Die 8 besten Möglichkeiten, Google Workspace-Apps für das Projektmanagement zu verwenden

Viele Organisationen verlassen sich auf Google Workspace als kollaborative Office-Suite. Sie wissen jedoch nicht, dass dieselben Apps auch für das Projektmanagement nützlich sein können.

Durch die Verwendung von Google Workspace-Apps können Sie diese optimal nutzen und müssen keine zusätzlichen Projektmanagement-Tools integrieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Google Workspace-Apps vollständig für das Projektmanagement nutzen können.

1. Zusammenarbeit und Verfolgung von Projektaufgaben

Die meisten Projekte erfordern die Zusammenarbeit zwischen Teamkollegen. Auch wenn Sie ein verteiltes Team haben, das an einem Projekt arbeitet, ist Cloud-basiert Google Workspace-Apps kann Ihnen die Zusammenarbeit erleichtern. Sie können Tabellen verwenden, um das Projekt zu planen und Gantt-Diagramme zu erstellen, um Aufgaben und Fristen zu verwalten.

Teammitglieder müssen ihren Fortschritt regelmäßig in der Tabelle aktualisieren. Somit enthält das Blatt immer aktuelle Informationen. Es kann auch als Aufgabenverfolgungs- oder Zeiterfassungstool für das Team fungieren.

Informieren Sie sich mit Google Kalender über freie und engagierte Stunden für jedes Teammitglied. Teilen Sie Notizen mit Teamkollegen und bleiben Sie organisiert mit a Aufgabenliste ist mit Google Keep machbar.

2. Mühelose Teamkommunikation

Es versteht sich von selbst, dass Gmail einer der besten E-Mail-Dienstleister der Welt ist. Wenn Sie Google Workspace verwenden, müssen Sie nicht lange überlegen, um eine flexible und klare Kommunikation zwischen Ihren Teammitgliedern zu gewährleisten. Gmail ist hier, um eine nahtlose Teamkommunikation zu ermöglichen.

Sie können eine E-Mail-Liste „Gruppen“ erstellen und alle Teammitglieder dieser Gruppe hinzufügen. Dann können Sie nur eine E-Mail-Adresse verwenden, um Informationen, Ressourcen und Updates mit dem gesamten Team zu teilen.

Personen, die gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten, können E-Mails zu verschiedenen Projekten mit einem Label versehen. Daher werden E-Mails mit unterschiedlichen Labels in separaten Ordnern gespeichert. Sie können die wichtigen E-Mails auch mit einem Stern markieren, um sie schnell zu finden.

3. Planen Sie Ihre Teamressourcen für das Projekt

Projektmanagern fällt es oft schwer, Teammitgliedern Aufgaben für ein neues Projekt zuzuweisen und zu planen, während andere Projekte laufen. Wenn sie Google Workspace verwenden, kann die Kalender-App eine einfache Lösung für dieses Problem bieten.

Teammitglieder können ihre Aufgaben und Zeitpläne in einem gemeinsamen Kalender markieren. So weiß jeder, wer bis zu welchem ​​Datum beschäftigt ist und weist entsprechend neue Aufgaben zu. Teams können damit Fristen und Meilensteine ​​überwachen und sich erinnern lassen.

Sie können separate Teamkalender erstellen, um Urlaube, Besprechungen und Schulungssitzungen zu verfolgen.

4. Digitale Daten teilen und speichern

Moderne Projekte benötigen einen sicheren Speicher für Dateien und Dokumente, die geschäftskritische Daten enthalten. Gleichzeitig sollten die Projektmitglieder rund um die Uhr darauf zugreifen können. Die Google Drive-App dient zum Speichern all Ihrer projektbezogenen Dateien, Dokumente, Bilder und Videos.

Diese Cloud-basierte Dateispeicher-App kann Ihre Dateien sicher speichern. Wenn Sie Änderungen an den Dateien vornehmen, werden sie sofort synchronisiert. Somit kann jedes andere Teammitglied auf die aktualisierten Inhalte zugreifen.

Die Freigabe- und Zugriffssteuerung von Google Drive macht die Zusammenarbeit problemlos. Sie können beispielsweise eine Entwurfskopie einer Datei zur Genehmigung mit dem Kunden teilen, mit der Berechtigung, das Dokument nur anzuzeigen.

Außerdem können Sie separate geteilte Ablagen für verschiedene Projektteams erstellen und diese für den schnellen Zugriff mit ihnen teilen.

5. Berichte und Präsentationen erstellen

Suchen Sie ein Tool, um auffällige und erklärende Berichte zu erstellen? Möchten Sie verschiedene Diagramme und Grafiken in diese Berichte einfügen? Google Tabellen ist die App für Sie. Es hilft Ihnen, jede Art von numerischen Daten im am besten geeigneten Stil zu teilen. Es ermöglicht Ihnen auch, gemeinsam an einem Bericht zu arbeiten.

Präsentation ist ein weiterer wichtiger Bestandteil von Projekten. Der Google-Präsentationen app ist das perfekte Tool zum Erstellen von Präsentationen von Google Workspace. Sie können es verwenden, um Ihre Vision zu teilen, die Teamleistung zu beschreiben und wichtige Daten zu visualisieren.

Während Sie aus der Ferne arbeiten, ist es auch möglich, die Google Slides-Präsentationen während Videokonferenzen über die Bildschirmfreigabefunktion von Google Meet zu teilen.

6. Projekt online nehmen

Sites ist die Google Workspace-App, mit der Sie ohne Programmier- oder Designkenntnisse qualitativ hochwertige Websites erstellen können. Sie können Google Sites für ein Projekt, eine Veranstaltung oder ein Team verwenden.

Sie können Google Sites als Hub verwenden, um alle Dokumente, Updates, Zeitpläne, Kalender und Ergebnisse zu speichern. Es ermöglicht allen Teamkollegen, von einem Ort aus auf alle projektbezogenen Informationen zuzugreifen.

7. Teambesprechungen und Gespräche

Teams, die an einem Projekt arbeiten, müssen ständig in Kontakt bleiben. Neben E-Mails können sie Google Workspace Chat für Instant Messaging und die Videoanruf-App Google Meet für virtuelle Meetings verwenden.

Neben Direktnachrichten an einzelne Mitglieder unterstützt Google Chat auch Gruppenunterhaltungen, sodass Teams von entfernten Orten aus reibungslos zusammenarbeiten können. Während Sie den Chat verwenden, können Sie auch Dateien mit anderen teilen und an einer Aufgabe arbeiten.

Google Meet unterstützt sowohl Audio- als auch Videoanrufe, sodass Sie jederzeit mit Ihren Kollegen in Kontakt treten können. Sie können während einer Besprechung in Google Meet immer nebeneinander an einem Dokument arbeiten – das bringt die Zusammenarbeit auf die nächste Ebene.

Während eines Meetings können Sie die Keep-App auch verwenden, um Notizen zu machen und Protokolle zu schreiben. Sie können diese Notizen einfach teilen und an andere Dokumente anhängen.

8. Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit

Teams, die an Projekten arbeiten, müssen zahlreiche Dokumente verwalten. Die Situation wird problematisch, wenn sie an diesen Dokumenten zusammenarbeiten müssen. Die manuelle Verteilung der Dokumente und deren separate Bearbeitung kann die Leistung des Teams beeinträchtigen und zu Projektverzögerungen führen.

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Nutzer von Google Workspace können Docs und Sheets ausprobieren, um Dokumente zu verwalten. Mehrere Personen können auf diese Dokumente zugreifen und gleichzeitig daran arbeiten. Egal, welche Änderungen Sie an den Dokumenten und Tabellenkalkulationen vornehmen, diese sind in Echtzeit sichtbar.

Es ist auch möglich, dieselben Dokumente zu kommentieren und Feedback zu geben. Mit der Versionshistorie können Sie ganz einfach nachverfolgen, wer wann die Änderungen an den Dokumenten vorgenommen hat.

Projektmanagement leicht gemacht mit Google Workspace

Unternehmen verwenden häufig mehrere Apps und Tools, um verschiedene Aspekte eines Projekts zu verwalten. Wenn Sie bereits Google Workspace-Apps verwenden, können Ihnen diese auch beim Projektmanagement helfen.

Da Sie nun wissen, wie Sie mit seinen Apps projektbezogene Aufgaben verwalten, wird die Projektverwaltung einfacher. Es gibt jedoch andere Anbieter von Arbeitsplatzeinrichtungen als Google, die Sie möglicherweise überprüfen möchten.

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