Die 10 besten Tipps, um Ihre Projektberichte hervorzuheben

Ein Projekt ohne Bericht ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Tatsächlich müssen Sie bei einigen Projekten während ihres Lebenszyklus mehrere Berichte erstellen. Ihre Projekte und Kunden benötigen möglicherweise verschiedene Arten von Berichten, aber alle Berichte sollten prägnant und leicht verständlich sein.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen effektiven Bericht für ein abgeschlossenes oder laufendes Projekt erstellen.

1. Klare und prägnante Stundenzettel

Ihre Projektberichte sollten Arbeitszeittabellen enthalten. Es muss prägnant sein, aber auch alle notwendigen Informationen enthalten, damit die Empfänger es auf einen Blick leicht verstehen können.

Es ist besser, eine wöchentliche Arbeitszeittabelle zu erstellen, und bei Bedarf können Sie sie zweiwöchentlich oder monatlich erstellen. Die Arbeitszeittabellen sollten den Ressourcennamen, den Aufgabennamen, das Datum, den Wochentag, die Anmeldezeit, die Abmeldezeit und die Gesamtarbeitszeit enthalten.

Anstatt alle Daten manuell in eine Tabelle einzugeben, können Sie

Verwenden Sie eine beliebige Stundenzettel-App wie Timely. Hier können Sie Ihre Arbeitszeiten, Aufgabennamen usw. eingeben. Dann generiert das Tool automatisch Zeiterfassungsberichte.

2. Detaillierte Spesenabrechnung

Eine vollständige Spesenabrechnung ist nicht nur für den Kunden unerlässlich. Es ist auch für Ihr Team von Vorteil, das Budget und die tatsächlichen Kosten während des Projektlebenszyklus im Auge zu behalten.

Eine Spesenabrechnung sollte den Artikel oder die Dienstleistung, Menge, Artikelwert, geschätztes Budget, Kosten und Saldo enthalten. Wenn ein Teammitglied einen Service oder ein Produkt für ein Projekt kaufen möchte, bitten Sie es, eine ähnliche Spesenabrechnung zu senden.

Stellen Sie sicher, dass sie diesen Artikel erst nach Ihrer Zustimmung kaufen und die Rechnung an Sie senden. So können Sie die Daten zu Ihrer endgültigen Spesenabrechnung hinzufügen und verhindern, dass die Kosten das Budget überschreiten.

3. Umfassende Projektstatus

Während Sie einen Bericht über ein Projekt erstellen, sollte dieser den Projektstatus explizit wiedergeben. Projektstatus bedeutet nicht den aktuellen Stand des Arbeitsfortschritts. Es sollte auch andere Daten enthalten, wie z. B. die Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Zeitplan, Abweichung zwischen geschätzten und tatsächlichen Kosten, verbleibenden Aufgaben, verspäteter Frist (sofern vorhanden), möglichen Risiken und Problemen und bald.

Sie sollten einen umfassenden Bericht erstellen, der den Status aus allen möglichen Blickwinkeln enthält. Die universelle Berichterstattung von Asana -Funktion kann helfen, Projektstatusberichte in verschiedenen Bereichen und Blickwinkeln zu erstellen.

4. Ressourcenverteilung

Stellen Sie beim Erstellen eines Berichts zur Aufgabenzuweisung sicher, dass er anderen hilft, die Ressourcenverfügbarkeit zu überprüfen und Aufgaben bei Bedarf zu delegieren. Geben Sie in solchen Berichten eine Aufschlüsselung an, wie viele Stunden jede Ressource für jede Aufgabe aufwenden wird.

Es hilft Managern und Kollegen zu wissen, welches Teammitglied beschäftigt ist und wer etwas Freizeit hat. Sie können Daten einfach zusammenstellen und im Bericht für die zukünftige Planung verwenden mit Ressourcenplanungstools wie Silbereimer.

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5. Kapazitätsauslastung visualisieren

Es ist wahrscheinlich, dass Sie einen Bericht zur Projektressourcenauslastung hinzufügen. Sie müssen die abrechenbare Auslastung von der gesamten Ressourcenauslastung trennen. Daher ist es wichtig, dass Sie für jede Daten separate Spalten erstellen.

Sie können auch den Namen der Ressourcen und die individuelle Nutzung zusammen mit einer teamweisen Nutzung angeben. Ebenso können Sie sich etwas Zeit nehmen, um den Erfolg der besten Mitarbeiter in Bezug auf die Ressourcennutzung zu belohnen und anzuerkennen.

6. Erwartete und tatsächliche Risiken

Die Risikobewertung ist ein untrennbarer Bestandteil des Projektmanagements. Daher sollten Sie die Risikobewertungsdaten genau visualisieren. Möglicherweise haben Sie bei der Planung des Projekts an einige Risiken gedacht. Im Laufe des Projekts ändert sich jedoch die Risikobewertung. Erwähnen Sie bei der Erstellung Ihres Projektberichts alle wahrgenommenen und tatsächlichen Risiken.

Ihre Risikoberichterstattung sollte eine Übersicht über die zu erwartenden Risiken umfassen, gefolgt von den Risiken, die das Projekt bis zum Berichtsstichtag erfahren hat. Es ist auch zwingend erforderlich, dass Sie alle Änderungen des Risikoprofils erwähnen, die Sie oder Ihr Team während des Projektfortschritts identifiziert haben.

7. Projektportfolioanalyse

Wenn Sie mehr als ein Projekt gleichzeitig verwalten und einen Bericht erstellen müssen, um Ihr Portfolio zu analysieren, müssen Sie vorsichtig sein. Wählen Sie zunächst ein Dashboard, in dem Sie alle Projektnamen zur einfachen Visualisierung fett auflisten.

Das Dashboard sollte auch eine Zusammenfassung der Projekte enthalten, wie Meilensteine, Frist, aktueller Fortschritt, Budget vs. Kosten und Ressourcenverteilung. Sie können auch verschiedene Grafiken verwenden, um die Daten an einem Ort zu visualisieren. Später können Sie für jedes Projekt separate Abschnitte erstellen und diese einzeln analysieren.

Dort sind einige robuste Projektportfolio-Management-Tools auf dem Markt erhältlich. Sie können eines dieser besten Tools auswählen, um professionelle und umfassende Berichte zu erstellen.

8. Daten- und Kennzeichnungskonvention

Ihre Projektberichte sollten eine Standardkonvention für Daten und Beschriftungen enthalten. Wenn Sie einen Bericht für Ihre Organisation erstellen möchten, befolgen Sie die Organisationskonvention. Wenn Sie einen für einen Kunden erstellen, möchten Sie möglicherweise mit ihm besprechen, wie er die Informationen im Bericht präsentieren möchte.

Verwenden Sie in Ihrem Bericht außerdem kurze und präzise Bezeichnungen, damit jeder ihn ohne Schwierigkeiten verstehen kann. Versuchen Sie außerdem, die lokalen Standards für Uhrzeit und Datum zu befolgen. Wenn Sie für eine in den USA ansässige Organisation aus Großbritannien arbeiten, wäre die Verwendung von US-Datumskonventionen ideal.

9. Interaktive Diagramme und Grafiken

Egal, welche Art von Bericht Sie erstellen möchten, das Publikum wird interaktive Diagramme nützlicher finden. Zeilen und Spalten voller numerischer Daten können die Leute desinteressieren. Erstellen Sie stattdessen Diagramme und Grafiken, die zusätzliche Daten anzeigen, wenn jemand den Mauszeiger über die Grafik bewegt.

Es gibt verschiedene Grafiken und Diagramme, die Sie in Ihren Berichten verwenden können. Unter diesen sind Kreisdiagramme, Liniendiagramme und Balkendiagramme am häufigsten. Je nach Datentyp müssen Sie ein Diagramm oder Diagramm zur einfachen Visualisierung auswählen.

10. Feedback-Bereich

Jeder Projektbericht würde positives oder negatives Feedback auslösen. Alle Projektberichte sollten einen Abschnitt enthalten, in dem Kunden oder Manager ihr Feedback abgeben können. Nach Durchsicht der Berichte kann das Publikum in diesem Abschnitt sein Feedback und seine Vorschläge abgeben.

Sie müssen also nicht separat um Feedback bitten. Es zeigt auch, dass Sie bereit sind, Ihre Grenzen zu kennen und Verbesserungen vorzunehmen. Sie können die Vorschläge später in Ihren Projektworkflow implementieren.

Beginnen Sie mit der Erstellung eines Projektberichts

Eine erfolgreiche Präsentation hängt davon ab, wie Sie den Bericht für das Publikum erstellen. Berücksichtigen Sie bei der Berichtserstellung die oben genannten Punkte, um effiziente Projektberichte zu erstellen.

Vielleicht möchten Sie auch ein robustes Datenvisualisierungstool verwenden, um die Berichte professionell und mit einem Hauch von Kreativität zu präsentieren.

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