Was ist ein Zeitaudit und warum ist es wichtig?

Es war ein anstrengender Arbeitstag. Sie saßen an Ihrem Schreibtisch und blickten auf Ihren Computer. Es ist Feierabend. Wenn Sie sich bereit machen zu gehen, überprüfen Sie das Arbeitsvolumen, das Sie erledigt haben. Was Sie sehen, stimmt nicht mit den eingegebenen Stunden überein. Sie fragen sich, warum das so ist.

Möglicherweise haben Sie die meiste Zeit damit verbracht, in sozialen Medien zu interagieren, anstatt die Arbeit zu erledigen, die Sie sich vorgenommen haben.

Dieses Szenario erklärt, wie viele Menschen ihre Zeit bei der Arbeit verbringen. Legen Sie einen anderen Weg für sich selbst fest, indem Sie ein Zeitaudit durchführen, um Ihre Zeit besser zu investieren.

Warum müssen Sie ein Zeitaudit durchführen?

Ein Zeitaudit ist ein systematischer Prozess, mit dem überprüft wird, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, um Ihre Ziele zu erreichen.

Wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit investieren, wirkt sich auf Ihre Produktivität aus. Die effizientesten Menschen sind diejenigen, die ihre Zeit sinnvoll nutzen. Gibt es einen besseren Weg, um zu wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, als eine Zeitprüfung durchzuführen?

Sehen wir uns einige Gründe an, warum Sie die Zeitprüfung ernster nehmen sollten.

1. Effektives Zeitmanagement

Effektives Zeitmanagement hilft Ihnen dabei verbessern Sie Ihre Work-Life-Balance. Es dämmt Exzesse ein, die Ihnen Ihre Zeit rauben.

Sie verbringen mehrere Stunden bei der Arbeit. Aber am Ende des Tages merkt man, dass nicht so viel erreicht wurde. Ein Zeitaudit hilft Ihnen, die unproduktiven Aktivitäten herauszufinden, für die Sie Ihre Zeit aufwenden.

2. Rationale Entscheidungsfindung

Ein Zeit-Audit legt die solide Grundlage, die erforderlich ist, um fundierte Entscheidungen zur Erreichung Ihres Ziels zu treffen. Sie neigen eher dazu, rationale als emotionale Entscheidungen zu treffen.

Das Erreichen von Geschäftszielen geht schneller, wenn Sie sie mit einem Zeitrahmen versehen. Mit einem effektiven Zeitaudit ermitteln Sie, wie viel Zeit Sie Ihren Zielen widmen und darauf hinarbeiten können, einige Meilensteine ​​​​innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erreichen.

3. Zeitbewusstsein und Wert

Möglicherweise investieren Sie Ihre Zeit in unproduktive Aktivitäten, ohne es zu merken. Bei der Arbeit verbringen Sie wahrscheinlich mehrere Stunden am Computer. Aber Sie sind die meiste Zeit auf Facebook beschäftigt, wenn Sie eigentlich arbeiten sollten. Am Ende des Tages wissen Sie, dass Sie Stunden an Ihrem Computer verbracht haben, aber Sie haben keine Ergebnisse vorzuweisen.

Time Audit hilft Ihnen nicht nur zu verstehen, wie wichtig Zeit ist, sondern auch, wie Sie sie investieren. Das Wissen um die unproduktiven Unternehmungen, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen, hilft Ihnen, Ihre Zeit bewusst zu nutzen.

4. Objektivität

Die Durchführung eines Zeitaudits hilft Ihnen, objektiv und nicht subjektiv zu sein. Sie sammeln die Fakten darüber, wie und wo Sie Ihre Zeit verbringen. Für jemanden, der entschlossen ist, sein Spiel in seiner Karriere oder seinem Job zu verbessern, spornt es Sie an, proaktiv mit Ihrer Zeit umzugehen, anstatt zu reagieren.

Anstatt ungeplante Ereignisse Ihre Zeit fressen zu lassen, motiviert Sie ein Zeitaudit, im Voraus einen Zeitplan für Ihre Aktivitäten zu erstellen und sich strikt daran zu halten.

Ein Wochenarbeitsplan ist eine effektive Initiative für einen proaktiven Umgang mit Ihrer Zeit bei der Arbeit. Es gibt Ihnen im Voraus Informationen über die Aktivitäten, an denen Sie während der Woche teilnehmen werden.

5. Rechenschaftspflicht

Eine ordnungsgemäße Zeitprüfung ist die Rechenschaftspflicht der Polizei. Es hält Sie nicht nur dafür verantwortlich, wie Sie Ihre Zeit verbringen, sondern gibt Ihnen auch eine Vorstellung davon, wie Sie Ihre Zeit besser nutzen können. Und wenn Sie sich nicht daran halten, zeigen sich die Folgen in all den Aufgaben, Zielen und Zielen, die Sie noch nicht erreicht haben.

Die Rechenschaftspflicht für die Zeitnutzung ist praktisch, wenn Sie mit einem Team arbeiten. Ein Zeitaudit zeigt Ihnen, wie jedes Teammitglied seine Zeit verbringt.

Die Durchführung eines effektiven Zeitaudits beinhaltet die genaue Verfolgung und Dokumentation dessen, womit Sie Ihre Zeit täglich verbringen. Daten, die aus einer erfolgreichen Zeitprüfung aufgezeichnet wurden, helfen bei der Erstellung zukünftiger Zeitdiagramme und voraussichtlicher Zeitpläne.

Es gibt grundlegende Tools, die Sie verwenden können, um das Beste aus Ihrer Auditing-Zeit herauszuholen. Hier sind einige davon.

1. Tagebuch

Ein Tagebuch ist eines der ältesten und einfachsten Werkzeuge zur Zeiterfassung, aber dennoch effektiv. Tagebücher gab es schon lange vor dem Aufkommen des Computers und des Internets. Sie hatten wahrscheinlich ein Tagebuch, in dem Sie Ereignisse in Ihrem Leben aufgeschrieben haben, als Sie aufgewachsen sind.

Molkereien sind immer noch sehr viel herum. Aber anstatt die alten gedruckten Tagebücher zu verwenden, können Sie elektronische Tagebücher verwenden, um Ihre Aktivitäten zu verfolgen.

Die in Ihrem Tagebuch enthaltenen Daten helfen Ihnen zu wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

2. Arbeitsblatt zur Zeitprüfung

Ein Zeiterfassungsarbeitsblatt ist ein elektronisches Dokument, das aufgezeichnete Daten, ausgewertete Ergebnisse und den Zeitraum des Zeiterfassungsprozesses enthält. Mit diesem Tool können Sie leicht identifizieren und Hinweise darauf geben, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Verwandt: Die besten Arbeitszeittabellen-Vorlagen, um Ihre Stunden zu verfolgen

3. Zeiterfassungssoftware

Dank technologischer Fortschritte gibt es mehrere Tools, die Sie verwenden können Verfolgen Sie Ihre Zeit und steigern Sie Ihre Produktivität.

Zeiterfassungstools wie z Bewerben sind effektiv bei der Zeitprüfung, indem sie die Aktivitäten verfolgen, an denen Sie online teilnehmen, und die Dauer jeder Aktivität anzeigen. Basierend auf Ihren Einstellungen werden Sie benachrichtigt, wenn Sie zu viel Zeit auf einer bestimmten Website oder App verbringen.

Verwandt: Die beste Zeiterfassungssoftware und Apps

6 Schritte für ein effektives Zeitaudit

Wenn Sie Ihre Zeit besser nutzen, führt dies zu einer enormen Veränderung Ihrer Arbeitsleistung. Eine Stunde für produktive Aufgaben ist wertvoller als 10 Stunden für frivole Aktivitäten. Kein Wunder, Mitarbeiter, die ihre Zeit sinnvoll investieren, sind effizienter.

Sind Sie bereit für ein Zeitaudit? Hier sind einige Schritte, die Sie anleiten.

1. Ein Ziel setzen

Warum möchten Sie eine Zeitprüfung durchführen? So einfach die Frage auch erscheinen mag, ihre Beantwortung kann schwierig sein, besonders wenn Sie nicht darüber nachgedacht haben.

Identifizieren Sie Ihr Ziel von Anfang an. Ein Verständnis dafür hilft Ihnen, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Ihnen wichtig sind. Am Ende Ihres Audits wissen Sie, wie Sie Ihre Erkenntnisse umsetzen können.

2. Legen Sie eine Frist fest

Legen Sie nach der Festlegung Ihres Ziels auch eine Frist für die Erreichung fest. Andernfalls könnte es zu lange verweilen. Notieren Sie sich die Aktivitäten, die Sie innerhalb der festgelegten Frist durchführen.

So sehr Sie Dinge sofort erledigen möchten, überstürzen Sie sie nicht. Die gesamte Essenz des Audits wird zunichte gemacht, wenn Ihre Ergebnisse nicht korrekt sind. Als Faustregel gilt, sich in moderatem Tempo zu bewegen.

3. Strategisch planen

Sie müssen einen detaillierten Plan haben, wie Sie die Ziele erreichen möchten, die Sie sich während des Zeitaudits gesetzt haben. Dieser Plan muss realistisch und nachvollziehbar sein.

Die strategische Planung Ihres Zeitaudits beinhaltet, alle Mitglieder Ihres Teams mitzunehmen und die erforderlichen Tools und Ressourcen für das Audit bereitzustellen. Ein effektiver Plan hilft Ihnen, Zeit- und Ressourcenverschwendung zu vermeiden.

4. Daten sammeln

Die Erhebung von Daten ist ein sehr wesentlicher Schritt im Zeitprüfungsprozess. Dies geschieht durch das Sammeln von Aufzeichnungen darüber, wie Sie Ihre Zeit bis zu diesem Zeitpunkt verbracht haben.

Um erfolgreich von Punkt A nach Punkt B zu gelangen, müssen Sie die Dynamik von Punkt A verstehen und diese Informationen dann als Leitfaden für den Übergang zur nächsten Phase verwenden.

5. Gesammelte Daten analysieren

Die Analyse der gesammelten Daten hilft Ihnen, den Zusammenhang zwischen Ihrem Standort und Ihrem aktuellen Standort zu erkennen. Nicht alle erhobenen Daten werden für Ihr Audit benötigt.

Sie müssen die Lücken in Ihren Daten herausfiltern, da sie die Genauigkeit Ihrer Prüfung beeinträchtigen könnten. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Daten. Diese Daten sollten analysiert und kategorisiert werden, um dem Ziel der Zeitprüfung zu entsprechen.

6. Setze Ziele

Ziele halten Sie auf Trab und geben Ihnen ein Erfolgserlebnis. Auf das sofortige Erreichen Ihrer Zeitauditziele hinzuarbeiten kann überwältigend sein, besonders wenn die Ziele groß sind.

Teilen Sie Ihre Ziele in kleine Ziele auf, die innerhalb bestimmter Zeiträume erreicht werden sollen. Wenn Sie jedes Ziel erreichen, feiern Sie sich selbst für eine gut gemachte Arbeit. Ihre positive Energie aus dem Erreichen Ihres Ziels motiviert Sie, andere Ziele zu erreichen, und bringt Sie Ihren großen Zielen näher.

Lassen Sie jede Sekunde zählen

Sie werden erstaunt sein, mit wie vielen unproduktiven Dingen Sie Ihre Zeit verbringen. Eine Zeitbilanz rückt diese Informationen in den Vordergrund und zeigt Ihnen die Aktivitäten, die Ihre kostbare Zeit verschwenden.

Die Zeit bewegt sich immer. Wenn Sie es verlieren, können Sie es nicht zurückbekommen. Wenn eine Aktivität Ihrer Karriere oder Ihrem Arbeitsleben keinen Mehrwert bringt, verdient sie Ihre Aufmerksamkeit nicht.

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