So verwenden Sie die Commitment Inventory-Methode zur Optimierung des Aufgabenmanagements

Haben Sie jemals das Gefühl, dass Sie so viel zu tun haben und nicht genug Zeit dafür? Wenn ja, sind Sie wahrscheinlich in der Mehrheit der Bevölkerung. Ob bei der Arbeit oder im Haushalt, es gibt immer etwas, das getan werden muss.

Sie haben vielleicht alle möglichen Produktivitätstechniken ausprobiert, um Ihre Arbeitsbelastung in den Griff zu bekommen, haben aber trotzdem festgestellt, dass Sie zu kurz gekommen sind. Wenn Sie jedoch Ihr Zeit- und Aufgabenmanagement verbessern möchten, könnte das Commitment Inventory Ihre Antwort sein.

Wie funktioniert das Commitment-Inventar?

Das Commitment Inventory ist ein Aufgabenverwaltungstool, mit dem Sie Ihre Zeit effektiver verwalten können. Es ist einfach, erfordert jedoch ein wenig Planung, damit es funktioniert. Im Wesentlichen erstellen Sie ein kategorisiertes Inventar aller Ihrer Verpflichtungen und entscheiden, wie viel Zeit Sie jedem Teil zuteilen möchten.

Das Inventar, das Sie erstellen, kann arbeitsspezifisch sein. In diesem Fall würden Sie alle Arten von Aufgaben aufschreiben, die Sie im Rahmen Ihrer Arbeit erledigen. Dies können beispielsweise Verwaltung, Marketing, Projekt A, Projekt B und Meetings sein.

Die Idee ist, zu berechnen, wie viel Zeit Sie in Prozent benötigen, um die Arbeit in jeder Kategorie auf einem guten Niveau zu erledigen. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Gesamtprozentsatz 100 % überschreitet, müssen Sie entscheiden, was Sie aus Ihrem Inventar entfernen möchten.

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Das Commitment Inventory zeigt Ihnen genau, wohin Ihre Zeit gehen muss und warum Sie nicht alles erledigen können. Es hilft Ihnen, Ihre Verantwortlichkeiten zu bereinigen und ermöglicht es Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was möglich und wichtig ist.

Erstellen Sie eine Liste mit Verpflichtungen

Zu Beginn müssen Sie eine Liste mit Verpflichtungen erstellen, die Kategorien von Aufgaben sein sollten, die Sie ausführen. Dies sollte eine gründliche Liste sein und alles enthalten, was Sie im Rahmen Ihrer Arbeit tun müssen. Sie können ein separates Inventar für die Aufgaben im Privatleben erstellen oder dieses mit Ihrem Arbeitsverzeichnis kombinieren.

Trello ist eine ausgezeichnete Anwendung zum Generieren Ihrer Liste, da Sie Boards mit mehreren Listen erstellen und diese nebeneinander anzeigen können. Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu beginnen:

1. Klicken Sie in Trello oben auf Erstellen > Board erstellen.
2. Benennen Sie Ihr Board und klicken Sie auf Erstellen.
3. Drücke den Titel Geben Sie in Ihrer ersten Liste "Verpflichtungen" ein, um sie umzubenennen, und drücken Sie Eingeben auf Ihrer Tastatur.
4. Klicken Karte hinzufügen um eine neue Kategorie zu erstellen, z. B. Verwaltung.
5. Für jede Kategorie können Sie in die schreiben Kartenbeschreibung welche Aufgaben in diese Kategorie fallen.

Nachdem Sie nun Ihre Liste mit Verpflichtungen erstellt haben, können Sie beginnen, den Prozentsatz der Zeit zu berechnen, die Sie für jede dieser Verpflichtungen benötigen. Seien Sie zu diesem Zeitpunkt nicht auf den prozentualen Gesamtwert bedacht; Schreiben Sie einfach neben jede Verpflichtung, wie viel Zeit Sie vernünftigerweise benötigen würden, um es gut zu machen.

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Sobald Sie dies getan haben, können Sie die Prozentsätze addieren und Ihre Gesamtsumme ermitteln. Hier stellen die meisten Menschen fest, dass ihre Gesamtzahl 100 % übersteigt.

Seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre Zeit

Das Gesetz der Prozentsätze schreibt vor, dass 100 % Ihrer Zeit das Maximum ist, das Sie geben können. Wenn Ihre Verpflichtungen mehr erfordern, besteht die Möglichkeit, dass Sie entweder schlecht abschneiden oder die Dinge einfach nicht erledigen.

Daher müssen Sie entscheiden, was aus Ihrem Inventar entfernt werden muss, damit Sie eine gute Leistung erbringen und Ihre Zeit richtig einteilen können. Es kann eine Herausforderung sein, Dinge aus dieser Liste zu entfernen, insbesondere wenn dies bedeutet, dass ein Projekt abgebrochen oder jemand nein gesagt wird. Es ist jedoch notwendig, realistisch einzuschätzen, was an einem bestimmten Tag oder einer bestimmten Woche möglich ist.

Möglicherweise möchten Sie Arbeitsaufgaben entfernen, die:

• Sie können problemlos delegieren.
• Sind zusätzliche Aufgaben, für die Sie keine Zeit haben, z. B. konkrete Projekte.
• Sind nicht notwendig.

Um Karten auf Trello zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Karte und klicken Sie auf das Bearbeiten Symbol und wählen Sie Archiv. Machen Sie so weiter, bis Ihre Verpflichtungen 100 % Ihrer Zeit ausmachen.

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Verwenden Sie Ihr Engagement-Inventar für die Aufgabenverwaltung

Nachdem Ihr Commitment-Inventar fertig und einsatzbereit ist, ist es wichtig, die Zeitlimits einzuhalten, die Sie jedem Commitment zugewiesen haben. Dies kann leicht erfolgen, indem Aufgaben basierend auf jeder Verpflichtung festgelegt werden.

Angenommen, Sie haben 15 % Ihrer Zeit für die Verwaltung verwendet, darunter das Überprüfen von E-Mails, das Verfassen von Notizen und das Verfassen von Besprechungsprotokollen. Daher sollte die Verwaltungszeit nur 15% Ihrer Arbeitszeit einnehmen, Pausen nicht eingerechnet.

Sie können dies nahtlos auf Trello verwalten, indem Sie das bereits erstellte Board verwenden. Du kannst eine To-Do-Liste auf deinem Trello-Board erstellen, indem du auf klickst Füge eine weitere Liste hinzu.Für jede Aufgabe (Karte), die Sie hinzufügen, können Sie auswählen Bearbeiten > Beschriftungen bearbeiten und wählen Sie eine Farbe aus, um jede Ihrer Verpflichtungen darzustellen. Auf diese Weise können Sie verfolgen, wie viel Zeit Sie für jeden einzelnen verwenden.

wenn du Plane Aufgaben in deinen Kalender ein, können Sie dies ganz einfach verwalten, indem Sie Kategorien in Ihrem digitalen Kalender einrichten. In Outlook können Sie dies tun, indem Sie. auswählen Kategorien Klicken Sie im Menüband und in Google Kalender einfach mit der rechten Maustaste auf Ihr Ereignis und wählen Sie eine Farbe aus, um diese Kategorie darzustellen. Auf diese Weise erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Woche und wie sie mit Ihrem Verpflichtungsbestand abschneidet.

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Im Laufe der Zeit werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie die Prozentsätze anpassen müssen. Dies könnte daran liegen, dass Sie zu großzügig mit Ihrer Zeit umgegangen sind oder nicht großzügig genug. Bewerten Sie in diesem Fall Ihren Bestand neu und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.

Aufgaben unter Kontrolle

Mit einem Commitment-Inventar erhalten Sie einen viel besseren Einblick in die Verwaltung Ihres Workloads. Es wird Ihnen helfen, Ihre Aufgaben effektiv zu priorisieren. Es ist leicht, sich selbst unter Druck zu setzen, alles zu tun, aber die Realität ist, dass das niemand tun kann. Anstatt zu versuchen, alles hineinzustopfen, treten Sie einen Schritt zurück und sehen Sie sich an, was vor Ihnen liegt.

Setzen Sie während Ihrer Arbeitswoche Grenzen, und Sie werden in der Lage sein, die wichtigsten Aufgaben besser zu erfüllen. Darüber hinaus verfügen Sie über Arbeitsnachweise dafür, wo Sie Ihre Zeit verbringen, und können diese bei Bedarf ändern.

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