So planen Sie ganz einfach ein Projekt mit Dropbox Paper

Die Projektplanung kann mühsam und überwältigend sein, insbesondere wenn Ihr gesamtes Team an separaten Aufgaben, Brainstorming-Sitzungen und mehr zusammenarbeiten muss.

Glücklicherweise gibt es technische Tools, die den Projektplanungsprozess vereinfachen können. Und das Beste: Einige von ihnen sind kostenlos. Dropbox Paper ist ein kostenloses Tool zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, das über Dropbox angeboten wird. Alles, was Sie brauchen, ist ein Dropbox-Konto.

Projekte mit Dropbox Paper planen

Dropbox-Papier verfügt über alle Tools, die Sie benötigen, um Projekte einfach und schnell zu planen. Beispielsweise können Sie das Zeitleisten-Tool verwenden, um Termine für Aufgaben und bis festzulegen Visualisieren Sie Ihr gesamtes Projekt.

Sie können auch Aufgabenlisten erstellen und bestimmte Teammitglieder markieren, die für jede Aufgabe verantwortlich sind. Der beste Teil? All dies können Sie in einem einzigen Dokument erledigen, sodass Sie alle Details leicht im Auge behalten können.

Dropbox Paper ist Brainstorming-freundlich

Bevor wir eintauchen, möchten wir dies teilen: Sie müssen nicht Ihr gesamtes Projekt herausgefunden haben, bevor Sie diese Tools verwenden. Vielleicht möchten Sie auch Erfahren Sie mehr darüber, was Dropbox Paper eigentlich ist.

Es ist einfach, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, um an Projekten zu arbeiten, während Sie sie planen. Alle Mitglieder Ihres Teams können Dropbox Paper-Dokumente gleichzeitig anzeigen und bearbeiten.

Entwickeln von Zeitleisten mit der Projektzeitleiste

Lassen Sie uns zunächst eine grundlegende Projektzeitachse erstellen. Öffnen Sie ein neues Dropbox Paper-Dokument und benennen Sie es nach Ihrem Projekt. Befolgen Sie dann diese Schritte:

1. Am unteren Rand Ihres Dokuments sehen Sie die Dropbox Paper-Symbolleiste. Wählen Sie das Timeline-Symbol aus, das wie ein Miniaturkalender aussieht.
2. Ihre Zeitleiste wird angezeigt. Wählen Sie dann den Pfeil neben aus 2 Wochen um die Länge Ihres Projekts zu wählen.

Meilensteine ​​setzen

Der nächste Schritt besteht darin, die Projektmeilensteine ​​festzulegen, die Ihr Team im Laufe des Projekts abschließen soll. Dazu:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Datum und a Flaggensymbol wird auftauchen. Wählen Sie es aus.
2. Benennen Sie Ihren Meilenstein.

Wenn Sie einen Meilenstein falsch eingegeben haben oder ihn einfach entfernen möchten, klicken Sie auf den Meilenstein in der Zeitachse und wählen Sie das Papierkorbsymbol aus.

Aufgaben hinzufügen

Nachdem Sie alle Ihre Meilensteine ​​​​eingetragen haben, möchten Sie jetzt bestimmte Aufgaben bis zum Fälligkeitsdatum durchgehen und hinzufügen. Dies sind die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um jeden Meilenstein zu erreichen.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den leeren Bereich unter jedem Datum, um einen grauen Bereich anzuzeigen. Wählen Sie es aus, um die zu öffnen Fenster „Neuer Artikel“..
2. Geben Sie Ihren Aufgabennamen ein und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung der Aufgabe hinzu.
3. Weisen Sie die Aufgabe zu, indem Sie die auswählen Symbol zuweisen (der Körper mit einem Kreis darum).

Wenn Sie die Aufmerksamkeit auf bestimmte Aufgaben lenken möchten, können Sie diese farblich markieren, indem Sie das auswählen Palettensymbol oben rechts im Fenster. Beispielsweise können Sie Aufgaben mit hoher Priorität rot einfärben.

Aufgaben mit der To-Do-Liste organisieren

Wenn Sie auf die Zeitleiste verzichten möchten, können Sie das To-Do-List-Tool verwenden. Oder Sie können die Aufgabenliste mit dem Timeline-Tool verwenden, um Projektaufgaben weiter zu organisieren.

Sie können beispielsweise wichtige Meilensteine ​​in der Zeitleiste und Ihre Aufgaben mit Datumsangaben in der To-Do-Liste platzieren. Wenn Aufgaben abgeschlossen sind, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen neben der Aufgabe.

So erstellen Sie eine To-Do-Liste:

1. Wähle aus To-Do-Liste-Symbol (das wie ein Häkchen aussieht) in der Symbolleiste unten auf dem Bildschirm.
2. Geben Sie den Namen Ihrer Aufgabe ein.
3. Wählen Sie das Datum aus und geben Sie ein Datum ein.
4. Wenn Sie die Aufgabe jemandem in Ihrem Team zuweisen möchten, wählen Sie die aus Symbol zuweisen und geben Sie ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse ein.

Das ist es! Wenn Sie Kommentare zu bestimmten Aufgaben abgeben möchten, können Sie dies tun, indem Sie das auswählen Kommentarsymbol (das wie eine Sprechblase aussieht) neben der Aufgabe.

Zusätzliche Funktionen für die Projektplanung

Nachdem Sie Ihren Projektzeitplan und Ihre Aufgabenliste ausgefüllt haben, sind Sie auf dem besten Weg, das perfekte Projekt zu planen. Wenn Sie Ihre Projektplanung noch weiter vorantreiben möchten, finden Sie hier einige zusätzliche Funktionen, die hilfreich sein könnten.

Dokument-Tagging

Haben Sie mehrere Dokumente für jedes Projekt, an dem Sie arbeiten? Das kann für Ihr Team schnell verwirrend und frustrierend werden. Der einfachste Weg, Ihre Projektdokumente zu organisieren, ist das Tagging.

Das Markieren (#) ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente und Dateien mit einem Tag zu versehen, damit Sie sie bei der Suche leicht finden können. So taggen Sie Ihre Dokumente:

1. Suchen Sie das Dokument oder die Datei, die Sie markieren möchten, in Dropbox und wählen Sie es aus.
2. Fügen Sie im Fenster rechts ein Tag in die hinzu Füge einen Tag hinzu Kasten.
3. Verwenden Sie Tags, die für Ihr Projekt beschreibend sind. Beispielsweise würde #March2022MarketingCampaign in diesem Beispiel funktionieren.

Wenn Sie Dokumente mit Ihren Tags finden möchten, geben Sie das Tag in die Dropbox-Suchleiste ein.

Projektplanungsvorlage

Sie möchten kein Projekt in Dropbox von Grund auf neu erstellen? Dropbox macht es Ihnen einfach mit der Projektplanungsvorlage, die Sie finden können Hier.

Einfach auswählen Benutze Template, und die Vorlage wird in Ihrem Dropbox Paper-Konto geöffnet. Diese Vorlage enthält sowohl eine To-Do-Liste als auch einen Zeitplan sowie andere Informationen wie Projektinformationen.

Geben Sie Ihre Informationen ein und Sie können loslegen. Es ist auch vollständig editierbar, sodass Sie Änderungen vornehmen können, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.

Eine weitere großartige Möglichkeit, Ihre Projektdateien zusammenzuhalten, besteht darin, diese Dateien mit Ihrem Hauptprojektdokument zu verknüpfen.

Um diese Funktion zu verwenden, öffnen Sie Ihr Projektplanungsdokument. Befolgen Sie dann diese Schritte:

1. Wählen Sie in der Symbolleiste die aus Symbol „Dropbox-Dateien einfügen“., die wie eine offene Box aussieht.
2. Suchen Sie mithilfe der Suchleiste die Datei, die Sie in Ihr Dokument einfügen möchten. Dies kann alles sein, von Verträgen bis hin zu Präsentationen. Sie können auch Dokumente hochladen, indem Sie auswählen Daten hochladen.
3. Markieren Sie das Dokument und wählen Sie es aus Wählen.
4. Die Datei, das Dokument oder das Bild wird in Ihr Dokument eingefügt. Sie können auch auf die Datei klicken, um sie weiter zu öffnen und im Vollbildmodus anzuzeigen.

Was können Sie sonst noch mit Ihrem Dropbox-Konto machen?

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