5 effektive Tipps zur Verbesserung Ihrer schriftlichen Kommunikation

Lesen Sie einige Nachrichten Ihrer Kollegen, die Sie in die Irre führen? Die Nachrichten mögen nicht beleidigend sein, aber der Ton ist einfach daneben. Sie fühlen sich beleidigt, und das spiegelt sich in Ihrer Beziehung zu ihnen wider. Sie haben wohl nichts Böses gemeint, aber die falsche Wortwahl verwendet.

Schriftliche Kommunikation kann in vielerlei Hinsicht schiefgehen. Sie müssen Ihre schriftliche Kommunikation bewusst verbessern, damit Ihre Absichten nicht missverstanden werden.

Was ist schriftliche Kommunikation?

Schriftliche Kommunikation ist der Vorgang des Versendens textbasierter Nachrichten und Anweisungen in Form von Briefen, Berichten, Handbüchern usw.

Die schriftliche Kommunikation, die zur Weitergabe von Informationen am Arbeitsplatz verwendet wird, hat oft einen formellen Ansatz. Es ist in offiziellen Dokumenten enthalten, die als Beweismittel und Bezugspunkt dienen.

Neue Entwicklungen werden dem Team schriftlich mitgeteilt. Wenn Teammitglieder widerspenstiges Verhalten zeigen, erhalten sie eine schriftliche Anfrage und reagieren auf die gleiche Weise.

Im Gegensatz zur mündlichen Kommunikation, die vergessen werden kann, wenn sie nicht aufgezeichnet wird, hält die schriftliche Kommunikation lange an, insbesondere wenn sie nicht manipuliert wird.

Die Herausforderungen der schriftlichen Kommunikation

Wie bei anderen Kommunikationsformen wird das Ziel der schriftlichen Kommunikation vereitelt, wenn die Empfänger den Inhalt der Nachricht nicht verstehen.

Die schriftliche Kommunikation hat mehrere Probleme, die die Bedeutung der Nachricht oder die Absicht des Absenders verändern können. Werfen wir einen Blick auf einige von ihnen.

1. Ein Mangel an Klarheit

Kommunikation verliert ihre Essenz, wenn sie komplex ist. Die Wortwahl des Absenders in der schriftlichen Kommunikation kann den Empfänger verwirren. Und da der Absender nicht zur Klärung zur Verfügung steht, bleibt die Verwirrung bestehen.

Wenn sich Mitarbeiter nach Erhalt komplexer schriftlicher Nachrichten gezwungen fühlen, Maßnahmen zu ergreifen, können sie aufgrund eines mangelnden Verständnisses der Nachrichten Fehler machen.

Fehler bei der Arbeit aufgrund von Klarheitsproblemen sind ein Rückschlag für die Organisation, da Zeit und Ressourcen verschwendet werden.

2. Zeitbeschränkung

Der effizienteste Workflow ist einer, der sich ständig bewegt. Teammitglieder sollten alle Informationen, die sie benötigen, sofort erhalten und für ihre Arbeit anwenden. Aber das ist bei der schriftlichen Kommunikation nicht immer der Fall.

Bei der schriftlichen Kommunikation sendet der Sender die Nachricht an den Empfänger. Anstatt eine sofortige Antwort zu erhalten, müssen sie warten, bis der Empfänger die Nachricht erhält, und dann antworten. Die Zeit dazwischen kann in dringenden Situationen teuer werden. Der Schaden kann bereits angerichtet worden sein, bevor die Informationen gesammelt wurden.

3. Ein Mangel an Flexibilität

Die Nachricht, die Sie an einen Arbeitskollegen gesendet haben, enthält möglicherweise ungenaue Informationen. Möglicherweise möchten Sie die Nachricht für mehr Klarheit aktualisieren. Aber wenn Sie es bereits gesendet haben, können Sie das nicht tun.

Sie müssen eine weitere Nachricht von Grund auf neu schreiben, die sich mit den Fehlinformationen befasst oder die Aktualisierungen enthält, die Sie weitergeben möchten. All das ist stressig, besonders wenn man einen Haufen Arbeit zu erledigen hat.

4. Verzögerung bei der Entscheidungsfindung

Entscheidungen am Arbeitsplatz zu treffen, erfordert ein gewisses Maß an Geschwindigkeit. Alle am Entscheidungsprozess Beteiligten müssen sich über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden halten und ihre Beiträge zeitnah leisten.

Wenn der Entscheidungsprozess mit schriftlicher Kommunikation koordiniert wird, verzögert die Zeit, die für das Empfangen, Lesen und Beantworten von Nachrichten aufgewendet wird, den Entscheidungsprozess. Sie können Ihre Gruppe erweitern Entscheidungsfindung mit den richtigen Tools.

5 Wege zur Verbesserung Ihrer schriftlichen Kommunikation

Wenn Sie in Ihrem Job oder Ihrer Karriere erfolgreich sein wollen, müssen Sie Ihrer schriftlichen Kommunikation mehr Aufmerksamkeit schenken. Und das liegt daran, dass Sie fast täglich mit Menschen schriftlich kommunizieren.

Sicherzustellen, dass sie die Botschaften verstehen, die Sie ihnen übermitteln, hilft Ihnen, die gewünschte Antwort zu erhalten. Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund einige Möglichkeiten besprechen, wie Sie schriftlich besser kommunizieren können.

1. Identifizieren Sie das Ziel

Was willst du mit der Nachricht erreichen? Es ist wichtig, dass Sie dies am Anfang erkennen, damit Sie Ihre Gedanken in diese Richtung artikulieren können. Du kannst Leute dazu bringen Öffnen und lesen Sie Ihre E-Mails leicht mit effektivem Schreiben.

Eine schriftliche Nachricht ohne klares Ziel vor Augen ist wie ein laufender Kommentar. Sie haben eine ganze Seite mit Inhalten, ohne etwas Konkretes zu sagen. Der Inhalt Ihrer Nachricht kann für den Empfänger irreführend sein, wenn Sie Ihr Ziel nicht erkennen.

2. Schlüpfen Sie in die Fußstapfen des Empfängers

Schriftliche Kommunikation verfehlt das Ziel, wenn der Empfänger nicht über die notwendigen Hintergrundinformationen oder den Kontext verfügt, um die Nachricht zu verstehen, die er liest. Wenn du jemandem schreibst und Dinge erwähnst, von denen er nichts weiß, gehen sie verloren.

Versetzen Sie sich beim Verfassen Ihrer Nachricht in die Lage des Lesers. Wie viel wissen sie über das Thema? Brauchen sie Hintergrundinformationen oder Kontext?

Das Verständnis des Geisteszustands des Lesers in Bezug auf das Thema hilft Ihnen auch dabei, die richtigen Worte und den richtigen Ton zu wählen, um Ihre Botschaft zu vermitteln.

3. Notieren Sie sich Ideen

Nachdem Sie sich eine geistige Notiz gemacht haben, eine Nachricht zu schreiben, bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie Ideen aufschreiben, die Ihnen in den Sinn kommen.

Da Sie Ihre Nachricht nicht einfach vom Empfänger abrufen können, um Änderungen oder Aktualisierungen vorzunehmen, notieren Sie sich vorher alle Ihre Punkte, damit Sie sie in Ihre Nachricht aufnehmen können.

Dazu müssen Sie kein Notebook mit sich herumschleppen. Eine Notiz-App wie z Einfache Notiz macht es Ihnen einfacher, Ihre Ideen unterwegs auf Ihren mobilen Geräten festzuhalten. Sie können jederzeit aus der Ferne auf Ihre Notizen zugreifen.

4. Seien Sie klar und einfach

Die effektivste schriftliche Kommunikation ist klar und einfach. Jetzt ist nicht die Zeit, Ihren Leser mit großen Wörtern und grammatikalischen Ausdrücken zu beeindrucken.

Es besteht die Tendenz, dass Sie mit ausgefallenen Wörtern intelligent wirken wollen, aber das ist in der schriftlichen Kommunikation kontraproduktiv. Denken Sie daran, dass Sie nicht physisch anwesend sein werden, wenn der Leser die Nachricht liest. Sie können also Dinge nicht klären, wenn sie den Leser verwirren.

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, können Sie dies tun Schreiben Sie eine Zweckerklärung für das Killerprojekt mit effektiver schriftlicher Kommunikation.

5. Gründlich bearbeiten

Das Lesen von Nachrichten mit Grammatik- und Tippfehlern ist abtörnend. Ersparen Sie Ihrem Empfänger die Mühe, indem Sie Ihre Nachrichten vor dem Versenden gründlich bearbeiten.

Widersteht dem Drang, in Eile schriftliche Nachrichten zu versenden. Egal wie dringend es ist, nehmen Sie sich Zeit, es zu bearbeiten. Die Nachrichten enthalten möglicherweise unnötige Wörter, Ausdrücke und Fehler. Wenn Sie sie noch einmal durchgehen, können Sie sie leichter erkennen, aber das wird nicht passieren, wenn Sie sich keine Zeit dafür nehmen. Apps wie Grammatik eignen sich hervorragend zum Bearbeiten und Feinabstimmen Ihres Schreibens.

Wenn Sie den Ruf haben, fehlerbehaftete Nachrichten zu senden, werden die Leute Ihre Nachrichten nur ungern lesen. Sie lassen Ihre Nachrichten verweilen, bis sie die mentale Stärke haben, dem Stress standzuhalten, den das Lesen Ihrer Inhalte für sie verursacht.

Ihre Botschaften effektiv weitergeben

Die verbalen Interaktionen bei der Arbeit können laut sein. Schriftliche Kommunikation hilft, etwas Ruhe zu schaffen. Mitspieler können in jeder Situation kommunizieren, ohne auf sich aufmerksam zu machen.

Sobald Ihre schriftliche Kommunikation im richtigen Ton klar ist, können Sie die Leute dazu bringen, das zu tun, was Sie wollen, ohne nachzuhaken, um die Dinge zu klären. Sie bauen sich auch einen Ruf als jemand auf, der effektiv kommuniziert.

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