Was ist eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie und wie funktioniert sie?

Wann haben Sie das letzte Mal eine E-Mail gesendet? Wahrscheinlich war es heute. Genau wie Sie versenden viele Menschen auf der ganzen Welt täglich E-Mails.

E-Mails sind schon seit langem ein Teil unseres Lebens. Da es fast unmöglich ist, darauf zu verzichten, müssen Sie sich mit einer effektiven E-Mail-Sicherheitsrichtlinie absichern.

Sie möchten nicht, dass Ihre E-Mails in die falschen Hände geraten, oder? Die Implementierung einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie hilft, sie sicherer zu machen.

Was ist eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie?

Eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie ist eine Reihe von Verfahren, die die Verwendung von E-Mails innerhalb eines Netzwerks oder einer Einrichtung regeln. Es beschreibt, wie eine Kategorie von Benutzern mit Nachrichten interagiert, die per E-Mail gesendet und empfangen werden.

Halten Sie Ihre E-Mails organisiert und sicher steigert Ihre Produktivität. Das Ziel einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie besteht darin, Nachrichten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Wer versucht möglicherweise, ohne Erlaubnis auf die E-Mails zuzugreifen, könnte man fragen? Cyberkriminelle – sie sind sehr an den vertraulichen Nachrichten interessiert, die Sie innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens versenden. Und das liegt daran, dass sie wissen, dass solche Informationen wertvoll sind. Wenn sie es bekommen, können sie es für eine Reihe von böswilligen Aktivitäten verwenden, um sich selbst zu bereichern.

Wie funktioniert die E-Mail-Sicherheitsrichtlinie?

Die Standardsicherheitsstärke von E-Mail ist nicht so stark. Nachrichten, die per E-Mail gesendet werden, befinden sich im öffentlichen Bereich. Daher können sie von jedem mit durchschnittlichen Hacking-Fähigkeiten leicht aufgerufen werden. Das Erstellen einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie ist eines der grundlegenden Dinge, die Sie tun können, um Angreifer abzuwehren.

Zu glauben, dass Sie oder Ihr Unternehmen nicht Opfer eines E-Mail-Verstoßes werden können, ist eine falsche Prämisse. Solange Sie E-Mails verwenden, können Sie gezielt angegriffen werden.

Ihre Zurückhaltung bei der Implementierung einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie kann nur dann Bestand haben, wenn die von Ihnen gesendeten E-Mails bedeutungslos sind. Aber das ist kaum der Fall, wenn Sie ein anständiges Geschäft führen.

Damit eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie wirksam ist, muss sie die folgenden Elemente enthalten:

1. Umfang und Zweck der Richtlinie.
2. Informationen über das Eigentum an Inhalten, die in den E-Mails enthalten sind.
3. Datenschutzbedenken und -erwartungen von Parteien, die die E-Mail verwenden.
4. Die Verantwortlichkeiten der E-Mail-Benutzer.
5. Richtlinien für die Verwendung der E-Mail-Konten der Organisation.
6. Tipps zum Erkennen und Vermeiden von E-Mail-Sicherheitsbedrohungen.
7. Spezifische Maßnahmen, die im Falle einer mutmaßlichen Verletzung der E-Mail-Sicherheit zu ergreifen sind.

Zugänglichkeit ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung der Richtlinie. Teammitglieder können nur dann über die Informationen in der Richtlinie auf dem Laufenden sein, wenn sie auf das Dokument zugreifen können.

Anstatt das Dokument auf einem physischen Gerät zu speichern, ist es ratsam, ein Workflow-Tool mit Cloud-Speicher und Fernzugriff zu verwenden. Auf diese Weise können autorisierte Teammitglieder von überall und jederzeit auf die Richtlinie zugreifen.

Schulungen sind ein weiteres wesentliches Element für die erfolgreiche Implementierung einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie. Einige Benutzer zögern möglicherweise, sich an die Richtlinie zu halten, insbesondere wenn sie in der Vergangenheit nichts Ähnliches verwendet haben. Es liegt an Ihnen, für angemessene Schulungen zu sorgen, damit sie verstehen, wie die Anwendung der Richtlinie im besten Interesse aller ist.

So erstellen Sie eine effektive E-Mail-Sicherheitsrichtlinie

Eine E-Mail-Sicherheitsrichtlinie ist keine Einheitslösung, da keine zwei Organisationen gleich sind. Aber die Cyber-Bedrohungen, die die Nutzung von E-Mails gefährden, haben ähnliche Auswirkungen auf Unternehmen, unabhängig von ihrem Angebot und ihrer Größe. Dies sind allgemeine Attribute, die beim Erstellen einer Standardrichtlinie berücksichtigt werden sollten.

Hier sind einige praktische Tipps zum Erstellen einer funktionierenden E-Mail-Sicherheitsrichtlinie.

1. Übernehmen Sie eine Vorlage

Das Erstellen einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie von Grund auf ist keine schlechte Idee, aber Sie könnten sich etwas Zeit sparen, indem Sie eine vorhandene Vorlage übernehmen. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn Sie mit dem Inhalt der Police nicht vertraut sind.

Anstatt irrelevante Informationen zu erstellen, verfügen Sie über wichtige Informationen zum Erstellen einer funktionierenden Richtlinie.

2. Ändern Sie die Vorlage

Die Übernahme einer bestehenden Vorlage bedeutet nicht, dass Sie sie so verwenden sollten, wie sie ist. Die Vorlage soll Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie die Richtlinie aussieht.

Anstatt alles zu nehmen, was in der Vorlage Hookline und Sinker enthalten ist, passen Sie es an die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

Am Ende haben Sie ein Originaldokument, das auf Ihre Organisation zugeschnitten ist.

3. Identifizieren Sie die Bedingungen für das Benutzerengagement

Benutzer Ihrer E-Mail-Adresse können sich an willkürlichen Aktivitäten beteiligen, wenn sie nicht wissen, dass solche Aktivitäten verboten sind. Es liegt in Ihrer Verantwortung, ausdrücklich anzugeben, wie sie Ihre E-Mail verwenden sollen.

Identifizieren Sie ungesunde E-Mail-Praktiken, die Ihr Netzwerk Cyberangriffen aussetzen könnten, und warnen Sie davor, sich an solchen Aktivitäten zu beteiligen.

Ihre E-Mail-Sicherheitsrichtlinie ist unvollständig, ohne ein Tool zu implementieren, das die Sicherheit Ihrer E-Mails erhöht.

Der manuelle Schutz Ihrer E-Mails vor Cyberbedrohungen ist unzureichend, zumal Cyberkriminelle fortschrittliche Technologien für ihre Angriffe verwenden. Passen Sie ihre Energie mit Tools wie Sandboxes, Spamfiltern und Malware-Präventionssoftware an. Ein effektiver Spamfilter verhindert, dass Sie schädliche E-Mails anzeigen.

5. Bestätigung der Benutzerrichtlinie erzwingen

Die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Richtlinie beginnt mit der Bereitschaft Ihrer Benutzer, sich daran zu halten. Veränderungen gehen mit einem gewissen Widerstand einher. Teammitglieder, die mit einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie nicht vertraut sind, entscheiden sich möglicherweise dafür, sie zu übersehen.

Fordern Sie die Benutzer auf, sich zur Verwendung der Richtlinie zu verpflichten, indem Sie ihre Unterschriften als Bestätigung anhängen. Auf diese Weise haben Sie einen Beweis für ihre Zustimmung, es zu verwenden, falls sie dies nicht tun.

6. Benutzer schulen

Benutzer Ihrer E-Mail verstehen möglicherweise einige Informationen in der Richtlinie nicht. Es ist riskant, sie in einem Zustand der Verwirrung zu lassen, da sie möglicherweise unangemessene Maßnahmen ergreifen, die Ihr Netzwerk gefährden.

Stellen Sie sicher, dass jeder die Richtlinie versteht, indem Sie Schulungen durchführen. Schaffen Sie Raum für sie, um Fragen zu Grauzonen zu stellen, damit jeder auf dem Laufenden ist, was zu tun und was nicht zu tun ist.

7. Entwickeln Sie einen Incident Response Plan

Trotz all der Schulungen zur effektiven Implementierung einer E-Mail-Sicherheitsrichtlinie können immer noch Dinge schief gehen.

Entwickeln Sie einen Plan zur Reaktion auf Vorfälle in der im Falle einer Sicherheitsverletzung. Ihre Richtlinie sollte enthalten, was Benutzer tun sollten, wenn sie böswillige Aktivitäten oder Angriffe vermuten. Die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, kann die Auswirkungen eines Cyberangriffs mindern.

Kultivieren Sie eine gesunde Cyberkultur mit E-Mail-Sicherheitsrichtlinien

Instant Messaging kann bei der Kommunikation mit Freunden und Familie im Trend liegen. Aber wenn es um Arbeit und Geschäft geht, ist die gute alte E-Mail immer noch relevant. Es hilft Organisationen, einen Sinn für Ordnung und Formalität zu bewahren.

Sie können Angreifer möglicherweise nicht daran hindern, Ihre E-Mails ins Visier zu nehmen, aber Sie können ihre Angriffe mit einer effektiven E-Mail-Sicherheitsrichtlinie zunichte machen.

Wenn jeder, der Ihre E-Mail verwendet, versteht, wie die Informationen geschützt werden können, haben Cyberkriminelle keine Gelegenheit, zuzuschlagen. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis sie den Versuch aufgeben, in Ihr Netzwerk einzudringen, und zum nächsten übergehen.

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