So erstellen Sie eine professionelle Rechnung von Grund auf: 5 einfache Schritte

Die Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil der Freiberuflichkeit. Es ist ein Beweis für Ihre harte Arbeit und die Zeit, die Sie investiert haben, um Ihren Kunden mit Ihren großartigen Dienstleistungen zu helfen. Obwohl die Rechnungsstellung automatisiert werden kann, haben Sie möglicherweise nicht genug Budget, um für teure Buchhaltungssoftware auszugeben.

Außerdem wird die Verwendung der gleichen alten Rechnungsvorlagen, die alle anderen verwenden, Ihrer Marke nicht helfen, sich abzuheben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung von Grund auf neu erstellen, um Ihren Kunden Rechnungen zu stellen – eine Rechnung, die einzigartig für Sie ist und Ihre Marke repräsentiert.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste der Essentials

Eine Rechnung enthält folgende wesentliche Angaben:

1. Geschäftsdaten beider Parteien: E-Mails, Telefonnummern, Adressen usw.
2. Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummer zur Identifizierung der Rechnung (Beispiel: #1001).
3. Ausgabetag: Das Datum, an dem Sie die Rechnung ausgestellt haben.
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4. Geburtstermin: Das Datum, bis zu dem der Kunde Sie bezahlen soll.
5. Beschreibung: Eine Spalte, die alle Dienste enthält, die Sie dem Kunden bereitgestellt haben.
6. Preis: Ihre Gebühren pro Einheit jedes gelieferten Dienstes.
7. Menge: Die Anzahl der Einheiten Ihres Dienstes, die der Kunde gekauft hat (Beispiel: 10 Artikel).
8. Gesamt: Gesamtkosten jedes gelieferten Serviceartikels, d. h. Preis multipliziert mit Menge.
9. Zwischensumme: Gesamtkosten aller Serviceartikel kombiniert vor Anpassungen.
10. Steuer: Vom Kunden beim Kauf Ihrer Dienstleistungen zu zahlende Steuer (sofern zutreffend). Wenden Sie sich an Ihren Buchhalter, um Sie durch diesen Prozess zu führen.
11. Offener Betrag: Die endgültigen Kosten, die der Kunde nach allen Anpassungen im Austausch für Ihre Dienstleistungen trägt.
12. Zahlungsdetails: Alle Zahlungsarten, die Sie akzeptieren, einschließlich Ihrer Kontodaten.
13. Geschäftsbedingungen: Die Geschäftsbedingungen, die Sie und Ihr Kunde vor Abschluss des Geschäfts vereinbart haben.

Ein Tipp: Es ist eine gute Idee, eine kleine Geste der Dankbarkeit in Ihre Rechnung aufzunehmen. Etwas so kleines wie "Danke für Ihr Geschäft" verleiht Ihrer Rechnung viel Persönlichkeit. Es zeigt Ihrem Kunden, dass Sie sich darauf freuen, wieder mit ihm Geschäfte zu machen.

Seien Sie auch vorsichtig, wenn Sie Rabatte gewähren. Neue Freelancer sind oft versucht, ihren Kunden große Rabatte zu gewähren, in der Hoffnung, dass sie bestehen bleiben. Dies kann jedoch den gegenteiligen Effekt haben, da Kunden Ihren ursprünglichen Preis möglicherweise als falsche Darstellung des von Ihnen gelieferten Wertes wahrnehmen.

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Schritt 2: Fügen Sie Ihre Markenkennungen hinzu

Was eine großartige Rechnung von einer mittelmäßigen unterscheidet, ist ihr Design. Letzteres enthält zwar alle wesentlichen Teile, sieht aber unglaublich langweilig und einfallslos aus. Wenn es richtig gemacht wird, kann Ihre Rechnung nicht nur als rechtliches Dokument, sondern auch als subtiles Marketinginstrument fungieren.

Sie können dies tun, indem Sie Ihre Markenkennungen wie Ihr Logo, Ihre Typografie und Ihre Markenfarben verwenden. Durch eine geschickte Kombination von Farbe, Schriftart und Syntax können Sie die Stimmung Ihrer Kunden beim Blick auf Ihre Rechnung beeinflussen und die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche lenken.

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Schritt 3: Fertigstellen des Layouts Ihrer Vorlage

Nachdem Sie Ihre Markenkennungen hinzugefügt haben, besteht der nächste Schritt darin, das Layout Ihrer Rechnung fertigzustellen. Das bedeutet, alles so anzuordnen, dass sich alle Elemente der Rechnung ergänzen. Das Ziel hier ist es, eine benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen, die auf unbestimmte Zeit verwendet werden kann.

Eine gute Vorlage ist eine, die organisiert, schön, genau und unendlich wiederverwendbar ist. Keine Sorge, dafür müssen Sie kein Grafikdesigner sein. Ein grundlegendes Designverständnis und Experimentierfreude reichen aus. Sie können sich auch online Vorlagen ansehen, um sich inspirieren zu lassen.

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Apropos Designer, es kann eine gute Idee sein, einen für diesen Prozess zu engagieren. Sie können Ihnen helfen, Ihre Markenkennungen auf eine Weise zu verwenden, die Sie sich vielleicht nicht vorgestellt haben, und Ihre Rechnung besser ordnen. Schließlich ist die einmalige Einstellung einer Person viel billiger als die Zahlung einer regulären Abonnementgebühr für eine Buchhaltungssoftware.

Denken Sie daran, dass Ihre Vorlage eine Mischung aus Design und Daten sein soll. Das heißt, es sollte alle notwendigen Details Ihrer Rechnung genau wiedergeben und dennoch vorzeigbar aussehen. Dies ist normalerweise beim ersten Versuch schwer zu erreichen, also haben Sie keine Angst, die Dinge durcheinander zu bringen; lernen durch Versuch und Irrtum.

Schritt 4: Details ausfüllen und auf Fehler prüfen

Die in einer Rechnung enthaltenen Informationen sind sowohl aus rechtlicher als auch aus beruflicher Sicht sehr wichtig. Eine Rechnung mit falschen Informationen ist ein sofortiges Warnsignal für Kunden und kann Ihre Beziehung zu ihnen beeinträchtigen oder sogar beenden.

Drei Dinge, auf die Sie besonders achten sollten, sind der fällige Endbetrag, Ihre Zahlungsmethoden und die vereinbarten Bedingungen. Denken Sie daran, niemand mag Überraschungen in einer Rechnung. Je einfacher Sie es Ihrem Kunden machen, Sie zu bezahlen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihre Zahlung pünktlich erhalten.

Schritt 5: Senden Sie die Rechnung an Ihren Kunden

Wenn alles eingerichtet ist (angeblich nach zahlreichen Überarbeitungen), senden Sie die Rechnung an Ihren Kunden. Stellen Sie sicher, dass Sie keine bearbeitbaren Dokumentformate wie .docx verwendet haben und sich stattdessen für .png oder .pdf entschieden haben. Ersteres fügt dem Handel Verwirrung und Misstrauen hinzu, wenn eine Partei das Dokument später ändert.

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Wenn Sie eine Rechnung an einen neuen Kunden senden und nicht wissen, was Sie in die E-Mail schreiben sollen, verwenden Sie diese Vorlage:

Hallo [Kunde],

Vielen Dank, dass Sie [Ihren Firmennamen] für Ihre Anforderungen gewählt haben. Im Anhang dieser E-Mail finden Sie Ihre Rechnung für die am/während des [Zeitpunkt der Werklieferung] gelieferten Arbeitsgegenstände.

Zögern Sie nicht, uns mitzuteilen, wenn Sie Zweifel haben oder Klärungsbedarf haben, wir helfen Ihnen gerne weiter. Freue mich auf zukünftige Kooperationen.

Erstellen Sie eine unvergessliche Rechnung

Sie könnten denken, dass es sich nicht lohnt, Zeit mit der Erstellung einer Rechnung zu verbringen, da Sie schließlich nicht dafür bezahlt werden. Warum also eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen, wenn Sie einfach eine vorgefertigte verwenden können?

Das stimmt zwar, beachten Sie jedoch, dass eine benutzerdefinierte Rechnung ein subtiles, aber starkes Marketinginstrument ist. Es signalisiert nicht nur Kompetenz und Professionalität, sondern hinterlässt auch bei jedem neuen Kunden den Eindruck Ihrer Marke – und macht Sie unvergesslich.

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