So verwenden Sie Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint gemeinsam für die kollaborative Arbeit

Möglicherweise sehen Sie in letzter Zeit einen Anstieg der Anzahl von kollaborativen Workspace-Apps. Wenn Sie einen Plan für Microsoft 365 haben, benötigen Sie keine zusätzlichen Tools für die Remotearbeit. Alles, was Sie brauchen, sind Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint für eine hochproduktive und ablenkungsfreie Zusammenarbeit zu Hause oder im Büro.

In diesem Artikel besprechen wir, wie Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint Ihnen bei der Aufgaben-/Dokumentenverwaltung, der Remote-Zusammenarbeit und beim Führen von Unterhaltungen helfen können.

Microsoft Teams für kollaboratives Arbeiten

Microsoft Teams verfolgt einen 360-Grad-Ansatz für Zusammenarbeit und Kommunikation. Sie und Ihr Team können sich einfach direkt aus den Teams um viele Aspekte des Projekts kümmern. Sie können Teambesprechungen, Einzelgespräche, Messaging, Dateizugriff und die Arbeit an Fehlern durchführen.

Im Folgenden sind die wichtigsten kollaborativen, arbeitsorientierten Funktionen von Microsoft Teams aufgeführt, die es Remote- und Hybridteams ermöglichen, ihre volle Kapazität zu nutzen:

1. Anrufe, Besprechungen und SMS

Microsoft Teams ist eine robuste App für Teamanrufe und Besprechungen. Sie können Besprechungen im Outlook-Kalender für Teambesprechungen einer bestimmten Teamgruppe planen.

Jedes Mitglied erhält automatische Benachrichtigungen, damit niemand wichtige Projektmeetings verpasst. Teams ermöglichen es Teammitgliedern auch von entfernten Standorten aus, an der Besprechung durch Telefonanrufe teilzunehmen.

Microsoft Teams folgt dem Thread-Format für Gruppentexte. Machen Sie die Aufmerksamkeit der Teammitglieder auf sich, indem Sie sie mit markieren @ während des Messaging unterschreiben.

2. Bildschirm teilen

Klicken Sie während der Teambesprechungen auf das Inhalte teilen Schaltfläche, um verschiedene Assets Ihres Computers zu teilen. Mit Microsoft Teams können Sie Folgendes teilen:

• Desktop für nahtlose Zusammenarbeit mit mehreren Fenstern, Pop-ups, Benachrichtigungen und Apps.
• Ein bestimmtes Fenster, wenn Sie sich auf einen bestimmten Inhalt konzentrieren und Desktop-Aktivitäten privat halten müssen.
• PowerPoint-Präsentationen. Das Publikum kann sich durch die Folien bewegen, wenn es möchte.
• Microsoft Whiteboard für kollaboratives UI/UX-Design, Produktdesign und vieles mehr.

3. Öffentliche und private Teams

Mit öffentlichen Teamkanälen können Sie frei mit externen Kontakten zusammenarbeiten. Erstellen Sie beispielsweise öffentliche Gruppen für Grafikdesigner und App-Entwickler, wenn Sie mit den Entwicklern des Kunden zusammenarbeiten.

Wenn Sie an etwas außerhalb des Kundenprojekts arbeiten, ist es besser, einen privaten Teamkanal für Teammitglieder zu erstellen. Sie können Dateien freigeben, Ideen diskutieren und Entscheidungen treffen, die außerhalb des Zuständigkeitsbereichs des Kunden liegen.

OneDrive für kollaboratives Arbeiten

OneDrive ist ein Microsoft Cloud-Speicherdienst mit hervorragender Datensicherheit. Das Tool macht es Teammitgliedern leicht, von überall auf Projektdateien und Dokumente zuzugreifen.

Wenn Sie ein Team in Microsoft Teams einrichten, wird OneDrive zum standardmäßigen Cloudspeicher. Für die kollaborative Arbeit im Team oder zwischen den Teams können Sie folgende Funktionen nutzen:

1. Dateien speichern und synchronisieren

Sie können für jedes Projekt eine gemeinsame Bibliothek erstellen. Fügen Sie dann die Teammitglieder hinzu, die an dem Projekt arbeiten müssen. Jetzt können alle Mitglieder auf alle Dateien zugreifen, die Sie in dieser Bibliothek erstellen oder hochladen.

Die Apps von OneDrive synchronisieren Ihr Gerät mit der Cloud-Plattform und speichern automatisch die neueste Datei auf dem lokalen Laufwerk. So können Sie und Ihr Team auch dann an Projektdokumenten arbeiten, wenn das Internet längere Zeit nicht verfügbar ist. Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist jedoch nicht verfügbar, wenn Ihr Gerät offline ist.

2. Freigabe und Zugriff steuern

Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Daten. Sofern Sie keine Datei in einer Microsoft Teams-Gruppe oder freigegebenen Bibliothek von OneDrive freigeben, ist Ihre Datei völlig privat. Wenn Sie eine Datei dringend freigeben müssen, ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in eine freigegebene Bibliothek oder Teams-Gruppe.

Sie können verschiedene Zugriffskontrollen für Projektdateien und Dokumente festlegen. Nehmen wir an, Sie arbeiten an einem Blog für den kommenden Computer Security Day. Sie brauchen kreativen Input vom Team.

Sie können den Inhaltslink manuell mit einigen Teammitgliedern teilen und nicht unnötig mit dem gesamten Team teilen. Anschließend können Sie das Herunterladen von Inhalten einschränken, nur einen Überprüfungszugriff gewähren usw.

3. Tagging-Mitarbeiter

Inhaltsredakteure, Herausgeber und Projektmanager können ihre Aufgabenbelastung durch die Implementierung von Dokumenten-Tagging reduzieren. Wenn Sie einen Blog-Entwurf bearbeiten und der Autor einige historische Daten zum Inhalt hinzufügen muss, können Sie diese einfach mit dem im Dokument erwähnen @ Unterschrift.

Der Autor oder Ersteller von Inhalten erhält eine automatische E-Mail mit einem Link zur Datei und einem Kommentar. Es besteht keine Notwendigkeit, den Ersteller von Inhalten durch Messaging-Apps oder Sprachanrufe zu verfolgen. Das spart Ihnen und Ihrem Team viel Zeit.

4. Echtzeit-Bearbeitung

Sie können die Zeit für die Erstellung und Genehmigung von Inhalten verkürzen, indem Sie auf die Echtzeitbearbeitung umstellen. Bei Inhaltsprojekten mit hohem Volumen sollte Ihr Team diesen Ansatz verfolgen.

Sie und Ihr Projektteam können dieselbe Excel-, Word- oder PowerPoint-Datei im Browser öffnen. Alle Änderungen, die die Ersteller, Bearbeiter und Genehmiger von Inhalten vornehmen, werden allen Mitbearbeitern angezeigt.

SharePoint für kollaboratives Arbeiten

Sie können Microsoft SharePoint als Standard-Intranetportal für jedes Projekt verwenden. Sie können Aufgaben, Berichte, Workflows und Ergebnisse jedes Projekts sicher online bereitstellen, ohne einen Back-End-Server verwalten zu müssen.

Hier ist eine Liste der Funktionen von SharePoint, die Sie für die Zusammenarbeit mit einer vollständig entfernten oder hybriden Belegschaft verwenden möchten:

1. Inhaltsverwaltung

Sie können Projektdaten wie Dokumente, Dateien, Bilder, Design-Assets, Telefonkontakte, E-Mail-Kontakte und Videos mühelos auf SharePoint verwalten. Sie können für jede Datei auf einer SharePoint-Site separate Segmente erstellen.

Sie können ein auf Metadaten basierendes Suchprogramm hinzufügen, damit Teammitglieder von überall aus problemlos auf Dateien zugreifen können. Benutzer können auch von Mobilgeräten aus auf Dateien zugreifen, da SharePoint eine auf Mobilgeräte reagierende App ist.

2. Kommunikationsseite

Sie können SharePoint für die visuelle Kommunikation verwenden. Erstellen Sie beispielsweise verschiedene Kommunikationswebsites in Ihrem Intranet für Zielgruppen wie Teammitglieder, Kunden, Lieferanten usw.

Jetzt können Sie mit einem Klick Updates zu einem Projekt, Produkt oder Service auf den oben genannten Websites veröffentlichen. Sie können Kommunikationswebsites in SharePoint verwenden, um Projektstatus-Dashboards zu veröffentlichen und Kommentare von Ihren Kunden zu sammeln.

Auf SharePoint-Sites können Sie auch ganz einfach Kalenderereignisse, Zeitpläne und Aufgaben für das Projektmanagement hinzufügen.

3. Freigabe und Berechtigungssteuerung

Sie können in SharePoint verschiedene Freigaberegeln und -ebenen festlegen. Teammitglieder können beispielsweise Bearbeitungszugriff erhalten, externe Mitarbeiter erhalten Ansichtszugriff und Kunden erhalten die vollständige Kontrolle über eine Projektwebsite in SharePoint.

Es gibt verschiedene Berechtigungssteuerungen in SharePoint-Websites, die Sie für einen einfachen Inhaltszugriff mit entsprechender Sicherheit nutzen können. Sie können zwischen Vollzugriff, Design, Bearbeiten, Mitwirken und Lesen wählen.

Produktive und kostengünstige Zusammenarbeit

Die Nutzung all dieser kollaborativen Arbeitsfunktionen von Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint ist ein Kinderspiel.

Sie können jetzt von überall aus mit Projektaufgaben, Dokumentenmanagement, Whiteboarding in Echtzeit und Teamzusammenarbeit beginnen.

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