So verknüpfen Sie Excel-Daten mit Ihrer PowerPoint-Präsentation

Sie möchten immer die neuesten Daten zur Verfügung haben, wenn Sie eine Präsentation halten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Folien genau sind und die Realitäten vor Ort widerspiegeln.

Manchmal müssen Sie jedoch eine Präsentation erstellen, da Ihre Kollegen noch Daten zusammenstellen. Wie können Sie sicherstellen, dass alle Änderungen, die sie in Ihrer Excel-Datenbank vornehmen, in Ihrer PowerPoint-Folie widergespiegelt werden?

Hier kommt die Funktion Link einfügen ins Spiel. So verwenden Sie es, um sicherzustellen, dass Sie immer über die neuesten Datenbank- und Diagramminformationen in Ihrer Präsentation verfügen.

Um Ihre Excel-Tabelle mit Ihrer Präsentation zu verknüpfen, muss diese zunächst vorhanden sein. Wenn Ihre Kollegen sie noch nicht erstellt haben, können Sie eine Platzhaltertabelle erstellen, die Sie auswählen und kopieren und dann von Ihren Teamkollegen aktualisieren lassen können. Nachdem Sie die Anfangsdaten erstellt haben, führen Sie die unten beschriebenen Schritte aus.

1. Wählen Sie die Tabelle aus, die Sie in Ihre Präsentation kopieren möchten.
2. Klicke auf Kopieren oder drücke Strg + C (Befehl + C für Mac-Benutzer).
3. Offen Microsoft Powerpoint.
4. Öffnen Sie die Dateipräsentation, an der Sie gerade arbeiten, falls Sie bereits eine haben. andernfalls klicke auf Leere Präsentation.
5. Gehen Sie auf einer leeren Folie zum Menüband der Startseite.
6. Klicken Sie auf Pfeil nach unten unter dem Symbol einfügen.
7. Wählen Spezial einfügen…
8. Wählen Sie im Fenster Inhalte einfügen die Option Link einfügen Radio knopf.
9. Wählen Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt.
10. Drücken Sie OK.

Sobald Sie fertig sind, sehen Sie, dass die Tabelle, die Sie aus Excel kopiert haben, in Ihrer PowerPoint-Präsentation angezeigt wird.

Sie müssen jedoch auf die Excel-Quelldatei zugreifen, um den Inhalt oder die Formatierung der hinzugefügten Tabelle zu bearbeiten. Dazu können Sie die Datei öffnen, in der Sie sie gespeichert haben; oder Sie können auf die Tabelle doppelklicken und die Quelldatei wird automatisch geöffnet.

Verwandt: So organisieren Sie Ihre Tabellenkalkulationen in Excel

Erstellen eines dynamischen Diagramms

Eine der einfachsten Möglichkeiten zum Visualisieren, Vergleichen und Analysieren von Daten und Trends ist die Verwendung von Diagrammen. Wenn Sie jedoch ein Diagramm aus der soeben erstellten verknüpften Excel-Tabelle erstellen möchten, müssen Sie dies zuerst aus der Quelldatei tun. Nachdem Sie das Diagramm erstellt haben, können Sie es kopieren und mit Ihrer PowerPoint-Datei verknüpfen. So geht's.

1. Wählen Sie das Diagramm aus, das Sie in Excel erstellen.
2. Klicke auf Kopieren oder drücke Strg + C (Befehl + C für Mac-Benutzer).
3. Offen Microsoft Powerpoint.
4. Gehen Sie zu der Folie, auf der Sie das gerade kopierte Diagramm platzieren möchten.
5. Auf der HeimMenüband, Klicken Sie auf Pfeil nach unten unter dem Symbol einfügen.
6. Im Einfügeoptionen, du kannst entweder wählen Zielthema und Linkdaten verwenden (L) oder Quellformatierung beibehalten und Daten verknüpfen (F). Dies sind das dritte bzw. vierte Symbol. Mit der ersten Option können Sie das Design verwenden, das Sie für Ihre Präsentation verwenden, während die zweite das Erscheinungsbild Ihrer Excel-Quelldatei beibehält.
7. Nachdem Sie Ihr Diagramm eingefügt haben, können Sie es nach Bedarf verschieben.

Verwandt: So erstellen Sie leistungsstarke Grafiken und Diagramme in Microsoft Excel

Aktualisieren Ihres Diagramms

Wenn Sie Änderungen an Ihrem Diagramm vornehmen müssen, müssen Sie leider die Quelldaten in Excel öffnen. Wenn Sie Zugriff auf die Excel-Datei haben, können Sie einfach Änderungen direkt vornehmen, und diese sollte sich automatisch im PowerPoint-Diagramm widerspiegeln.

Wenn Sie die Excel-Datei nicht geöffnet haben, können Sie Rechtsklick auf dem PowerPoint-Diagramm, und wählen Sie dann Daten bearbeiten > Daten in Excel bearbeiten im Kontextmenü. Sie können auch auswählen Daten bearbeiten > Daten bearbeiten um ein kleines Fenster zu öffnen, wenn Sie nur geringfügige Änderungen vornehmen müssen.

Falls sich die von Ihnen vorgenommenen Änderungen nicht automatisch im PowerPoint-Diagramm widerspiegeln, können Sie es manuell aktualisieren. Klicken Sie dazu auf Ihr Diagramm, gehen Sie zum Menüband für Diagrammdesign, dann klicke auf Daten aktualisieren. Dadurch werden die neuesten Informationen aus der verknüpften Excel-Datei abgerufen und die in Ihrem PowerPoint-Diagramm angezeigten Informationen aktualisiert.

Im Gegensatz zu Ihrer Excel-Datentabelle wirken sich alle Änderungen, die Sie am Diagrammdesign in Excel vornehmen, nicht auf Ihr Diagramm in PowerPoint aus. Aus diesem Grund müssen Sie das Design und die Handhabung des Diagramms, aus dem Sie kopieren, in Excel abschließen, bevor Sie es in Ihre Präsentation kopieren.

Alternativ können Sie Designänderungen an Ihrem PowerPoint-Diagramm unabhängig vornehmen. Das bedeutet, dass Sie das Aussehen Ihres Präsentationsdiagramms ändern können, ohne das Diagramm zu beeinflussen, das Sie aus Excel kopiert haben.

Um diese Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf Ihr Diagramm und gehen Sie dann zum Menüband für Diagrammdesign. Sie können wählen, wie sich das Diagramm unten anfühlt Diagrammstile. Wenn Sie der Meinung sind, dass der aktuelle Diagrammtyp nicht gut zu Ihrer Präsentation passt, können Sie ihn sogar ändern.

Klicke auf Diagrammtyp ändern um ein neues Fenster zu öffnen. Von dort aus können Sie in der linken Spalte jeden beliebigen Diagrammtyp auswählen.

Verwandt: Wie erstelle ich ein Liniendiagramm in Excel?

Manchmal können Sie sich nicht erinnern, ob die Tabellen und Diagramme in Ihrer Präsentation mit einer Excel-Datei verknüpft sind. Oder es kann sein, dass Sie Ihre PowerPoint-Daten mit einer Tabelle verknüpft haben, sich aber nicht mehr erinnern können, wo Sie sie gespeichert haben.

Sie können die PowerPoint-Datei direkt überprüfen, ob sie mit einer Datei verknüpft ist und wo sich diese Dateien befinden. Klicken Sie dazu auf Datei in dem Menüband. Gehen Sie im sich öffnenden Vollbildmenü zu Die Info in der linken Spalte.

Unter dem Die Info Fenster, auf dem rechte Hand Spalte, gehe zu Zugehörige Unterlagen. Klicke auf Dateispeicherort öffnen um zu sehen, wo die verknüpften Dateien gespeichert sind.

Wenn Sie die verknüpften Excel-Dateien verschoben haben, klicken Sie auf Links zu Dateien bearbeiten. Ein Verknüpfungsfenster wird angezeigt, in dem jedes verknüpfte Objekt und der Speicherort der daran angehängten Datei angezeigt werden. Das Fenster bietet Ihnen vier Auswahlmöglichkeiten:

• Jetzt aktualisieren: Aktualisieren Sie die Daten des Objekts auf die neuesten Änderungen in der verknüpften Datei.
• Open Source: Öffnet die verknüpfte Excel-Datei.
• Quelle ändern…: Öffnet ein Datei-Explorer-Fenster, um die verknüpfte Datei zu ändern.
• Link aufheben: Entfernt den Link aus Ihrer Präsentation.

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden

Diese raffinierte Funktion erschien erstmals in Microsoft Office 2010 und steht seitdem allen Office-Benutzern zur Verfügung. Wenn Sie also eine Präsentation auf der Grundlage unvollständiger Daten erstellen, müssen Sie sich in Zukunft nicht mehr darum kümmern, diese manuell zu aktualisieren.

Indem Sie die Excel-Informationen kopieren und dann als verknüpftes Element in Ihre Präsentation einfügen, werden die neuesten Daten garantiert automatisch in Ihre PowerPoint-Datei aktualisiert.

10 PowerPoint-Tipps zur Vorbereitung einer professionellen Präsentation

Verwenden Sie diese Microsoft PowerPoint-Tipps, um häufige Fehler zu vermeiden, Ihr Publikum zu beschäftigen und eine professionelle Präsentation zu erstellen.

Weiter lesen

Über den Autor