So archivieren Sie Elemente in Notion

Sie haben vielleicht bemerkt, dass Notion im Gegensatz zu manch anderer Projektmanagement-Software keine Archivierungsoption bietet. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie es nicht tun können.

Tatsächlich gibt es viele Möglichkeiten, frühere Aufgaben und Projekte zu speichern, ohne zu einer anderen Software wechseln zu müssen. In diesem Artikel führen wir Sie durch drei Optionen, aber zuerst besprechen wir, warum die Archivierung wichtig ist.

Warum Sie möglicherweise Elemente in Notion archivieren möchten

Einige bevorzugen den minimalistischen Ansatz für das Projekt- und Aufgabenmanagement und löschen Elemente, wenn sie abgeschlossen sind. Andere halten sich gerne Notizen für jedes Projekt, das sie jemals berührt haben.

Beide Ansätze sind in Ordnung. Viele würden jedoch wahrscheinlich zustimmen, dass es einfacher ist, mit übersichtlicher Software zu arbeiten.

Andererseits macht es nie Spaß, nach alten Projektnotizen zu suchen, nur um festzustellen, dass Sie sie gelöscht haben. Hier kommt die Archivierung ins Spiel.

Wenn Sie einen Artikel archivieren, werden Sie Dinge los, die nicht mehr aktuell sind, aber Sie haben immer noch Zugriff darauf, falls Sie sie später benötigen.

Wenn Sie sich fragen, warum jemand alte Informationen aufbewahren möchte, können frühere Projektnotizen und Daten für die Planung Ihrer nächsten Projekte äußerst hilfreich sein. Sie können es auch verwenden, um Fehler zu beheben, wenn ein Problem auftritt, oder Details mit anderen zu teilen, die später Fragen zum Prozess oder Ergebnis haben könnten.

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Darüber hinaus kann Ihnen das Führen von Aufzeichnungen über Ihre Arbeit in anderen Bereichen helfen, z. B. beim Setzen von Zielen, beim Schreiben von Fallstudien oder beim Präsentieren Ihrer Arbeit in einer Leistungsbeurteilung.

1. Archivieren Sie Ihre Artikel in Notion durch Löschen

Eine Möglichkeit, Ihre Artikel zu archivieren Vorstellung ist, sie zu löschen. Das klingt zwar dauerhaft, aber alles, was Sie in der App löschen, wandert in den Papierkorb, bevor Sie sich entscheiden, es endgültig loszuwerden.

Um Elemente im Papierkorb zu finden, öffnen Sie ihn, indem Sie auf das Symbol in der unteren linken Ecke klicken. Ein Fenster wird eingeblendet, in dem Sie die Suchleiste oben verwenden oder durch die Liste scrollen können, um zu finden, wonach Sie suchen.

Denken Sie daran, dass diese Methode für jemanden, der nicht viel archiviert, möglicherweise besser funktioniert.

Einer der Hauptnachteile dieser Methode ist, dass Elemente und Seiten schwer zu finden sind, wenn Sie mehrere mit demselben Namen haben. Hier findet auch alles Platz, nicht nur die wichtigen Dinge, sodass Sie viel durchsehen müssen, wenn Sie sich nicht genau an den Namen erinnern.

Außerdem können Sie Ihren Papierkorb nicht neu anordnen oder organisieren, außer zwischen ihnen zu wechseln alle Seiten und auf der aktuellen Seite. Dies ist jedoch der schnellste Weg zum Archivieren von Elementen, wenn Sie nach einer sofortigen Lösung suchen.

Wenn Sie befürchten, versehentlich alles in Ihrem Papierkorb zu löschen, können Sie mit Notion nur jeweils ein Element löschen. Außerdem werden Sie gefragt, ob Sie sich sicher sind, bevor Sie die Aktion abschließen.

2. Erstellen Sie eine allgemeine Archivseite in Notion

Wenn Sie Ihre Artikel lieber nicht in den Papierkorb schicken möchten, können Sie eine allgemeine Archivseite erstellen, die als Auffangbehälter dient. Dies wird alles enthalten, was Sie für später behalten möchten, egal um welches Thema es sich handelt.

Um einen zu erstellen, klicken Sie Neue Seite in der unteren linken Ecke und benennen Sie Ihr Archiv entsprechend. Suchen Sie als Nächstes das Element oder die Seite, die Sie dorthin senden möchten, und wählen Sie die drei Punkte aus, um das aufzurufen Optionsmenü.

Wählen Ziehen nach im Optionsmenü und wählen Sie Ihre Archivseite aus der Liste aus. Der Artikel verschwindet und Sie finden ihn jetzt in Ihrem Archiv.

Da Notion diese Elemente nicht für Sie platziert, müssen Sie sie per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ziehen. Um Ihre archivierten Elemente schneller zu finden, versuchen Sie, einige Kopfzeilen auf der Seite zu platzieren und sie entsprechend zu organisieren.

Wenn es hilft, können Sie Ihre Titel und die aufgelisteten Seiten farblich kennzeichnen, um sie noch schneller zu finden. Alles, was Sie tun müssen, ist, einen oder mehrere auszuwählen, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten, mit der rechten Maustaste klicken, Farbe auswählen und den gewünschten Farbton aus der Liste auswählen.

Unter anderem die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten von Notion Gründen, machen es zu einem der besten. Denken Sie daran, dass es bei der Organisation Ihrer Seite kein Richtig oder Falsch gibt, solange es für Sie funktioniert.

3. Innerhalb einer Seite in Notion archivieren

Wenn es eine Seite gibt, die Sie ausgiebig nutzen, möchten Sie vielleicht ein On-Page-Archiv erstellen, das Ihnen hilft, den Überblick über alte Elemente zu behalten. Auf diese Weise können Sie die Elemente, die Sie für später speichern möchten, einfach per Drag & Drop verschieben, und alle beziehen sich auf dasselbe Thema.

Platzieren Sie dazu Ihren Cursor neben dem Seitennamen in der Seitenleiste und wählen Sie das Plus-Symbol aus, um schnell eine neue Seite am Ende Ihrer aktuellen Seite hinzuzufügen.

Andernfalls können Sie den Schrägstrich auf Ihrer Tastatur drücken, um die Befehle aufzurufen und eine neue Seite hinzuzufügen. Die Verwendung von Befehlen bringt Sie direkt auf die neue Seite, sodass Sie dies tun können Vorlage hinzufügen oder beginnen Sie mit der Anpassung.

Jetzt müssen Sie nur noch Elemente per Drag & Drop in Ihr Archiv ziehen, indem Sie mit dem Cursor darauf klicken und sie über die Archivseite ziehen. Sie werden wissen, dass es hineingehen wird, wenn der Seitenblock eine andere Farbe hervorhebt.

Ähnlich wie Ziehen nach Option, werden die Dinge, über die Sie sich bewegen, nicht mehr in Ordnung sein, sobald Sie sie fallen lassen. Es ist jedoch schnell, Elemente unter Überschriften zu organisieren, in denen Sie ähnliche Projekte gruppieren können.

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Andere Vorschläge zum Organisieren Ihrer alten Daten könnten alphabetisch oder nach Datum sein. Sie könnten sogar versuchen, es in eine Tabelle anstatt in eine Liste zu sortieren. Es hängt alles davon ab, mit welcher Art von Daten Sie arbeiten und was für Sie am besten funktioniert.

Bleiben Sie mit der Archivierung in Notion organisiert

Nachdem Sie nun einige Optionen für die Archivierung in Notion haben, ist es an der Zeit, Ihre Seiten aufzuräumen – oder Ihren Papierkorb nach wichtigen Daten zu durchsuchen, die Sie woanders speichern möchten. Indem Sie Projekte und Aufgaben ausblenden, die derzeit nicht relevant sind, können Sie die gesuchten Elemente schneller finden und gleichzeitig Ablenkungen einschränken.

Notion ist ein großartiger Ort, um alle Ihre persönlichen und arbeitsbezogenen Aufgaben und Projekte zu organisieren, dank seiner einfachen Anpassung und umfangreichen Funktionen. Es hat zwar kein integriertes Archivierungssystem, aber seine Vielseitigkeit macht es Ihnen einfach, Ihre eigene Problemumgehung zu erstellen.

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