget soll als Drehscheibe dienen und Aufgaben anzeigen, die in der To Do-App von Microsoft gespeichert sind, sowie Notizen mit Fälligkeitsdaten. Die Aufgabenliste wird mit To Do synchronisiert, sodass Sie Aufgaben von einem bestimmten Board in dieser App sehen können. Jedes Board erhält eine eigene Liste.

Aufgaben, die Sie in einer Board-Ansichtsliste innerhalb von To Do erstellen, werden mit dieser Aufgabenliste synchronisiert, einem der wenigen mobilfreundlichen Elemente dieses Tools, wie unten besprochen wird.

4. Sammlung

Sie können eine Sammlung erstellen, um zusammengehörige Widgets zu gruppieren. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie an einem Projekt mit mehreren Schritten oder einem langen Zeitrahmen arbeiten.

Nachdem Sie eine Sammlung auf der Leinwand platziert haben, können Sie andere Widgets hineinziehen. Die Sammlung wird erweitert, wenn Sie Widgets hinzufügen. Sie können jede von Ihnen erstellte Sammlung benennen.

5. Ziel

Diese Funktion soll Sie fokussiert halten. Sie können Ziele zu Ihrer Board-Ansicht oder zu einzelnen Sammlungen hinzufügen.

Weisen Sie ein Fälligkeitsdatum zu und ein Countdown mit der Anzahl der verbleibenden Tage wird angezeigt. Das Ziel wird automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt. Sie können auch die Hintergrundfarbe jedes Ziels ändern.

6. Dateien

Möchten Sie in eine bestimmte Datei springen? Sie können es als Miniaturansicht hinzufügen und direkt mit der Leinwand oder einer Sammlung verknüpfen.

Dies ist eine echte Zeitersparnis, da es das Herumklicken in OneDrive oder sogar die Suche nach einer Datei nach Namen übertrifft. Wenn Sie mit Kollegen oder Familienmitgliedern zusammenarbeiten, können Sie sicherstellen, dass diese Zugriff auf die richtige Datei haben, indem Sie sie direkt auf der Arbeitsfläche platzieren.

Hier können Sie einen Link auf der Leinwand platzieren. Der Seitentitel und ein Bild werden auf die Tafel gezogen. Auch hier besteht der Nutzen darin, Informationen, die für Ihr Projekt relevant sind, an einem Ort zu platzieren, wodurch die Link-Funktion angenehm zu haben ist.

8. Wetter und Uhr

Diese beiden sind großartig, wenn Sie mit einem international verteilten Team arbeiten. Sie können das aktuelle Wetter und die Ortszeit an einem anderen Ort hinzufügen.

Funktionen wie diese können Ihnen bestenfalls einen Kontext über eine andere Person geben und zumindest sicherstellen, dass Sie sie nicht mitten in der Nacht anrufen.

9. Person

Möchten Sie diese Person schnell kontaktieren? Sie können ihre Kontaktinformationen direkt in den Canvas einfügen, sodass sie nur ein paar Klicks entfernt sind. Die Funktion ist besonders gut, wenn Ihre Projekte externe Unterstützung erfordern, die nicht im Firmenverzeichnis enthalten ist.

10. Standort

Die Standortfunktion ist auch gut, um die Situation anderer Personen zu verstehen, da Sie Adressen direkt in der Leinwand speichern können. Sie können die Adresse später kopieren oder mithilfe von Bing Maps eine Wegbeschreibung zum Standort öffnen.

Verwandt: So verwenden Sie PowerPoint Speaker Coach, um Ihre Präsentationsfähigkeiten zu verbessern

Die Board-Ansicht fehlt auf Mobilgeräten

Board View hat viele starke Projektmanagement-Funktionen. Ein großer Fallstrick ist jedoch die fehlende mobile Integration, auch wenn das Tool einen 360-Grad-Blick auf das geben soll, was Sie tun müssen.

Sie können Aufgaben in der Board-Ansicht in „Aufgaben“, Ziele in „Kalender“ und Notizen in OneNote anzeigen. Da Board View keine mobile Option hat, fühlt es sich jedoch wie ein Tool an, das sich noch in der Entwicklung befindet.

Das Fehlen einer starken mobilen Fähigkeit für ein Tool, das Standortfunktionen enthält, verstärkt diesen Eindruck und wirft einige Fragen über das Engagement von Microsoft auf, Board View beizubehalten. Glücklicherweise tötet Microsoft Tools nicht so schnell, im Gegensatz zu seinem Konkurrenten Google, der dafür berüchtigt ist, Projekte zu starten und sie dann zu töten.

Board View bringt alles zusammen

Board View bietet einen umfassenden Überblick über Ihre Projekte an einem Ort. Das Fehlen einer dedizierten mobilen App ist zwar frustrierend, aber wenn Sie Microsoft 365 im Web verwenden, ist es ein funktionsreiches Tool zur Verwaltung dessen, was Sie erledigen müssen.

5 zeitsparende Vorteile der Verwendung von Projektmanagement-Software

Durch die Verwendung von Projektmanagement-Software können Sie alles an einem Ort organisieren und Zeit sparen. Hier sind einige seiner zeitsparenden Vorteile.

Lesen Sie weiter

Über den Autor