Die 9 besten Möglichkeiten zur Verwendung von Google Workspace-Apps für die Personalverwaltung

Die Arbeit als HR-Manager oder Führungskraft kann Sie überfordern, da viele Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste stehen. Darüber hinaus erfordern viele Aufgaben die Bedienung mehrerer Softwarefenster/Webseiten, wodurch Sie sich schließlich erschöpft fühlen oder an Produktivität verlieren.

Wenn Sie jedoch alle Ihre Personalverwaltungsaufgaben in einem Arbeitsbereich zusammenfassen könnten, würde dies Ihren Arbeitsablauf und Ihre Produktivität erheblich steigern. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie dies mit Google Workspace-Apps erreichen können.

1. Dokumentieren Sie die Stellenbeschreibungen ordnungsgemäß

Als Hiring Manager oder HR-Mitarbeiter kann es eine Herausforderung sein, den richtigen Kandidaten für eine freie Stelle zu rekrutieren. Der Recruiting-Workflow beginnt mit der Erstellung eines Stellenbeschreibungsdokuments.

Sie können Google Docs und Formulare kombinieren, um eine überzeugende Stellenbeschreibung zu erstellen und die richtigen Kandidaten anzuziehen. Mit Docs können Sie Inhalte durch Zusammenarbeit in Echtzeit entwickeln, während Forms ein leistungsstarkes Tool ist, um Erwartungen wie Fähigkeiten, Qualifikationen, Portfolio usw. aus dem Betrieb zu sammeln.

Durch die Echtzeit-Inhaltserstellung in Google Docs können Sie Feedback und Kommentare zu den Stellenbeschreibungsinhalten hinzufügen, die das HR-Teammitglied erstellt. Daher kann das Einstellungsteam erforderliche Inhalte schneller erstellen, ohne auf die Genehmigung des Vorgesetzten warten zu müssen.

2. Seien Sie gleichzeitig Teil mehrerer Karrieremessen

Als HR-Manager ist es schwierig, an jeder Karrieremesse teilzunehmen, die weltweit stattfindet. Es würde enorme Kosten für Ihr Team verursachen, und Sie können auch nicht an zwei Orten gleichzeitig sein. Hier können Sie die leistungsstarken Online-Konferenzfunktionen von Google Meet nutzen.

Bei physischen Karrieremessen können Sie jeden lokalen Event-Management-Agenten anwerben, der in Ihrem Namen an der Messe teilnimmt, während Sie jeden potenziellen Kandidaten auf der Veranstaltung virtuell interviewen können.

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Google Meet-Funktionen wie Aufzeichnung, Bildschirmfreigabe, Whiteboarding und Live-Beaufsichtigung helfen Ihnen bei der Auswahl des richtigen Bewerbers.

Da Google Meet mit einer unbegrenzten Teilnehmerfunktion ausgestattet ist, können Sie oder Ihr Recruiting Manager Tausende von Kandidaten auf verschiedenen Karrieremessen aus der ganzen Welt interviewen.

3. Optimieren Sie Interviews durch Zusammenarbeit

Da Ihr Einstellungsteam verschiedene Stellen besetzen muss, müssen sie zahlreiche Kandidaten für diese unterschiedlichen Rollen verwalten. Darüber hinaus wird der Prozess komplexer, wenn mehrere Interviewer in wenigen Tagen mit einem Kandidaten interagieren müssen.

Google Workspace Apps wie Sheets, Docs und Calendar helfen Ihnen, Verwirrung zu vermeiden und das Durcheinander zu beseitigen, indem Sie den gesamten Prozess optimieren. Sie können in Google Tabellen eine Datenbank mit dem Namen des Kandidaten, dem Lebenslauf, dem Namen des Interviewers mit Kommentardokument und Kalenderplänen erstellen.

Jeder Interviewer greift während des Interviews gemäß dem Zeitplan auf das vorgesehene Dokument zu und hinterlässt Notizen. Jetzt hat Ihr Einstellungsteam alles, was es braucht, um einen Kandidaten auf die nächste Stufe zu bringen, indem es einfach die Datenbank überprüft.

4. Gewährleistung der Integrität von Online-Tests

Sie können Ihre Online-Interviewprüfungen auch über Google Meet durchführen. Mit der Bildschirmfreigabefunktion können Sie den gesamten Gerätebildschirm und jedes Fenster sehen, das der Kandidat besucht.

Wenn Sie also nicht in der Lage sind, spezialisierte Überwachungs-Apps zu kaufen, verwenden Sie Google Formulare, um leistungsstarke Quiz zu erstellen und die Prüfungssitzung über Google Meet zu beaufsichtigen.

Sie müssen auch nicht dabei sein, wenn die Kandidaten das Quiz versuchen. Versetzen Sie die Google Meet-Sitzung in den Aufzeichnungsmodus und sehen Sie sich aufgezeichnete Videos an, wenn Sie Einreichungen benoten.

5. Machen Sie Interviews aufschlussreich

Sie können Vorstellungsgespräche erfolgreich führen, indem Sie alle Bewertungen in der Frühphase durchführen, anstatt darauf zu warten, den Kandidaten erneut in Ihrem Büro zu bewerten.

Der Prozess ist vorteilhaft für Stellen, die mit Online-Fähigkeitsdemonstrationen wie Programmieren, Schreiben von Inhalten, Grafikdesign, Website-Design usw. einhergehen.

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Sie können mühelos eine Programmierherausforderung oder eine Schreibaufgabe in Google Docs teilen, während Sie die Problemlösungsfähigkeiten und Denkprozesse in Echtzeit überprüfen.

Sie können sogar Fragen stellen, um ihr fundiertes Wissen während der praktischen Demonstration der Fähigkeiten einzuschätzen. Während der Sitzung hilft Ihnen Google Meet, den Fortschritt des Kandidaten zu überwachen.

6. Verfolgen und veröffentlichen Sie den Status der Befragten

Sie werden feststellen, dass Google Sheets wirklich hilfreich ist, um den Status der Interviewpartner genau zu verfolgen. In Einstellungsszenarien mit hohem Volumen stehen viele Einstellungsteams häufig vor der Herausforderung, denselben Kandidaten mehrmals zu interviewen, da ihnen Echtzeit-Updates im gesamten Team fehlen.

Sie können eine leistungsstarke Tabellenkalkulationsdatenbank erstellen und entwerfen, die minutiöse Details zum Status des Kandidaten enthält. Teilen Sie das Blatt mit einer geschützten Ansicht, damit die relevanten Ressourcen nur den Status sehen können, und vermeiden Sie doppelte Interviews.

Sie können auch Google Sites verwenden, um den Kandidatenstatus zu veröffentlichen, sodass die Bewerber ihre Bewerbungsphase einfach online überprüfen können. So vermeiden Sie es, jedem Kandidaten manuell eine E-Mail zu schicken.

7. Virtuelles Onboarding

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein entscheidendes Ereignis, das es dem Mitarbeiter ermöglicht, Ihre Richtlinien und Verfahren kennenzulernen. Sie können die neu eingestellten Mitarbeiter bequem über Google Sites für Remote- oder Vor-Ort-Stellen einstellen.

Erstellen Sie eine neue Website für das Onboarding von Mitarbeitern und platzieren Sie alle Schulungsressourcen, Mitarbeiterrichtlinien und den Speicherzugriff strategisch Anfrageformulare, Zugriffsverfahren für Projektmanagement-/Kommunikations-Apps usw., damit die neuen Mitarbeiter loslegen können Schneller.

Sie können auch Keynote-Videos auf die Website hochladen, um die Einrichtung virtueller Treffen zwischen Interessenvertretern und neuen Mitarbeitern zu vermeiden.

8. Speichern und verteilen Sie Schulungsmaterialien

Sie können damit beginnen, Google Drive für die Speicherung und Verteilung von Schulungsmaterial zu verwenden. Anstatt Aktualisierungen des Kurslehrplans oder der Lernmaterialien manuell zu verfolgen, lassen Sie Google diese Aufgabe für Sie automatisieren.

Erstellen Sie einen gemeinsamen Speicherplatz in Ihrem Google Drive-Konto und laden Sie die Kursleiter zum Bearbeiten und die Teilnehmer zum Anzeigen der Ressourcen ein. Immer wenn ein Kursleiter Änderungen an Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen vornimmt, sendet Google eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Teilnehmer.

Ihre Ausbilder können konstruktives Feedback zu den neuen Schulungsmaterialien geben, während die Auszubildenden immer von den neuesten Ressourcen lernen.

9. Trainieren Sie ein Remote- oder Office-Team

Sie können Google Meet verwenden, um das Büro- und Remote-Team zu schulen. Sie müssen also nicht in zwei separate Trainer investieren, da ein Trainer alle Teilnehmer über Remote-Meetings verwalten kann.

Verwenden Sie die Google Meet-Aufzeichnungsfunktion, um Schulungssitzungen zu speichern und diese an alle neuen Teilnehmer zu verteilen, um bequem zu Hause oder im Büro zu lernen.

Verwenden Sie während Live-Sitzungen englische Untertitel oder übersetzte Untertitel in Deutsch, Französisch, Portugiesisch und Spanisch, um Ihrer mehrsprachigen Belegschaft gerecht zu werden. Derzeit ist diese Funktion nur für zahlende Abonnenten von Google Meet verfügbar.

Die Whiteboard-Funktion von Google Meet ist einfach ein virtueller Ersatz für Büro-Whiteboards. Beim Erstellen eines Whiteboards wird a geöffnet Jamboard-Session für visuelle Zusammenarbeit über Mindmaps, Flussdiagramme, Workflows usw.

Personalmanagement leicht gemacht

Wenn Sie einige oder alle der oben genannten Methoden in Ihrem regulären Personalmanagement-Workflow anwenden, werden Sie eine dramatische Veränderung der Arbeitsqualität und -quantität erleben. Alle Google Workspace-Apps lassen sich problemlos integrieren und sind bei der derzeitigen digitalen Belegschaft beliebt.

Sie können die Aufgabenerledigungsrate Ihres Teams beschleunigen, indem Sie einen vertrauten Arbeitsbereich wie Google einführen, der die Lernkurve aus dem Arbeitsablauf eliminiert. Darüber hinaus wird der Zugriff auf arbeitsbezogene Dateien und Daten mühelos, da Google Ihre Arbeit in Google Cloud speichert.

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