So skizzieren Sie einen Workflow in Notion

Ob Kreativ, Bau, Verwaltung oder etwas anderes, Sie werden sich in jedem Arbeitsumfeld oft mit sich wiederholenden Aufgaben wiederfinden. Das Erstellen eines etablierten Workflows hilft Ihnen und Ihren Kollegen, in einen Rhythmus zu kommen, insbesondere wenn Sie jemanden neu einarbeiten.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Skizzierung eines Workflows in Notion, damit Sie und Ihr Team den Status und die Schritte jeder Aufgabe kennen, an der Sie arbeiten.

Die Vorteile der Skizzierung eines Workflows in Notion

Die Gestaltung Ihres Workflows in Notion hilft Ihrem Team, die Schritte zu visualisieren und sich daran zu erinnern, die es ausführen muss, wenn es eine Aufgabe beginnt oder abschließt. Es hilft auch jedem zu wissen, in welcher Phase sich eine bestimmte Aufgabe befindet.

Wenn das Schreiben von Blogbeiträgen beispielsweise eine wiederkehrende Aufgabe ist, können Sie den kreativen Prozess in vier Schritte unterteilen: Entwurf, Bearbeitung, Bilder und Hochladen. Wenn die Autoren Ihres Teams einen Entwurf fertigstellen, können sie ihren Teil der Aufgabe auf der Tafel als abgeschlossen markieren und die für die Bearbeitung zuständige Person als Beauftragten festlegen.

Auch wenn Sie alleine arbeiten, ist dies eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Fortschritt zu verfolgen, da Sie einen detaillierteren Überblick über Ihre Arbeitsbelastung haben. Es hilft auch, eine sperrigere Aufgabe in kleinere Aktionselemente aufzuteilen, was dazu beitragen kann, eine Überforderung zu verhindern.

Skizzieren eines Workflows in Notion mit Status

Verwenden eine einfache Tabellendatenbank in Notion gibt Ihnen einen komprimierten Überblick über Ihren Workflow. Sie können schnell sehen, in welchem ​​Schritt sich jede Aufgabe befindet, sie mit dem Fälligkeitsdatum vergleichen und überprüfen, wer daran arbeitet, ohne viel scrollen zu müssen.

In diesem Beispiel repräsentiert jede Spalte einen Schritt im Schreibprozess. Entscheiden Sie zunächst, in welche Schritte Sie Ihre wiederkehrenden Aufgaben unterteilen möchten, und erstellen Sie eine neue Seite, indem Sie die Option in der unteren linken Ecke von Notion auswählen. Sobald Sie sich auf Ihrer neuen Seite befinden, rufen Sie die Befehle mit dem Schrägstrich auf, anstatt eine Vorlage auszuwählen, und wählen Sie sie aus Tabellendatenbank - Inline.

Der Name In der Spalte geben Sie Ihren Aufgabennamen ein, und die zusätzliche Spalte, die angezeigt wird, können Sie löschen. Fügen Sie als Nächstes eine neue Spalte hinzu, indem Sie das Hinzufügen-Symbol in der oberen rechten Ecke der Tabelle auswählen und in der Art der Immobilie Menü, wählen wählen.

Klicken Sie in die Zelle unten und geben Sie einen Status ein, den Sie verwenden möchten, und Notion fordert Sie auf, ihn in einen umzuwandeln Möglichkeit. Von dort aus können Sie die Farbe mit den drei Punkten daneben ändern.

Erstellen Sie alle Status, die Sie verwenden möchten, indem Sie denselben Anweisungen folgen, und klicken Sie auf den Spaltentitel, um das Menü aufzurufen, und duplizieren Sie es, bis Sie eine Spalte für jeden Schritt haben. Benennen Sie sie entsprechend.

Jetzt, während Sie und Ihre Kollegen gehen, können Sie Status verwenden, um zu kommunizieren, in welchem ​​​​Schritt Sie sich befinden und wie es geht. Anstatt die Aufgabe einfach als erledigt zu markieren, können Sie Ihrem Team also zeigen, dass Sie an einem Element arbeiten, ohne es wirklich zu sagen.

Das Beispiel verwendet machen um zu zeigen, dass noch niemand daran arbeitet, in Bearbeitung zu sagen, es ist im Gange, Komplett um zu zeigen, dass es fertig ist, in Wartestellung um andere wissen zu lassen, dass es pausiert ist, und stecken um anzuzeigen, dass der Beauftragte Hilfe benötigt.

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Wenn Ihr Team Einzelheiten mitteilen muss, kann es die Aufgabenseite kommentieren, indem es auf den Namen klickt und sie öffnet. Das leere Feld darunter ist der ideale Ort für erste Angaben. Das Kommentarfeld ist optimal, um Fragen zu stellen, mitzuteilen, dass Sie das Projekt abgeben, oder Vorschläge zu machen.

Durch diese Konversationen in Notion erhalten auch alle Zugriff auf die Informationen, anstatt den Zugriff in einer Direktnachricht einzuschränken oder sich in einem Gruppenchat zu verlieren.

Selbst wenn Sie alleine arbeiten, ist die Verwendung von Status und das Hinterlassen von Kommentaren hilfreich, wenn Sie eine Aufgabe wieder aufnehmen.

Skizzieren eines Workflows in Notion mit Checklisten

Wenn Sie es einfach mögen und es vorziehen, andere einfach wissen zu lassen, dass eine Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie Ihren Arbeitsablauf mithilfe von Checklistenspalten skizzieren. Dies ist auch eine hervorragende Möglichkeit, Platz zu sparen, wenn Sie viele Spalten in Ihren Workflow aufnehmen müssen. Es ist jedoch am besten, sie auf ein Minimum zu beschränken, wenn Sie können.

Du fügst hinzu Spalten der Checkliste genauso würdest du a Spalte auswählen indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der oberen linken Ecke Ihrer Tabelle klicken, und alles, was Sie tun müssen, ist, sie zu benennen.

Mit diesen erhalten Sie immer noch einen schnellen Überblick darüber, wo Sie und Ihr Team mit Aufgaben sind, mit einem etwas weniger überladenen Aussehen des Textes in den Status. Es eignet sich besonders gut für Teams, die möchten, dass sich die Prioritätsstufe von allem anderen abhebt.

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Außerdem können Sie natürlich immer noch in den Kommentaren kommunizieren, aber der Status jedes Schritts steht nicht im Mittelpunkt – nur ob er abgeschlossen ist oder nicht.

Andere Elemente, die Sie möglicherweise in Ihren Notion-Workflow aufnehmen möchten

Einige andere Spalten, die Sie möglicherweise in Ihren Notion-Workflow aufnehmen möchten, sind a Link-Spalte ob Ihre Projekte in einer Laufwerks- oder Online-Software sind oder a Dateien und Medienspalte wenn Sie Dokumente hin und her reichen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie nicht möchten eine bestimmte Eigenschaft Um als Spalte in Ihrer Datenbank angezeigt zu werden, denken Sie daran, dass Sie es aus Ihrer Tabelle ausblenden können, aber es wird immer noch in der Eigenschaftenliste angezeigt, wenn Sie auf ein Projekt klicken.

Das Hinzufügen von Notizen auf der Seite über oder unter Ihrer Tabelle hilft Ihnen und Ihren Kollegen auch dabei, die Schritte in Ihrem Arbeitsablauf zu lernen und sich daran zu erinnern.

Dies ist besonders hilfreich für das Onboarding neuer Teammitglieder, da sie alle Schritte kennen und Ihre Anweisungen ihnen genau sagen, was sie tun müssen, wenn sie das nächste erreichen.

Kommen Sie mit Notion in einen Rhythmus

Indem Sie einen Workflow in Notion skizzieren, nehmen Sie das Rätselraten aus einem Prozess und unterteilen größere Projekte in kleinere, organisierte Meilensteine. So haben Sie und Ihr Team alles an einem Ort und niemand muss suchen.

Wenn Sie Notion noch nicht ausprobiert haben, können Sie dank seiner Anpassungsfähigkeit und Einfachheit jedes Projekt verwalten. Wenn Sie sich jedoch festgefahren fühlen, können Sie mit einigen der vielen Vorlagen beginnen und nach und nach lernen.

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