8 erweiterte Datenbankfunktionen zu Begriffen, die Sie verwenden sollten

Möglicherweise verwenden Sie Notion-Seiten, um mit Hilfe von Notion-Funktionen wie Liste, Tabelle, Galerie, Kalender und Tafel No-Code-Datenbanken zu erstellen. Die Datenbankfunktionen der nächsten Ebene von Notion können jedoch Ihre Aufgaben, das Ressourcenmanagement und die Gesamtprojektproduktivität steigern.

Mit diesen High-Level-Features können Sie nicht nur Projektdaten in Datenbanken organisieren. Sie können Ihre Daten schneiden und würfeln oder Formeln anwenden, um Muster zu entdecken. Lesen Sie weiter, um mehr über diese erweiterten Funktionen und ihre Vorteile zu erfahren.

1. Datenbankeigenschaften verwalten

Mit der Dateneigenschaftsfunktion von. wird das Organisieren einer riesigen Datensammlung zum Kinderspiel Vorstellung. Sie müssen zu Klassifizierungszwecken eine neue Dateneigenschaft hinzufügen. Das Hinzufügen einer Dateneigenschaft verleiht den Daten auch einen neuen Kontext. Sie können beispielsweise Datenbankeigenschaften wie Aufgabenbesitzer, Fälligkeitsdaten, zuletzt bearbeitete Zeitstempel, relevante URLs usw. hinzufügen.

Sie können auch Datenbankeigenschaften für Datenbearbeitungsarbeiten verwenden. Wenn Daten beispielsweise mehrere Eigenschaften wie Text, Nummer, Person, E-Mail und Telefon aufweisen, werden sie in verschiedenen Szenarien angezeigt, wenn Sie eine relevante Filtereigenschaft auswählen.

Es gibt zwei Arten von Datenbankeigenschaften, nämlich grundlegende und erweiterte Eigenschaften. Unter den 12 grundlegenden Eigenschaften sind E-Mail, Telefon, Text, URL, Datum und Dateien & Medien die gebräuchlichsten. Im Gegenteil, Formel, Relation und Rollup sind unter den insgesamt sieben erweiterten Eigenschaften üblich.

Mit Notion können Sie Eigenschaften auf viele Arten verwalten, z. B. neue hinzufügen, vorhandene löschen, ausblenden, anzeigen und neu anordnen.

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2. Datenbankfilter

Nachdem Sie Ihrem Datensatz einige Eigenschaften hinzugefügt haben, können Sie Ihre Datenbank filtern, um sich auf einen bestimmten Abschnitt zu konzentrieren. Sie müssen eine Filtereigenschaft auswählen. Die Filterfunktion funktioniert mit der Logik "Haben" oder "Nicht vorhanden".

Sie können einen neuen Filter erstellen aus dem Filter hinzufügen Option der Filter Menü über der Datenbank. Abhängig von der Datenabrufstrategie können Sie komplexe oder einfache Filter erstellen.

Möglicherweise müssen Sie denselben Filter mehrmals anwenden. Sie können auch die Datenbank kopieren und eine neue für diese bestimmte Filteransicht erstellen, um Zeit zu sparen.

Sie können verschachtelte Filter mit bis zu drei Ebenen erstellen. Mit verschachtelten Filtern können Sie auch hinzufügen UND und ODER Logik. Die Eine Filtergruppe hinzufügen Option von der Filter -Menü können Sie verschachtelte Filter erstellen.

3. Sortieren von Datenbanken in Echtzeit

Sie können Ihre mit verschiedenen Eigenschaften verknüpften Daten in auf- und absteigender Reihenfolge organisieren, indem Sie die Sortierfunktion in Notion verwenden. Sortieren ist besonders hilfreich, um Daten, Inhalte oder Aufgaben in Abhängigkeit von den bekannten Eigenschaftstypen zu sortieren.

Angenommen, Sie möchten die vorrangigen Aufgaben des Tages erfahren. Sie können Ihre Aufgabentabelle nach Priorität sortieren, um zu wissen, welche Aufgaben sofort bearbeitet werden müssen. Sie können auch andere Sortierfunktionen wie alphabetisch, zuletzt bearbeitet usw. verwenden.

Die Sortierfunktion wendet je nach Eigenschaftswert eine andere Logik der Eigenschaftssortierung an. Beispielsweise zeigen die Eigenschaften Text und Name eine alphabetische Sortieroption an. Andererseits bietet die Nummerneigenschaft nur eine numerische Sortierung.

4. Datenbankbeziehungen anwenden

Die Beziehungsfunktion von Notion spart Ihnen Zeit, indem sie den Aufwand für die Verwaltung mehrerer Datenbanken für jedes Projekt reduziert. Es verbindet alle Datenbanken, sodass Sie die erforderlichen Erkenntnisse aus jeder Datenbank desselben Projekts abrufen können.

Darüber hinaus können Sie eine globale Datenanalyse durchführen, indem Sie alle Datenbanken aus verschiedenen Abteilungen verbinden. Das Anwenden von Datenbankbeziehungen in Notion ist ziemlich einfach und erfordert keine Codierung. Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks die perfekte relationale No-Code-Datenbank auf Notion:

1. Einfach a hinzufügen Beziehung -Eigenschaft in der Datenbank, mit der Sie die anderen Datenbanken verknüpfen möchten.
2. Notion zeigt Ihnen die verfügbaren Datenbanken zur Auswahl.
3. Wählen Sie im Abschnitt Eigenschaftswert die Datenzeile aus, die Sie mit den aktuell ausgewählten Daten verknüpfen möchten.

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5. Aggregieren von Daten mithilfe von Rollups

Rollup ist eine weitere wichtige Funktion, mit der Sie wichtige Daten in allen verbundenen Datenbanken von Notion abrufen können. Sie können beispielsweise die Rollup-Funktion verwenden, um die Gesamtzeit für den Projektabschluss zu schätzen, ohne die verknüpften Aufgaben manuell zu zählen.

Rollup bietet auch andere Berechnungen wie Alle zählen, Werte zählen, Leer zählen, Prozent nicht leer usw. Ähnlich wie die Beziehungsfunktion ist auch Rollup eine No-Code-Funktion. Sie können ein Rollup in nur drei Schritten erstellen, nämlich Auswahl einer Beziehung, Eigenschaft und Berechnen.

Eine leistungsstarke Funktion von Notion ist die Datenbankverknüpfung. Mit der Funktion für verknüpfte Datenbanken können Sie einen Teil der Datentabelle in verschiedenen Arbeitsbereichen anzeigen. Wenn Sie in Notion über verschiedene Teamarbeitsbereiche verfügen, ist dies die perfekte Funktion, um Aufgaben auf Teamebene zu präsentieren.

Sie können auch separate Filter in der verknüpften Datenbank anwenden, ohne visuelle Änderungen an der übergeordneten Datenbank vorzunehmen. Sie können auch Sortierfunktionen anwenden. Die verknüpften Datenbanken zeigen einen bidirektionalen Ausschnitt der übergeordneten Datenbank. Eine verknüpfte Datenbank bezieht ihre Daten aus derselben Quelle, verfügt jedoch über unterschiedliche Ansichten, Sortierungen und Filter.

Wenn Sie in einer der verknüpften Datenbanken Änderungen auf Inhalts- oder Eigenschaftsebene vornehmen, spiegelt der Inhalt der Quelldatenbank diese Änderungen ebenfalls wider.

7. Berechnungen und Funktionen

Die Notion-Datenbank bietet Ihnen Zugriff auf einfache und komplexe mathematische Berechnungen. Sie können Ihre eigene Formel erstellen und diese in Ihrer Datenbank ausführen, um Berichte oder Prognosen für Ihre Projekte zu erstellen.

Sie müssen Ihrer Datenbank eine Formula-Eigenschaft hinzufügen. Anschließend können Sie alle möglichen Funktionen und Berechnungen ausführen, indem Sie andere Eigenschaften der Datenbank einbeziehen. Nachdem Sie das hinzugefügt haben Formeleigenschaft, Sie können auf eine beliebige Zeile klicken, um die Formel Speisekarte. Dieses Menü enthält Abschnitte wie Eigenschaften, Konstanten, Operatoren und Funktionen.

8. Datenbankvorlagen

Datenbankvorlagen erleichtern die Dateneingabe und machen Sie produktiver, wenn Sie mit Notion-Datenbanken arbeiten. Diese Vorlagen stellen sicher, dass Sie oder Ihre Teammitglieder einer einheitlichen Dateneingabestruktur folgen.

Sie können einmalig eine Datenbankvorlage für bestimmte Daten wie das Senden von Fehlerberichten, Besprechungsanfragen, persönlichen Journalen usw. erstellen. Für normale Arbeit wählen Sie einfach diese Vorlage aus und geben nur die Daten ein. Eigenschaften und Strukturen werden automatisch in Datenbankvorlagen angezeigt.

Extrahieren Sie wichtige Erkenntnisse aus Ihrer Begriffsdatenbank

Da Sie nun einige allgemeine Funktionen des Notion-Datenbanksystems kennen, können Sie diese mühelos auf Ihre Notion-Seiten und -Wikis anwenden. Dies sind wichtige Werkzeuge, um Datensätze zu verknüpfen und Muster zu erstellen, um die zukünftige Vorgehensweise zu erraten.

Lassen Sie Ihre Notion-Datenbank nicht zu einem weiteren Element Ihres Tech-Stack werden. Bearbeiten Sie die Datenbanken so, wie Sie Ihren agilen Produktivitätszielen einen Mehrwert verleihen möchten.

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