Die 12 besten Funktionen von Microsoft Access für die Datenbankverwaltung

Die Datenbankverwaltung kann repetitiv und hektisch sein, wenn Sie nicht das richtige Tool verwenden. Mit Microsoft Access wird die Pflege einer Beziehungsdatenbank zum Kinderspiel.

Lesen Sie weiter, um mehr über Microsoft Access und seine wichtigsten Elemente und Funktionen zu erfahren.

Was ist Microsoft Access?

Microsoft Access ist ein robustes Produktivitätstool, das mit der Microsoft 365-Suite geliefert wird. In dieser Datenbank können Sie Daten aufzeichnen, anzeigen, bearbeiten und verfolgen. Sie können sogar eine Beziehung zwischen den Daten herstellen.

Neben der Speicherung einer großen Menge an Informationen erleichtert es den einfachen Abruf und die Verwendung von Daten auf verschiedenen Plattformen. Microsoft Access unterstützt auch die Integration mit anderen Tools für eine mühelose Datensynchronisierung. Einige seiner Hauptkomponenten sind Tabellen, Formulare, Berichte und Abfragen.

1. Blick hinter die Kulissen

Die Microsoft Access Backstage-Ansicht ist das, was Sie sehen, wenn Sie die Access-Software starten, aber keine Datenbank öffnen. Mit der Backstage-Ansicht von Microsoft Access können Benutzer zahlreiche Datenbankverwaltungsaufgaben ausführen, darunter das Öffnen einer vorhandenen Datenbank und das Erstellen einer neuen.

Die Menüleiste enthält Befehle, die Sie auf eine Datenbankdatei anwenden können. In der Multifunktionsleiste Datei können Sie aus den Vorlagen auswählen, um eine neue Datei zu erstellen.

2. Datenbank

Microsoft Access ist ein Datenbankverwaltungssystem (DBMS), mit dem Sie große Datenbanken erstellen und verwalten können. Eine Datenbank hilft Ihnen, die Informationen organisiert zu halten.

Eine in Microsoft Access 2007 oder höheren Versionen erstellte Datenbankdatei wird mit der Dateierweiterung ACCDB geliefert, während in früheren Access-Versionen erstellte Datenbanken als MDB bezeichnet werden.

Normalerweise werden alle Tabellen einer Access-Datenbank zusammen mit anderen Objekten wie Formularen, Berichten, Makros und Modulen in einer einzigen Datei gespeichert.

3. Beziehungen

Durch das Herstellen von Beziehungen können Sie eine Verbindung zwischen zwei verschiedenen Tabellen herstellen. Eine Beziehung umfasst Felder von zwei Tabellen, die entsprechende Daten enthalten.

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Beispielsweise kann das Feld Schüler-ID der Tabelle Schülerdaten mit einem gleichnamigen Feld in der Tabelle Schülerergebnisse verbunden werden. Beziehungen helfen, fehlende Daten zu vermeiden und die Ergebnisse einer Abfrage schnell zu ermitteln.

4. Primärschlüssel

Wenn Sie Daten aus mehreren Tabellen in Microsoft Access zuordnen und sinnvoll kombinieren möchten, müssen Sie das Primärschlüsselfeld verwenden. Der Primärschlüssel einer Tabelle ist der Fremdschlüssel einer anderen Tabelle. Man kann das Primärschlüsselfeld in anderen Tabellen hinzufügen, um auf die Primärschlüsselquelltabelle zurückzugreifen.

5. Tabellen

Access-Tabellen ähneln einer Excel-Tabelle mit Zeilen und Spalten. In Microsoft Access werden Zeilen und Spalten jedoch als Datensätze und Felder bezeichnet.

Darüber hinaus speichert es die Daten anders als eine Tabellenkalkulation. Sie sollten eine Tabelle erstellen, um jede Art von Informationen zu verfolgen. Dieser Vorgang wird als Normalisierung bezeichnet. Es hilft Ihnen Redundanzen zu vermeiden und macht eine Datenbank flexibel.

6. Formen

Mit Microsoft Access-Formularen können Sie Daten einer Zeile gleichzeitig anzeigen, eingeben und bearbeiten. Ein Formular enthält normalerweise Befehlsschaltflächen und Steuerelemente zum Ausführen anderer Aufgaben, wie z. B. das Senden von Daten an ein anderes Tool.

Mithilfe von Formularen können Sie steuern, wie jemand mit den Datenbankinformationen interagiert. Tools zur Formularerstellung finden Sie auf der Erstellen Registerkarte des Menübands Access Ribbon. Hier können Sie Ihr eigenes Formular gestalten, indem Sie ein leeres Formular entwerfen. Die beste Option ist jedoch, den Formularassistenten zu durchlaufen.

7. Berichte

Mit Access-Berichten können Sie Daten formatieren, zusammenstellen und präsentieren. Im Allgemeinen enthält es Antworten auf eine bestimmte Frage. Führen Sie jederzeit einen Bericht aus, um die aktualisierten Datenbankinformationen abzurufen.

Es ist auch möglich, einen Bericht zu formatieren, um Daten auf die effizienteste Weise darzustellen. Sie können es zum Anzeigen, Drucken, Exportieren oder Senden als E-Mail-Anhang formatieren.

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8. Anfragen

Die Funktion einer Abfrage besteht darin, Daten aus Tabellen abzurufen, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Sie können damit auch einige vordefinierte Berechnungen durchführen. In der Access-Desktopanwendung können Sie Abfragen zum gleichzeitigen Aktualisieren oder Löschen mehrerer Datensätze verwenden.

Es gibt zwei Arten von Abfragen: Auswahlabfragen und Aktionsabfragen. Während eine Auswahlabfrage es Benutzern ermöglicht, abgerufene Daten anzuzeigen, zu kopieren und zu drucken, kann eine Aktionsabfrage eine Aufgabe mit den Daten ausführen.

9. Makros

Ein Makro ist ein Tool, das Aufgaben automatisiert und Funktionen zu verschiedenen Datenbankteilen hinzufügt, einschließlich Formularen, Berichten und Steuerelementen. Es ist ein Programm zur Automatisierung manueller Aufgaben wie das Öffnen eines Berichts, das Ausführen einer Abfrage, das Kopieren und Einfügen und die Tabellenformatierung in Access, die Sie regelmäßig ausführen.

Durch Anhängen eines Makros an eine Befehlsschaltfläche können Sie beispielsweise sicherstellen, dass das Makro ausgeführt wird, wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken.

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10. Module

Ein Modul ist ein Satz von Deklarationen und Prozeduren, die Ihrer Datenbank Funktionalität hinzufügen. Diese Aussagen werden als Einheit zusammengestellt. Sie müssen die VBA-Sprache verwenden, um Module zu schreiben.

Es kann Klassenmodule oder Standardmodule geben. Die Klassenmodule sind mit Formularen und Berichten verbunden, während die Standardmodule keinem Objekt zugeordnet sind.

11. Eingabemasken

Eingabemasken geben das gültige Format Ihres Eingabewertes in einem Feld an. Diese Funktion ist jedoch nur für Access-Desktopdatenbanken verfügbar.

Eingabemasken können die Konsistenz des eingegebenen Wertes sicherstellen, insbesondere in wertsensitiven Feldern wie Telefonnummern und Postleitzahlen. Es enthält einen obligatorischen und zwei optionale Teile, die jeweils durch ein Semikolon getrennt sind.

12. Validierungsregeln

Sie können diese Regeln verwenden, um die Daten zu validieren, die Sie in eine Datenbank eingeben. Der Ausdrucksgenerator kann Ihnen dabei helfen, die Regel genau zu formatieren. Microsoft Access verfügt über zwei Arten von Validierungsregeln:

Feldvalidierungsregel

Wenn Sie eine Validierungsregel für ein Feld festlegen, verhindert Access, dass Sie dieses Feld verlassen, es sei denn, Sie geben einen gültigen Wert ein. Angenommen, Sie fügen hinzu >=#12/01/2021# im Eigentum von Validierungsregel des Datumsfeldes. In diesem Fall müssen Sie nur Daten ab dem 1. Dezember 2021 eingeben.

Datensatzvalidierungsregel

Sie können damit steuern, wann Sie einen Datensatz speichern können. Diese Regel berücksichtigt andere Felder in derselben Tabelle und vergleicht deren Werte.

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