So schreiben Sie eine professionelle Abwesenheits-E-Mail-Antwort

Wenn es um E-Mails geht, kann es schwierig sein, berufliche Grenzen festzulegen. Schließlich gehen viele Unternehmen davon aus, dass Sie alle Nachrichten beantworten können, solange Sie Internet haben.

Während es eine Zeit gab, in der von Fachleuten erwartet wurde, dass sie immer auf Abruf bereitstehen, ändern sich die Zeiten langsam. Heutzutage ist es immer üblicher, dass Menschen an ihren freien Tagen offline sind, und das aus gutem Grund.

Wenn Sie in den Urlaub fahren, sich eine Auszeit für Ihre geistige Gesundheit nehmen oder aus einem anderen Grund nicht im Büro sein müssen, finden Sie hier einige Tipps, wie Sie eine professionelle Abwesenheits-E-Mail-Antwort schreiben.

1. Betreff-Kopfzeile für Abwesenheit löschen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Personen mitzuteilen, dass Sie abwesend sind, besteht darin, die Betreffzeile Ihrer E-Mail-Antwort zu ändern. Anstatt nur „Außer Haus“ zu schreiben, können Sie auch die Art des Urlaubs angeben, den Sie nehmen, wenn Sie ihn teilen möchten.

Hier sind einige Beispiele für die Betreffzeilen von Abwesenheits-E-Mails:

• Abwesenheit – Urlaub (25. Dezember – 4. Januar)
• [Abwesenheit] Krankheitsurlaub
• Abwesend | Vaterschaftsurlaub
• *Außer Haus* Noturlaub
• Abwesenheit (Urlaub)
• Abwesend | Mutterschaftsurlaub
• Außerhalb des Büros ~ Außendienst
• [Abwesend] Urlaub (Weihnachtstag)
• Abwesenheit – Krankheitsurlaub
• Außer Haus – Heiraten!

2. Erwähnen Sie, welche Art von Urlaub Sie nehmen

Für manche Menschen ist es üblich anzunehmen, dass jede Abwesenheits-E-Mail für Freizeitzwecke bestimmt ist. Allerdings gilt das nicht immer für alle.

Einige Leute verwenden Abwesenheits-E-Mails auch für die Arbeit, können aber den ganzen Tag nicht auf ihre E-Mails zugreifen. Beispielsweise müssen Vertriebsmitarbeiter oder Außendienstmitarbeiter möglicherweise in Gebiete ohne Internetverbindung reisen.

Darüber hinaus ist es auch möglich, dass Sie sich für private Angelegenheiten wie Krankenhausbesuche, Beerdigungen oder zur Genesung von einer Krankheit frei nehmen. Daher kann es unangenehm sein, auf „Ich hoffe, Sie hatten einen schönen Urlaub“ zu antworten.

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Um dies zu vermeiden, können Sie die Details Ihres Urlaubs stattdessen in den Text Ihrer E-Mail einfügen. Du musst nicht ehrlich über deine Situation sein, wenn es dir unangenehm ist, aber ehrlich zu deinem Chef, Teamkollegen oder Kunden zu sein, kann helfen, Empathie aufzubauen.

Wenn Sie zum Beispiel einen Autounfall hatten und einige Zeit brauchen, um sich von Ihren Verletzungen zu erholen, lassen Sie es Ihre Kontakte wissen, hilft ihnen, ihre Erwartungen in Bezug auf Ihre verspätete und erwartete Ausgabe zu verwalten Rückkehr.

3. Vermeiden Sie unnötige Entschuldigungen

Für viele Workaholics ist es üblich, sich in Abwesenheits-E-Mails zu entschuldigen, wie z. B. „Entschuldigung, dass ich nicht sofort antworten kann!“ Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass Sie sich nicht für eine Auszeit von der Arbeit entschuldigen müssen, insbesondere wenn es sich um eine dauerhafte Auszeit handelt Grund.

Anstatt sich zu entschuldigen, hier sind einige Begriffe, die Sie stattdessen verwenden können:

• „Danke, dass Sie sich gemeldet haben!“
• "Danke für die E-Mail."
• „Diese E-Mail ist eingegangen.“

Anstatt sich zu entschuldigen, kannst du höflich bestätigen, dass ihre Nachricht offiziell empfangen wurde. Damit können Sie sich für eine Sprache entscheiden, die sich darauf konzentriert, ihnen für ihre Zeit und Mühe zu danken.

4. Garantieren Sie kein Antwortdatum

Für viele Menschen kann es überwältigend sein, einen riesigen Rückstand an E-Mails zu sehen, wenn sie nach langer Abwesenheit ins Büro zurückkehren. Tatsächlich kann sich die Besorgnis sogar verdoppeln, wenn Sie Sätze wie „Ich antworte, sobald ich zurück im Büro bin“ verwenden.

Dies kann nicht nur viel unnötigen Druck aufbauen, um eine Antwort am ersten Tag Ihrer Rückkehr zu garantieren, sondern weckt auch falsche Erwartungen bei den Personen, die versuchen, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

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Es ist zwar angemessen, den Empfang einer E-Mail zu bestätigen, es ist jedoch nicht erforderlich, eine sofortige Antwort darauf zu garantieren. Um zu vermeiden, dass Sie sich zu sehr festlegen, wenn Sie für eine Antwort verfügbar sind, halten Sie sich stattdessen am besten an eine breite Antwort oder einen allgemeinen Bereich.

Hier sind einige Beispiele für Sätze, die Sie verwenden können:

• Ich werde antworten, sobald ich nach den Feiertagen verfügbar bin.
• Bitte erwarten Sie bis Ende des _______ eine Antwort von mir.
• Falls nicht dringend, erwarten Sie bitte eine Antwort bis ________.

Denken Sie daran, wenn eine E-Mail kritisch ist, werden sich die Leute entweder bemühen, Sie anzurufen oder sich nach einiger Zeit mit Ihnen in Verbindung setzen. Dabei ist es wichtig, Puffer zu setzen, um nicht auf eine schnelle Antwort hoffen zu lassen.

Für einige Rollen ist es üblich, Ersatzkontakte zu haben, die die Last übernehmen, wenn Sie abwesend sind. Bevor Sie jedoch einen Chef, Kollegen oder Teammitglied damit beauftragen, die Last zu übernehmen, wenn Sie nicht verfügbar sind, ist es wichtig, Ihre Zustimmung einzuholen.

Da viele Menschen bereits mit ihrer eigenen Arbeit überfordert sind, kann es stressig sein, die Verantwortung anderer Menschen zu übernehmen, auch wenn es nur für kurze Zeit ist. Darüber hinaus ist es ihnen möglicherweise unangenehm, Klienten oder Kunden Zugang zu bestimmten E-Mail-Adressen oder persönlichen Telefonnummern zu gewähren.

Bevor Sie die Kontaktdaten einer Person zu Ihrer Abwesenheits-E-Mail hinzufügen, fragen Sie sie aus diesem Grund, ob Sie damit einverstanden sind und welche Details mit der Weitergabe einverstanden sind.

6. Erstellen Sie verschiedene Abwesenheits-E-Mails für interne oder externe Parteien

Je nachdem, wer die E-Mail erhält, kann die Menge an Informationen, die Sie in Ihrer Abwesenheits-E-Mail-Antwort preisgeben möchten, variieren. Schließlich müssen Sie noch nehmen Datenschutzvorkehrungen, besonders wenn Sie im Urlaub sind.

Während Sie sich beispielsweise wohl fühlen, wenn Sie Ihren Bürokollegen mitteilen, wohin Sie reisen, möchten Sie dies möglicherweise nicht mit zufälligen Personen tun.

Mithilfe von E-Mail-Verwaltungssystemen können Sie je nach Empfänger eine andere Abwesenheitsantwort festlegen. Auf diese Weise können Sie den Personen die richtige Menge an Kontext über Ihre Abwesenheitssituation geben.

Schaffen Sie bessere Arbeitsgrenzen mit Ihren Abwesenheitsantworten

In einer Welt, in der von uns erwartet wird, dass wir immer verfügbar sind, kann eine Abwesenheits-E-Mail, die Grenzen aufzeigt, einen Unterschied machen. Indem Sie an Ihrer persönlichen Auszeit festhalten, können Sie den Menschen um Sie herum auch den Wert Ihres Privatlebens beibringen.

Indem Sie andere bitten, respektvoll mit Ihrer Zeit umzugehen, können Sie auch andere ermutigen, dasselbe zu tun. Auch wenn das nicht nach einer so großen Sache klingt, kann es für Teams alles bedeuten, wenn im Büro gesunde Standards gesetzt werden.

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