So schreiben Sie schnell eine effektive E-Mail (4 KI-Tools, die Sie verwenden können)

Im Gegensatz zu normalen Textnachrichten ist das Schreiben von E-Mails anders. Die Leute neigen dazu, zu viel nachzudenken, wenn es darum geht, eine E-Mail von Grund auf neu zu verfassen. Sie fragen sich, was Sie aufnehmen, was Sie vermeiden sollten, und weiß Gott, ob das, was Sie gerade schreiben, überhaupt richtig ist?

Als Dienstleister muss ich täglich dutzende E-Mails schreiben. Und das macht mich zur perfekten Person, um Ihre Fragen zu beantworten.

Mit den richtigen Informationen wird das schnellere Schreiben effektiver E-Mails so einfach wie das Eingeben einer Nachricht in eine Chat-App. Dann können Sie auch KI-Tools verwenden, um den Prozess zu beschleunigen. Hier ist wie.

10 Tipps zum schnelleren Schreiben effektiver E-Mails

1. Behandeln Sie die Betreffzeile als Zusammenfassung Ihrer E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail senden müssen, müssen Sie sich als Erstes darum kümmern eine starke Betreffzeile schreiben. Es ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht, und jede E-Mail mit einer schlechten oder keiner Betreffzeile kann gelöscht werden oder im Spam-Ordner landen.

Daher benötigen Sie möglicherweise eine zusätzliche Minute zum Nachdenken und Schreiben. Der einfachste Weg, um zu verhindern, dass Ihre Betreffzeilen allgemein oder vage sind, besteht darin, sie als Überschriften zu behandeln. Alles, was Sie tun müssen, ist Ihre E-Mail prägnant und dennoch informativ zusammenzufassen.

2. Grüße Sie

Nach Ihrer Betreffzeile müssen Sie den Ton für Ihre E-Mail angeben und beim Empfänger Eindruck machen. Sie zu begrüßen, formell oder informell, ist der perfekte Weg, dies zu tun. Wenn Sie verwirrt sind, entscheiden Sie sich für den formellen Weg.

Hier sind die verschiedenen Möglichkeiten, Ihre Empfänger zu begrüßen:

• Hallo: Dies ist für direkte und freundliche Gespräche.
• Hallo: Es ist einfach und höflich.
• Liebling: Es ist ein bisschen unnatürlich, aber Sie können es verwenden, während Sie eine Führungskraft oder so kontaktieren.

3. Einen Eröffnungssatz hinzufügen

Nachdem Sie Ihren Empfänger begrüßt haben, müssen Sie unbedingt darüber sprechen, worum es in Ihrer E-Mail geht, aber halten Sie für eine Sekunde inne. Bevor Sie etwas sagen, schreiben Sie einen Eröffnungssatz, um Ihre E-Mail mit einem guten Fluss zu beginnen.

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, eine Eröffnungszeile hinzuzufügen.

Hier sind ein paar Beispiele, die Sie direkt verwenden können:

• Erlauben Sie mir mich vorzustellen.
• Es ist schön, von dir zu hören.
• Ich hoffe es geht dir gut.
• Ich melde mich wegen ____
• Danke für das Update.
• Ich melde mich am ____ an
• Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem (jüngsten Erfolg).

4. Stelle dich vor

Wenn Sie jemandem zum ersten Mal eine E-Mail senden, müssen Sie sich vorstellen, bevor Sie über etwas anderes sprechen.

Obwohl die Leute normalerweise stundenlang reden, kommen sie ins Schwitzen, wenn sie gebeten werden, sich vorzustellen. Mach dir keine Sorge. Es muss nicht so sein. Verwenden Sie zur Vereinfachung eines der folgenden Formate.

• Mein Name ist (Vollständiger Name) und ich bin (Ihre aktuelle Rolle).
• Ich heiße (vollständiger Name) und arbeite für eine (Branchen-)Firma namens (Firmenname).

Die beste Vorgehensweise besteht darin, nur ein oder zwei Sätze über sich selbst aufzunehmen, und nicht mehr.

5. Schnell auf den Punkt kommen

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail für den Empfänger wertvoll ist, besteht darin, die gewünschten Informationen schnell zuzustellen. Mit anderen Worten, kommen Sie schneller zum Punkt.

Sie haben Ihren Empfänger begrüßt, eine Eröffnungszeile geschrieben / sich selbst vorgestellt, jetzt schreiben Sie, warum Sie ihm eine E-Mail senden. Wenn Sie mehrere Dinge besprechen müssen, priorisieren Sie diese und beginnen Sie Ihre E-Mail mit dem Wichtigsten. Es kann eine Frage beantworten oder eine Anfrage stellen.

Verwandt: Gmail-Hacks, die Ihnen helfen, mehr zu erledigen

6. Enthalten Sie eine große Idee

Wenn sich Ihre E-Mail als etwas langatmig herausstellt, nehmen Sie einen Tipp aus dem regelmäßigen Schreiben von Inhalten und fügen Sie am Ende eine Schlussfolgerung oder eine große Idee hinzu.

Es wird den Fokus auf das Wichtigste lenken. Zum Beispiel müssen Sie zuerst etwas erledigen oder Sie benötigen sofort eine Antwort, um mit einem Projekt fortzufahren usw. Sie können auch eine Schlussfolgerung hinzufügen, indem Sie Folgendes sagen: Die wichtigste Erkenntnis aus unserer Diskussion ist [____].

7. Halten Sie es kurz

Ein durchschnittlicher Fachmann erhält über hundert E-Mails pro Tag. Dies impliziert, dass die meisten Personen, die Sie kontaktieren, beschäftigt sind. Egal, wie sehr sie dich mögen, sie werden wahrscheinlich nicht zu jeder Art von Geschwafel aufgelegt sein. Halten Sie Ihre E-Mails also kurz und bündig.

Ein weiterer Nachteil langer E-Mails besteht darin, dass sie manchmal vage werden, den Kernpunkt verfehlen oder sogar zu Missverständnissen führen können.

8. Seien Sie respektvoll und großzügig

Das Schöne daran, respektvolle und höfliche E-Mails zu schreiben, ist, dass Sie mit jemandem nicht einverstanden sind, alternative Meinungen vertreten oder sogar um Gefallen bitten, aber sie werden immer noch in Ordnung klingen.

Wenn Sie vorhaben, so etwas in Ihrer E-Mail zu tun, sollten Sie sich zuerst bei Ihrem Empfänger bedanken oder ihm ein Kompliment für seine Arbeit oder Ideen machen. Präsentieren Sie dann Ihre Meinung, ohne direkt zu sagen, was schlecht oder völlig falsch war.

9. Schlusssatz hinzufügen

Ihre Schlusszeile hängt von der Art der Antwort ab, die Sie von der Person erwarten, der Sie eine E-Mail senden. Sie können Ihre E-Mail je nach Kontext mit einer Aussage oder einer geschlossenen Frage beenden. Vermeiden Sie es jedoch um jeden Preis, mit einer offenen Frage zu schließen.

Das liegt vor allem daran, dass eine Aussage und eine geschlossene Frage Ihrem Gespräch eine Richtung geben, den Überblick behalten und eine Antwort sicherstellen.

Allerdings vergrößert eine offene Frage den Diskussionsthread unnötig. Außerdem kann es sein, dass Ihre E-Mail völlig ignoriert wird, wenn Sie jemanden kontaktieren, der sehr beschäftigt ist.

Hier ist ein Beispiel für eine geschlossene Frage.

Lassen Sie uns das in einem Anruf weiter besprechen. Welche Zeit passt am besten zu Ihnen? [Zeit 1] [Zeit 2] [Zeit 3]

Es erleichtert Ihrem Empfänger die Entscheidungsfindung.

Auf der anderen Seite ist hier ein Beispiel für eine offene Frage.

Wir können es in einem Anruf weiter besprechen. Also, wann hast du frei?

Es übt Druck auf Ihren Empfänger aus, seinen Kalender zu überprüfen, bevor er antwortet, was es schwierig macht, Maßnahmen zu ergreifen.

Darüber hinaus kann eine Erklärung auch eine gute Idee sein, um sie einer E-Mail hinzuzufügen. Beispielsweise:

Ich freue mich von Ihnen zu hören/mit Ihnen zu arbeiten. Einen schönen Tag noch. Danke schön.

10. Abmelden

Schließlich können Sie Ihre E-Mail je nach Kontext Ihrer E-Mail mit einer dieser Abmeldephrasen beenden.

• Mit freundlichen Grüße
• Grüße
• Aufrichtig
• Am besten
• Beifall
• Die besten Wünsche

All diese Tipps reichen aus, um Ihnen beim Komponieren zu helfen und Beantworte alle E-Mails richtig.

Wenn Sie auf der Suche nach neuen Projekten oder einem neuen Job sind oder wenn Sie in Ihrem aktuellen Job mehrere E-Mails pro Tag senden müssen, können diese KI-Tools hilfreich sein.

Dieses Tool hilft Ihnen, benutzerdefinierte Eröffnungszeilen basierend auf den LinkedIn-Profildaten Ihrer Empfänger zu erstellen. Alles, was Sie tun müssen, ist, die LinkedIn-URL des Empfängers im Tool hinzuzufügen, und es werden einzigartige Eröffnungszeilen basierend auf seinen Profildetails angezeigt.

Das Tool kostet 36 US-Dollar pro Monat für bis zu 200 Eröffnungszeilen.

SmartWriter.ai hilft Ihnen beim Sammeln von Daten aus dem öffentlichen Profil Ihres Empfängers und den Nachrichten, in denen er erwähnt wird. Es hilft Ihnen, personalisierte E-Mails für die Personen zu erstellen, die Sie erreichen.

Sie können es verwenden, um kalte E-Mails oder LinkedIn-Nachrichten zur Kontaktaufnahme zu senden. Das Abonnement für das Tool beginnt bei 49 US-Dollar pro Monat.

Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen und Finanzierung benötigen, kann Snazzy.ai das perfekte Tool für Sie sein. Es hilft Ihnen mit E-Mail-Vorlagen, um VCs oder Angel-Investoren zu präsentieren.

Aber zuerst müssen Sie ein Konto auf der Plattform erstellen. Um mit dem Versenden von E-Mails zu beginnen, geben Sie die gewünschte Zielgruppe, die gesuchten Keywords und die Beschreibung Ihres Angebots ein. Und Sie sparen viel Zeit, indem Sie einen personalisierten ersten Entwurf bereitstellen.

Danach können Sie es ein wenig optimieren, um die Perfektion zu gewährleisten. Das Abonnement beginnt bei $25 pro Monat.

Dies ist ein weiteres KI-Tool, das Ihnen hilft, den perfekten Haken für Ihre Empfänger zu finden. Um mit Lyne.ai zu beginnen, geben Sie die CSV-Datei Ihrer potenziellen Kunden mit ihren geschäftlichen E-Mails oder ihren LinkedIn-Profil-URLs ein.

Sie können auch entscheiden, wie viele Sätze das Tool für die Eröffnung schreiben soll, zum Beispiel 1-2 Sätze oder 3-4 Sätze usw. Das Abonnement beginnt bei 99 US-Dollar pro Monat.

E-Mails schreiben war noch nie so einfach

Wenn Sie es jemals als schwierig empfunden haben, alle Punkte zu sammeln, um eine gute E-Mail zu verfassen, endet Ihr Kampf heute.

Verwenden Sie diese Tipps oder Tools, um Ihre nächste effektive E-Mail schneller zu schreiben!

Die 4 besten E-Mail-Apps für Windows, von denen Sie noch nie gehört haben

Wir alle kennen die klassischen Windows-E-Mail-Apps, die jeder gerne verwendet. Wie wäre es also mit einigen, von denen Sie noch nie gehört haben?

Weiter lesen

Über den Autor