So verbessern Sie das Zeitmanagement mit dem DRY-Prinzip

Wenn Sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ein Großteil Ihrer Ausgabe digital ist, und dies ist oft mit zeitaufwändigen oder sich wiederholenden Aufgaben verbunden, die Sie täglich erledigen.

Sie haben vielleicht schon den Begriff „work smarter, not harder“ gehört und genau hier kommt das DRY-Prinzip ins Spiel. DRY steht für Don't Repeat Yourself und beschreibt genau, wie Sie Zeitmanagement und Produktivität verbessern können.

Wie funktioniert das DRY-Prinzip?

Das DRY-Prinzip wurde ursprünglich in The Pragmatic Programmer, einem 1999 veröffentlichten Buch, erwähnt und von Programmierern verwendet, um Code zu rationalisieren. Die Hauptprämisse dahinter ist, dass Sie diesen Prozess automatisieren, um Zeit zu sparen, anstatt dieselben Workflows immer wieder manuell zu wiederholen.

Auf den ersten Blick mag dies offensichtlich klingen, aber es gibt viele Aufgaben, die Mitarbeiter jeden Tag wiederholen. Wie viele E-Mails erhalten und schreiben Sie beispielsweise täglich? Für jede E-Mail, die Sie versenden, erstellen Sie im Grunde die gleiche Struktur mit leicht unterschiedlichen Formulierungen neu, und dies ist sehr zeitaufwändig.

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Das DRY-Prinzip verlangt, dass Sie alle Aktionen, die Sie bei der Arbeit durchführen, nacheinander notieren. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, können Sie Aufgaben einbeziehen, die in die folgenden Kategorien fallen:

• Ungeplant, z. B. eingehende Nachrichten von Clients.
• Monatliche und jährliche Verantwortlichkeiten, wie z. B. Jahresberichte oder eins zu eins.
• Routine oder Dinge, die Sie jeden Tag tun.

Anhand dieser Liste können Sie dann beginnen herauszufinden, welche nach dem DRY-Prinzip funktionieren. Achte darauf, wie repetitiv, zeitaufwendig und/oder entmutigend jeder einzelne ist, und nimm diese zur Kenntnis. Ihre Top-Anwärter werden Hauptthemen für das DRY-Prinzip sein, und Sie können damit beginnen, sie so weit wie möglich zu automatisieren.

Es wird einige geben, die Sie nicht vollständig automatisieren können, und in diesen Fällen können Sie Aspekte der Verantwortung rationalisieren.

Erstellen Sie Vorlagen für Ihre E-Mails

Eine der einfachsten und wohl besten Möglichkeiten, Ihre Ausgabe zu automatisieren, besteht darin, eine Vorlage zu erstellen. Wie bereits erwähnt, basieren viele der Aktionen, die Sie höchstwahrscheinlich ausführen, auf derselben spezifischen Struktur, z. B. an Kunden gesendete E-Mails und monatliche Berichte. Wenn Sie eine Vorlagenbank haben, wird die Wiederholung erheblich reduziert.

Sie können Ihre E-Mails auf zwei verschiedene Arten automatisieren. Sie können eine Anwendung wie verwenden TextExpander, mit dem Sie Textabschnitte im Abkürzungen Registerkarte, und wenn Sie Ihre nächste E-Mail schreiben, geben Sie einfach die Abkürzung ein, die Sie verwenden möchten, und dieser Text wird automatisch erstellt. Ebenso können Sie dies auch in Slack und anderen Instant Messaging-Diensten verwenden.

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Alternativ können Sie Ihre E-Mails in der App automatisieren. Gehen Sie in Outlook 365 einfach wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Text, den Sie speichern möchten.
2. Gehe zum Einfügung Tab und klicken Sie Schnelle Teile.
3. Klicken Auswahl in der Schnellteile-Galerie speichern.
4. Benennen Sie es und klicken Sie dann auf OK.
5. Wenn Sie es verwenden möchten, gehen Sie zu Einfügen > Schnellteile und wählen Sie die gewünschte aus.

Für Gmail müssen Sie sicherstellen, dass Vorlagen aktiviert sind. Geh einfach zu Einstellungen > Erweitert > Vorlagen und klicke Aktivieren > OK. Befolgen Sie dann diese Schritte:

1. Markieren Sie in einer E-Mail den gewünschten Text.
2. Klicken Sie in Ihrer E-Mail auf die drei vertikalen Punkte und gehen Sie zu Vorlagen und klicke Entwurf als Vorlage speichern.
3. Um es dann zu verwenden, klicken Sie auf die vertikalen Punkte in einer E-Mail, gehen Sie zu Vorlagen und wählen Sie die gewünschte aus.

Erstellen Sie Vorlagen für Ihre Arbeit

Ähnlich wie bei E-Mails können Sie Vorlagen für praktisch jede erledigte Arbeit erstellen. Egal, ob es sich um einen Bericht, eine Tabelle, ein Projekt oder etwas anderes handelt. Das Ziel besteht darin, bei jeder Aktion so wenig Wiederholungen wie möglich zu verwenden, sodass eine Vorlage dies leicht angeht.

Microsoft und Google haben eine riesige Auswahl an Vorlagen, aus denen Sie auswählen können, oder Sie können Ihre eigenen erstellen. Auch wenn die Ersteinrichtung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wird sie sich auf lange Sicht mehr als bezahlt machen. Wenn Sie regelmäßig Diashows präsentieren, erstellen Sie ebenfalls eine Standardvorlage, zu der Sie zurückkehren und die Sie nach Bedarf bearbeiten können.

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Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Vorlagen an einem bestimmten Ort speichern, damit Sie sie bei Bedarf aufrufen können. Wenn Sie feststellen, dass einer von ihnen keine Zeit spart, verwenden Sie Text aus früheren Arbeiten, um Ihr Schreiben zu untermauern.

Automatisieren Sie Ihre Routineaufgaben

Es gibt eine Vielzahl von Aufgaben, die Sie erledigen, die sich unglaublich wiederholen. Von der Planung von Ereignissen, dem Schreiben Ihrer To-Do-Liste, dem Erstellen von Notizen, dem Speichern von Dateien und vielem mehr. Obwohl Sie dafür nur ein paar Minuten benötigen, summiert sich dies schnell und lenkt Ihren Fokus von Ihrer Arbeit ab.

Zapier ist eine fantastische Anwendung zum Optimieren mehrerer Arbeitsabläufe, da sie die Kommunikation zwischen den Anwendungen ermöglicht, die Sie am häufigsten verwenden, und Daten zum Erledigen von Aufgaben sendet. Wenn Sie beispielsweise Gmail und Google Drive verwenden, können Sie einen Workflow einrichten, bei dem Ihre E-Mail-Anhänge automatisch in Ihrem Google Drive gespeichert werden. Damit entfällt sozusagen der Mittelsmann.

Wenn Sie Ihr kostenloses Konto erstellen, gehen Sie einfach wie folgt vor:

1. Von deiner Armaturenbrett, klicken Zap erstellen.
2. Suche für eine von Ihnen verwendete App, in der ein Ereignis stattfindet, z. B. Gmail.
3. Wähle ein Auslösendes Ereignis, z.B. Sie erhalten eine E-Mail.
4. Verbinden Sie die App.
5. Wählen Sie die App aus, an die Daten gesendet werden sollen, z. B. Google Drive.
6. Wählen Sie das Ergebnis, d. h. speichert eine Datei.

Wenn Ihr Zap eingerichtet ist, wird dieser Vorgang vollständig automatisiert.

Das DRY-Prinzip deckt Sie ab

Da all diese Prozesse im Hintergrund ablaufen, wird Ihre Zeit freigesetzt, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen, diese sich wiederholenden Arbeiten manuell zu erledigen. Von allen Produktivitätswerkzeugen macht das DRY-Prinzip das Zeitmanagement am effektivsten.

Nutzen Sie die Zeit, die Sie jetzt haben, um Ihre Leistung in der Zukunft zu maximieren, und Sie werden feststellen, dass Sie viel mehr von Ihrem Tag für die Dinge nutzen können, die am wichtigsten sind. Es gibt immer Dinge, auf die Sie das DRY-Prinzip anwenden können. Sehen Sie sich also Ihre Arbeitsbelastung an und sehen Sie, was Sie automatisieren können.

9 alltägliche Aufgaben, die Sie mit Zapier automatisieren können

Hier sind einige alltägliche Aufgaben, die Sie automatisieren können, ohne in Zapier zu programmieren, um Zeit zu sparen und das Leben zu erleichtern.

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