So überwinden Sie die Überlastung der Zusammenarbeit an Ihrem Arbeitsplatz

Wenn ein neues Projekt ansteht, kommt es oft vor, dass Ihr Team zusammenkommt, um zu besprechen, wie es am besten angegangen werden kann. Wenn es richtig gemacht wird, kann es Wunder für Ihre Ausgabe bewirken.

Während Sie jedoch Ihr Bestes geben, um die Früchte dieser Art von Teamarbeit zu ernten, könnten Sie sich versehentlich überfordern und ein Problem namens „Überlastung der Zusammenarbeit“ erzeugen.

In diesem Artikel besprechen wir Tipps und Tools, mit denen Sie eine Überlastung bei der Zusammenarbeit vermeiden können.

Was ist Kollaborationsüberlastung?

Eine Überlastung der Zusammenarbeit tritt auf, wenn Mitarbeiter so häufig mit Kollegen interagieren, dass dies die Produktivität behindert und sich negativ auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirkt.

Dies kann durch verschiedene Faktoren verursacht werden, wie z. B. zu viele unnötige Besprechungen, übermäßiges E-Mailen, Zugriff auf mehrere digitale Tools, zu viele Personen, die gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten oder jederzeit verfügbar sind, um auf die von Kollegen Abfragen.

In diesem Fall können Teammitglieder mit Kommunikations- und Entscheidungsaufgaben überfordert und verzettelt werden.

Dies führt in der Regel zu einer verringerten Arbeitseffizienz und Produktivität. In einigen Fällen werden all diese kollaborativen Aufgaben zu Ablenkungen, die Einzelpersonen daran hindern, die Arbeit zu erledigen, die sie selbst erledigen müssen.

Am Ende verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben, da Mitarbeiter gezwungen sind, unerledigte Arbeiten mit nach Hause zu nehmen, was zu einem Burnout führt.

Die falschen Tools können zu Verwirrung, Frustration und Überlastung bei der Zusammenarbeit führen. Umgekehrt können die richtigen Tools Ihr Team effizienter und produktiver machen.

Der erste Schritt zur Überwindung der Überlastung bei der Zusammenarbeit besteht darin, die richtigen Tools für die jeweilige Aufgabe auszuwählen. Digitale Lösungen sind nicht alle gleich und manche sind für bestimmte Aufgaben besser geeignet als andere.

Zum Beispiel gibt es viele Gründe, kollaborative Tools anstelle von E-Mail zu verwenden, einschließlich Zeitersparnis, besserem Zugriff auf Informationen und Verbesserung der Produktivität, um nur einige zu nennen.

Achten Sie bei der Auswahl von Collaboration-Tools für Ihr Team darauf, dass Sie benutzerfreundliche Tools für eine einfache Einführung und solche, die eine Integration mit anderen Apps ermöglichen, um zusammenzuarbeiten einwandfrei.

Zum Beispiel ein Team-Chat-Tool wie Locker kann sich hervorragend für die interne Kommunikation unter Kollegen eignen, während ein Aufgabenverwaltungstool wie Asana kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten, wer was wann tut. Beide Softwarelösungen verbinden sich nahtlos miteinander, sodass Sie Vermeiden Sie Kontextwechsel und verbessern Sie die Teamproduktivität und Zusammenarbeit.

2. Erstellen Sie einen klaren Workflow

Es ist wichtig, einen unkomplizierten Workflow zu erstellen, um zu vermeiden, dass zu viele Personen an demselben Projekt arbeiten. Ein klar definierter Prozess kann Verwirrung vermeiden und sicherstellen, dass jeder seine Rolle und Erwartungen kennt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern auch, ihre Zeit außerhalb der Arbeit besser zu verwalten.

Asana eignet sich hervorragend für diesen Job. Sie können ganz einfach Aufgaben von Grund auf erstellen und Ihren Teammitgliedern zuweisen oder eine der zahlreichen nutzen Vorlagen.

Wenn Ihr Team beispielsweise häufig Kundensupportanfragen bearbeitet, entwickeln Sie eine Vorlage für deren Bearbeitung, damit jeder jedes Mal den gleichen Prozess befolgt. Dies wird dazu beitragen, Entscheidungsmüdigkeit zu reduzieren und die Qualität des Endergebnisses zu verbessern. Verwenden Sie außerdem Checklisten, um Teammitgliedern dabei zu helfen, den Überblick zu behalten und zu organisieren, wodurch die Wahrscheinlichkeit minimiert wird, dass Aufgaben vergessen werden.

Ein klarer Workflow und klar definierte Rollen sind unerlässlich, um eine Überlastung der Zusammenarbeit zu vermeiden. Mit den richtigen Tools und dem Wissen, wie man sie am besten nutzt, können Sie Ihr Team produktiv zusammenarbeiten lassen, ohne sich überfordert zu fühlen.

3. Erstellen Sie ein zentrales Datenrepository

Eine praktische Möglichkeit, die Überlastung bei der Zusammenarbeit zu überwinden, besteht darin, Einrichtung eines internen Wikis um alle Ihre Dateien und Informationen zu zentralisieren. Dies wird es für Einzelpersonen einfacher machen, an einem Ort auf alles zuzugreifen, was sie brauchen, ohne jedes Mal andere Kollegen abzulenken oder mehrere Plattformen zu durchsuchen, um zu finden, was sie sind Auf der Suche nach.

Sie können dies mit einem Tool wie tun Tetra. Mit diesem Tool können Sie schnell und einfach Seiten erstellen, darauf zugreifen und sie mit Ihrem Team teilen. Es ermöglicht auch mehreren Benutzern, gleichzeitig auf Informationen zuzugreifen und diese hinzuzufügen, und verfügt über eine robuste Suchfunktion, um das Gesuchte zu finden.

Da alle relevanten Informationen an einem Ort gespeichert sind, können Teammitglieder leicht finden, was sie brauchen, ohne mehrere E-Mails durchsuchen zu müssen. Darüber hinaus lässt es sich in deinen Slack-Workspace integrieren, sodass du immer die aktuellsten Informationen zur Hand hast.

4. Nutzen Sie die Vorteile der asynchronen Kommunikation

Asynchrone Kommunikation ist eine großartige Möglichkeit, die Produktivität zu verbessern und reduzieren Sie die Überlastung der Zusammenarbeit. Anstatt beispielsweise jemanden um eine sofortige Antwort per E-Mail oder Instant Message zu bitten, wenn Sie die Antwort erst zu einem späteren Zeitpunkt benötigen, senden Sie ihm eine SMS und bitten Sie ihn, zu antworten, wenn er Zeit hat.

Diese Art der Kommunikation kann von Vorteil sein, wenn die Arbeitszeiten Ihrer Kollegen nicht mit Ihren übereinstimmen, beispielsweise wenn Sie in verschiedenen Zeitzonen remote arbeiten. Auf diese Weise können beide Parteien ihre Arbeit erledigen, ohne sich ständig gegenseitig zu unterbrechen, wenn niemand eine sofortige Reaktion benötigt.

Durch die Nutzung der asynchronen Kommunikation können Sie sich den täglichen Erhalt endloser Messaging-Benachrichtigungen ersparen und gleichzeitig produktive Teaminteraktionen aufrechterhalten. Sie können es weiter bringen, indem Sie Nutzung von stillen Meetings für eine ansprechendere Zusammenarbeit.

5. Erkennen Sie eine effektive Zusammenarbeit

Während Sie die oben genannten Techniken verwenden können, um eine Überlastung bei der Zusammenarbeit zu vermeiden, ist es wichtig, effektive Teamarbeit zu erkennen, um Mitarbeiter zu ermutigen und zu motivieren, weiterhin produktiv zusammenzuarbeiten.

Das geht ganz einfach mit Tools wie Bonusly die es Managern ermöglichen, Mitarbeiter zu erkennen, wenn sie gemeinsam an einer bestimmten Aufgabe über das Maß hinaus gehen. Bonusly integriert sich in Slack und ermöglicht eine häufige und zeitnahe Erkennung.

Effektive Zusammenarbeit ist in Reichweite

Zusammenarbeit kann in vielen Fällen eine praktikable Lösung sein, aber ein übermäßiges Vertrauen darauf kann problematisch sein. Die Überlastung der Zusammenarbeit kann eine echte Herausforderung am Arbeitsplatz sein.

Mit diesen Tipps können Sie jedoch unnötige Ablenkungen vermeiden und gleichzeitig produktive Interaktionen am Arbeitsplatz fördern. Indem Sie die Anzeichen einer Überlastung bei der Zusammenarbeit erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, können Sie dafür sorgen, dass Ihr Team harmonisch auf gemeinsame Ziele hinarbeitet.

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