Die 8 besten Arten von Projektmanagementberichten, die Sie kennen sollten

Projektmanagementberichte beziehen sich auf die allgemeine Übersicht, die kritische projektbezogene Daten in einem leicht verständlichen Format enthält. Diese fokussieren auf verschiedene Aspekte eines Projekts und beleuchten den aktuellen Stand, mögliche oder bestehende Fragestellungen und deren Lösungen.

Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Arten von Projektberichten, die Ihren Teams Echtzeiteinblicke liefern können.

1. Projekt-Dashboard/Gesundheit

Ein Projekt-Dashboard oder ein Zustandsbericht informiert Sie über den Projektverlauf und was das Team tun kann, um die Leistung zu verbessern. Normalerweise legen Sie diesen Bericht dem Kunden oder anderen Stakeholdern vor. So können sie Informationen wie Fortschritt und Rentabilität visualisieren.

Es hilft auch zu erkennen, ob das Projekt vom Plan abweicht und was Sie tun können, um es wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

Ein Projekt-Dashboard-Bericht sollte das Gesamtportfolio enthalten, einschließlich der Projektintegrität (Projektstatus in grüne, gelbe oder rote Farbe), Meilensteinfortschritt eines bestimmten Projekts, Projektrentabilität beim Vergleich des Budgets und kosten, und

Projektfortschritt dem Plan entsprechend.

2. Aufgaben und Projektstatus

Wenn Sie sich für Projektmanagement interessieren, ist dies die häufigste Art von Bericht, die Sie erstellen müssen. Möglicherweise müssen Sie diesen Bericht wöchentlich oder monatlich erstellen. Es soll zeigen, wie weit das Team gegangen ist, um die Ziele eines Projekts zu erreichen.

Wenn Sie solche Berichte regelmäßig erstellen müssen, ist es besser, den Prozess zu automatisieren, um Zeit und Mühe zu sparen. Sie können die Daten Ihres Aufgabenverwaltungstools verwenden, um den Bericht zu füllen.

Sie können auch eine Standardvorlage für den Bericht verwenden. Es wird Ihnen helfen, jedes Mal einen Statusbericht von Grund auf neu zu erstellen.

3. Verfügbarkeit von Ressourcen und Fähigkeiten

Berichte zur Ressourcenverfügbarkeit sind für jeden Projektmanager unerlässlich. Mithilfe dieses Berichts können Sie Aufgaben dem richtigen Teammitglied zuweisen und delegieren. Es zeigt an, welches Teammitglied wann beschäftigt ist.

Wenn Sie planen, einen Zeitplan für ein neues Projekt zu erstellen oder jemanden suchen, für den es keine Arbeit gibt Aufgabendelegation, überprüfen Sie die Verfügbarkeit in diesem Bericht. Sie können auch die Mitglieder finden, die voll ausgelastet sind und möglicherweise Unterstützung benötigen.

So können Sie eine gleichmäßige Aufgabenverteilung für höhere Effizienz und schnellere Ergebnisse sicherstellen.

4. Projektrisiken

Jedes Projekt ist mit einer gewissen Anzahl von Risiken verbunden. Daher sollte Ihr Risikobericht alle wahrgenommenen und tatsächlichen Risiken im Zusammenhang mit einem Projekt enthalten. Möglicherweise müssen Sie diesen Bericht einmal im Monat einreichen.

Ermutigen Sie Ihre Teamkollegen jedoch, alle Risiken, die ihnen einfallen, in Echtzeit zu protokollieren. Es hilft Ihnen, alle Daten an einem Ort zu sammeln, wenn Sie einen Bericht erstellen müssen.

Neben einer Auflistung aller Risiken enthält Ihr Bericht möglicherweise nur die Risiken auf hoher Ebene im Detail und eine Zusammenfassung, wie Sie mit den Risiken auf niedriger Ebene umgehen möchten. Sie können die Risiken in einer Tabelle aufzeichnen, aber besser ist es, ein Projektmanagement-Tool in Anspruch zu nehmen.

5. Budget und Ausgaben

Sie müssen einen Budgetbericht für verschiedene Zwecke erstellen. Der Budgetbericht, den Sie am Ende des Projekts für Ihren Kunden erstellen, ist der gebräuchlichste. Außerdem können Sie während des Projekts mehrmals eine Spesenabrechnung erstellen.

Es hilft dem Team, festzustellen, ob die Projektausgaben außer Kontrolle geraten. In solchen Fällen haben Sie die Kosten sofort im Griff und müssen sich nicht wundern, wenn die Ausgaben am Ende des Projekts die Budgetgrenze überschreiten.

Ein Budget- und Spesenbericht sollte das geschätzte Budget für jede Aufgabe oder jedes Segment eines Projekts und die tatsächlichen Kosten enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ausgaben in Echtzeit aufzeichnen, um Probleme beim Zusammenführen aller Ausgaben während der Berichtserstellung zu vermeiden.

6. Zeiterfassung

Viele Kunden zahlen nach der für ein Projekt aufgewendeten Zeit. Für sie ist es zwingend erforderlich, nach Projektabschluss Zeitberichte zu erstellen. Der Bericht zeigt, wie viel Zeit die Teammitglieder in Aufgaben im Zusammenhang mit einem Projekt investiert haben.

Dieser Bericht zeigt auch die Gesamtzeit, die für jede Aufgabe aufgewendet wurde, und die Zeit, die jedes Teammitglied investiert hat. Darüber hinaus können Sie mit Zeiterfassung Ihre Teamleistung und individuelle Produktivität verbessern.

Nachdem Sie die Zeit analysiert haben, die die Teamkollegen für verschiedene Aufgaben aufgewendet haben, können Sie leicht herausfinden, wer die Arbeit effizienter erledigen kann. Später können Sie Personen Aufgaben zuweisen, die sie schnell und kompetent erledigen können.

7. Fehler und Probleme

Obwohl es möglicherweise nicht möglich ist, ein Projekt ohne Probleme oder Fehler zu erstellen, können Sie definitiv daran arbeiten, die Anzahl auf ein Minimum zu beschränken.

Die Erstellung eines detaillierten Berichts zu identifizierten Fehlern und Problemen stellt sicher, dass Sie schnelle Lösungen für diese Probleme finden und das Projekt rechtzeitig liefern können. Ein Projektfehler- oder Problembericht sollte wichtige Informationen wie Problem- oder Fehlernummer, Identifizierungsdatum, das von ihm angesprochene Problem, Beschreibung, Priorität, Lösung und Fehlerstatus enthalten.

Regelmäßige Aktualisierungen solcher Berichte während eines Projektlebenszyklus werden Ablenkung minimieren und verhindern Kundenfrust. Es bewahrt Sie auch vor dem Risiko von Projektverzögerungen und Strafen.

8. Varianzanalyse

Der Abweichungsbericht ist eine gute Möglichkeit zu wissen, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist. In diesem Bericht analysieren und vergleichen Sie den Unterschied zwischen Schätzung und Ergebnis verschiedener Aspekte eines Projekts. Verwenden Sie in diesem Bericht eine Standardmetrik, um beide Daten zu messen.

Dieser Bericht hilft Ihnen zu erkennen, ob Sie dem Plan voraus sind, knapp werden oder im Zeitplan liegen. Sie können Ihr Budget, Ihre Ressource, Ihren Umfang oder Ihren Zeitplan im Bericht vergleichen.

Projektmanager wählen diesen Bericht jedoch normalerweise aus, um das Budget, die Ausgaben und die Arbeitstrends eines Projekts zu analysieren. Die Zeit für die Erstellung solcher Berichte variiert von Projekt zu Projekt. Obwohl Kunden diesen Bericht möglicherweise am Ende eines Projekts benötigen, möchten Sie ihn möglicherweise regelmäßig während des Projektlebenszyklus erstellen, um bessere Einblicke zu erhalten.

Welchen Bericht möchten Sie als nächstes erstellen?

Da Sie nun wissen, welche Arten von Berichten Sie für Projekte erstellen können, sowie deren Funktionen, können Sie ganz einfach je nach Bedarf auswählen. Wenn Sie eine Berichterstellungs-App verwenden, ist die Berichterstellung nicht schwierig und zeitaufwändig.

Das Gute ist, dass die meisten Projektmanagement-Plattformen auch als Reporting-Tools fungieren.

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