Die 10 besten Möglichkeiten für Office-Administratoren, Google Workspace optimal zu nutzen

Ein Verwaltungsfachmann muss mit hohen Arbeitsbelastungen und anspruchsvollen Zeitplänen fertig werden. Die richtigen Apps können ihnen jedoch helfen, die Aufgaben zu automatisieren und die Prozesse nahtlos zu gestalten.

Wenn Sie Google Workspace in Ihrer Organisation verwenden, können Sie seine Tools verwenden, um gemeinsame Aufgaben zu erfüllen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Administratoren Google Workspace verwenden können.

1. Teamevents planen und organisieren

Bevor Sie Reisen für Kollegen organisieren, möchten Sie vielleicht ihre Hotel- und Flugpräferenzen kennen. Verwenden Sie Google Formulare, um eine Umfrage zur Flug- und Hotelauswahl durchzuführen, bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen.

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Bei der Verwaltung von Ereignissen auf Reisen für ein Team können Administratoren eine Gruppen-Mailingliste in Google Mail erstellen, indem sie alle an diesem Ereignis teilnehmenden Personen einbeziehen. Es erspart ihnen das Versenden einzelner E-Mails an jeden Teilnehmer. Senden Sie eine E-Mail an die Gruppe und alle Mitglieder erhalten wichtige Updates.

Viele Admin-Führungskräfte müssen als Assistenten des Managers arbeiten. Ob Sie diesen Hut für eine begrenzte oder unbestimmte Zeit tragen müssen, Sie sollten es mit voller Hingabe tun.

Mithilfe von Google Workspace-Tools wie Gmail, Kontakte und Kalender können Sie nahtlos in ihrem Namen korrespondieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, auf Ihrem Computer auf das Google Workspace-Konto zuzugreifen. Oder Sie können ihr E-Mail-Konto über IMAP mit Ihrem Google Mail-Konto verbinden.

3. Organisieren Sie die Korrespondenz mit dem gefilterten Posteingang

Jeden Tag Hunderte von E-Mails in Ihrem Posteingang zu erhalten, kann stressig sein. Aber indem Sie Ihren Posteingang organisieren, können Sie die Dinge sortieren. Wenn Sie Google Mail als Teil von haben Google Workspace, müssen Sie keinen anderen E-Mail-Client verwenden.

Mit Google Mail können Sie Labels für verschiedene Absender erstellen, sodass die eingehenden E-Mails in separaten Ordnern landen. Sie können auch festlegen, dass Gmail bestimmte E-Mails automatisch markiert, weiterleitet oder löscht, um Ihren Posteingang frei von unnötigen E-Mails zu halten.

4. Verwalten Sie mühelos E-Mails mit Vorlagen und Signatur

Das wiederholte Tippen derselben E-Mail-Nachrichten kann langweilig und irritierend sein. Sie können Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Nachrichten in Gmail erstellen. Damit können Sie bis zu 50 Vorlagen für jedes Konto erstellen und so wertvolle Zeit sparen.

Sie können diese Vorlagenfunktion auch verwenden, um mehrere Signaturen zu speichern. Wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail die entsprechende Vorlage mit der entsprechenden Signatur, je nachdem, wen Sie vertreten.

5. Kommunizieren Sie sofort mit Google Chat

Egal, ob Sie mit Ihrem Chef in Kontakt treten müssen, ohne ihn durch Telefonanrufe zu stören, oder schnell mit einem Mitarbeiter sprechen möchten, Instant Chat ist die beste Option. Mit Google Chat können Sie sie alles fragen und sie können Ihnen sofort antworten.

Auch wenn die Leute einen Telefonanruf nicht immer entgegennehmen können, können sie sich die Fragen ansehen, die Sie im Chat gestellt haben. Wenn sie beschäftigt sind, können sie sich zu ihrer passenden Zeit bei Ihnen melden.

6. To-Do-Liste erstellen und benachrichtigt werden

Das Erstellen einer To-Do-Liste für Ihre wichtigen Aufgaben ist obligatorisch, wenn Sie sie nicht vergessen möchten. Mit Google Workspace müssen Sie keine separate Aufgabenlisten-App verwenden. Mit Google Keep können Sie eine Liste mit Aufgaben erstellen, die sie erledigen möchten. Sie können dieses Online-Tool während der Besprechungen verwenden, um sich Notizen zu machen.

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Später können Administratoren das Keep-Dokument auch mit anderen relevanten Parteien teilen. Sie können Google Kalender verwenden und Aufgaben als Ereignisse hinzufügen, um Aufgabenerinnerungen zu erhalten. Darüber hinaus können Sie mit dieser App die Zeit für Erinnerungen für jede Aufgabe oder jedes Ereignis anpassen.

7. Koordinieren von Einrichtungsanfragen

Als Büroadministrator ist es oft schwierig, den Überblick über alle Einrichtungsanfragen der Mitarbeiter zu behalten. Mit Google Forms können Sie alle Anfragen an einem Ort sammeln. Erstellen Sie ein Formular für Serviceanfragen wie Wartung und Catering.

Teilen Sie es mit allen Mitarbeitern, und wenn jemand es ausfüllt, erhalten Sie so schnell eine E-Mail-Benachrichtigung und Adresse. Sie können anderen Verwaltungsmitarbeitern Zugriff auf die Formulardaten gewähren, sodass mehrere Personen die Anfragen nach Belieben prüfen können.

Administratoren können die Anfragen verwalten und die abgeschlossenen und ausstehenden Anfragen mithilfe von Google Sheets verfolgen.

8. 24/7 Zugriff auf Dateien von überall

Als Bürokaufmann/-frau dürfen Sie Ihre Tätigkeit nicht auf eine feste Arbeitszeit beschränken. Ihre Organisation möchte möglicherweise, dass Sie sofort auf eine bestimmte Datei zugreifen oder diese freigeben, auch außerhalb der Bürozeiten. Daher können Sie sich nicht auf PCs verlassen, um wichtige Bürodokumente zu speichern.

Verwenden Sie Google Drive, um die Dateien und Dokumente zu speichern, damit Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können. Außerdem können Sie die Dokumente mit Ihren Kollegen teilen.

Egal, ob Sie zu spät ins Büro kommen oder sich mit Administratoren koordinieren müssen, die in einer anderen Schicht arbeiten, die Verwendung von Shared Drive für Teamkollegen gewährleistet einen sicheren und mühelosen Zugriff.

9. Sofortige Dateifreigabe und Zusammenarbeit

Möchten Sie Dokumente sofort teilen? Erstellen Sie ein Dokument und eine Tabelle in Google Workspace und teilen Sie sie sofort mit beliebig vielen Personen. Sie können beim Teilen Rollen zuweisen, um die Sicherheit und Integrität der Datei zu gewährleisten.

Apps wie Google Docs und Google Tabellen Sie können auch direkt aus dem Dokument heraus kommunizieren. Wenn Sie möchten, dass mehrere Administratoren in Echtzeit an einer Datei arbeiten, gibt es nichts Besseres als die Google Docs-, Sheets- und Slides-Apps von Google Workspace.

Diese Apps unterstützen die Zusammenarbeit und zeigen an, welches Teammitglied Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat.

10. Koordinieren Sie die Verfügbarkeit für Meetings und Schulungen

Die Koordination der Verfügbarkeit von Mitarbeitern für Schulungen und Besprechungen sollte kein Problem mehr sein. Mit dem Kalender des Google Workspace-Tools können Sie herausfinden, wann alle verfügbar sind, und Besprechungen planen.

Administratoren können sogar separate Kalender für Veranstaltungen, Besprechungen, Schulungen und Urlaub für die Teams erstellen. So können Mitarbeiter auch ihre persönliche Zeitplanung an die im Kalender eingetragenen Veranstaltungen anpassen.

Google Workspace für Office-Administratoren

Die Verantwortung eines Büroadministrators besteht darin, alles zu koordinieren und zu überwachen, was in der Organisation vor sich geht. Während die Arbeitslast oft ihren Tribut fordert, kann die Verwendung der richtigen Apps die Aufgaben für die Administratoren erleichtern.

Unternehmen, die Google Workspace bereits verwenden, benötigen für die meisten Verwaltungsaufgaben keine zusätzlichen Tools. Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Google Workspace-Tools verwenden, können Sie die Teams verwalten, auch wenn sie von entfernten Standorten aus arbeiten.

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