5 effektive Tipps zum Verwalten überlappender Aufgaben

Sie haben so viel Zeit damit verbracht, an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten. Während Sie durch Ihre Arbeit gehen, atmen Sie erleichtert auf. Die Zeit und Mühe haben sich gelohnt. Sie könnten mit dem Ergebnis nicht zufriedener sein.

Ihr Wohlfühlmoment ist jedoch nur von kurzer Dauer, da Sie feststellen, dass jemand anderes in Ihrem Team gerade mit der gleichen Aufgabe fertig ist. Es wird noch schlimmer, wenn Sie feststellen, dass Ihr Teamkollege ebenfalls gute Arbeit geleistet hat. Sie haben zwei großartige Werke vor sich, aber Sie können nur eines verwenden. Die Zeit, Mühe und Ressourcen, die für einen von ihnen aufgewendet werden, sind völlige Verschwendung.

Was sind überlappende Aufgaben?

Überlappende Aufgaben sind Aufgaben, die entweder gleichzeitig oder nacheinander ausgeführt werden. Sie treten normalerweise auf, wenn mehr als eine Person an einem einzigen Projekt arbeitet und mehrere Versionen erstellt, wenn nur eine Version benötigt wird.

Überlappungen sind nicht nur Aufgaben vorbehalten; es kommt auch in Ihren Zeitplänen vor. Sie können zwei verschiedene Termine gleichzeitig festlegen. Und leider kann man sich nicht in zwei Teile teilen, um gleichzeitig an verschiedenen Orten zu sein. Sie müssen also auf einen der Termine verzichten.

Warum überschneiden sich Aufgaben?

Aufgaben überschneiden sich standardmäßig nicht. Es gibt Lücken in Ihren Operationen, die es ermöglichen, dass die Duplizierung unbemerkt bleibt. Und bis sie gelöst sind, werden sich Aufgaben weiterhin überschneiden, was zu einer Verschwendung von Ressourcen führt.

Sehen wir uns einige Gründe an, warum sich Aufgaben überschneiden.

1. Ineffektiver Workflow

Wie weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu? Wenn Sie keine geeignete Struktur zum Delegieren von Aufgaben haben, besteht die Möglichkeit, dass Sie dieselbe Aufgabe mehreren Personen zuweisen.

Der Kreis wird fortgesetzt, wenn Teammitglieder die Aufgaben auswählen, an denen sie arbeiten möchten, ohne zu überprüfen, ob bereits jemand anderes an demselben Projekt arbeitet.

2. Ein Mangel an Teamzusammenarbeit

Als Teamleiter liegt es in Ihrer Verantwortung, den Teamgeist in Ihrem Team aufzubauen, damit die Mitglieder zusammenarbeiten können, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Mangelnde Kooperation schafft Grauzonen. Mehrere Personen können unabhängig voneinander an einer einzigen Aufgabe arbeiten, ohne sich dessen bewusst zu sein. Selbst wenn sie an sequentiellen Aufgaben zusammenarbeiten, tun sie, was sie wollen, ohne sich mit anderen Teamkollegen zu besprechen.

3. Arbeitsüberbelastung

Effizienz und Arbeitsüberlastung passen nicht zusammen. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Ihr Bestes geben, vermeiden Sie es, ihnen zu viel Arbeit zuzuweisen.

Wann Müdigkeit setzt durch Arbeitsüberlastung ein, neigt der Workflow dazu, sich zu ändern. Anstatt einem ordnungsgemäßen Verfahren zu folgen, um sicherzustellen, dass eine Aufgabe nicht dupliziert wird, fahren sie mit der nächsten verfügbaren fort.

Die 5 besten Tipps zum Verwalten überlappender Aufgaben

Bei einem produktiven Team geht es um effektives Management. Sie können Hunderte von Mitarbeitern haben und trotzdem unproduktiv sein, wenn Sie sie nicht richtig koordinieren. Überlappende Aufgaben können Ihre Produktivität beeinträchtigen, wenn sie nicht aktiviert werden.

Schauen wir uns an, wie es geht.

1. Seien Sie offen für Aufgaben

Einer der Kernwerte der stärksten Teams am Arbeitsplatz ist Transparenz. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern genug vertrauen, um mit ihnen zu arbeiten, sollten Sie offen für die Aufgaben sein, für die sie bestimmt sind.

Jeder Mitarbeiter sollte mit Arbeitsinformationen vertraut sein. Das Auflegen aller Karten auf den Tisch informiert sie darüber, an welchen Aufgaben sie arbeiten und mit wem sie zusammenarbeiten. Wenn bei der Arbeit ein Wissensungleichgewicht besteht, arbeiten Teamkollegen möglicherweise an denselben Aufgaben, ohne sich dessen bewusst zu sein.

Menschen sind befähigt, Aufgaben schneller zu erledigen, wenn sie Vorkenntnisse darüber haben. Es gibt wenig oder keinen Raum für Aufgabenüberschneidungen, wenn das Wissen ausgeglichen ist.

2. Fortschritt messen

Gibt es einen besseren Weg, um herauszufinden, wie Mitarbeiter Aufgaben erledigen, als ihren Fortschritt zu messen? Wenn Sie Aufgaben delegieren und weggehen, wundern Sie sich nicht, wenn sie nicht pünktlich oder effektiv erledigt werden.

Indem Sie überprüfen, wie die Arbeit voranschreitet, können Sie sehen, wann Aufgaben dupliziert werden. Wenn Sie Redundanzen früh genug erkennen, können Sie sie stoppen, bevor Zeit und Ressourcen dafür verschwendet werden.

Das manuelle Nachverfolgen der Leistung der Mitarbeiter ist anspruchsvoll. Sie müssen Ihre eigene Verantwortung aufgeben und jeden Schritt genau überwachen. Aber dank Workflow-Tools können Sie den Prozess automatisieren. Sie sehen zu jedem Zeitpunkt, wie Ihre Teammitglieder mit ihren Aufgaben umgehen. Werkzeuge wie Asana hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu steigern und verhindern, dass sich Aufgaben überschneiden.

3. Kultivieren Sie effektive Kommunikation

Eine effektive Kommunikation stellt sicher, dass Nachrichten klar und ohne störende Störgeräusche übertragen werden.

Aufgabenüberschneidungen treten häufig aufgrund von Informationsmangel oder Missverständnissen auf. Wenn Mitarbeiter die ihnen erteilten Anweisungen nicht klar verstehen, arbeiten sie nach dem, was sie ihrer Meinung nach tun sollen.

Bei der Pflege einer effektiven Kommunikation geht es nicht nur um die gesprochenen oder geschriebenen Worte. Dazu gehört auch die Bereitstellung die richtigen Werkzeuge für die Kommunikation. Arbeitsanweisungen sollten zügig und ohne Verzögerungen an das Team weitergegeben werden. Wenn neue Entwicklungen auftauchen, informieren Sie die Teammitglieder sofort darüber.

4. Projektleiter ernennen

Abhängig von der Größe Ihres Teams benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Hände, die Sie bei der Überwachung der Aufgaben unterstützen.

Alle im Auge zu behalten ist nicht machbar, wenn Ihr Team groß ist. Sie benötigen Projektleiter, die auf individueller Ebene mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt treten. Der Projektmanager ist voll in die Aufgaben eingetaucht und merkt sich, was funktioniert und was nicht.

Wenn jemand Fragen zu seinen Aufgaben hat, kann er sich ganz einfach an den Vorgesetzten wenden. Es ist schwierig, Aufgaben unter der Aufsicht des Projektmanagers zu duplizieren, da er alle Aspekte des Projekts kennt.

5. Arbeitsabläufe automatisieren

Es ist einfacher, dass sich Aufgaben überschneiden, wenn sie manuell verwaltet werden. Unabhängig davon, wie sorgfältig Sie versuchen, Aufgaben zuzuweisen und zu verwalten, um Doppelarbeit zu vermeiden, können Dinge durch die Ritzen rutschen.

Durch die Einführung von Automatisierungstools für die Delegation von Aufgaben wird sichergestellt, dass keine einzelne Aufgabe doppelt ausgeführt wird. Sobald ein Teammitglied daran arbeitet, wird der Job von der Liste gestrichen.

Automatisierung ist auch für sequentielle Aufgaben effektiv. Das System ist so konfiguriert, dass die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist, bevor Sie zur nächsten übergehen können.

Lassen Sie jede Anstrengung zählen

Die Folgen überlappender Aufgaben sind langfristig. Die Zeit und die Ressourcen, die für doppelte Bemühungen aufgewendet werden, mögen an der Oberfläche unbedeutend erscheinen. Aber wenn man im Laufe der Zeit kompiliert hat, stellt man fest, dass man so viel verloren hat.

Wenn zwei Personen zwei Versionen einer Aufgabe hervorragend erledigen, wenn Sie nur eine einzige Version benötigen, wird keine der beiden Versionen besser. Die andere Person hätte all diese Anstrengungen in eine andere Aktivität stecken können, um Ihnen zwei großartige Werke zu geben, die nützlich sind.

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