Die 12 besten Möglichkeiten, die Effizienz des Projektmanagements zu steigern

Wenn Sie Teil eines Projektmanagement-Teams sind, gibt es keine Obergrenze für die Produktivität. Es gibt immer einen gewissen Spielraum, um Ihre Effizienz zu verbessern.

Während verschiedene Tools Ihnen helfen können, sollten alle an einem Projekt Beteiligten einige Methoden befolgen, um die Aufgabe kompetent zu erledigen. Verwenden Sie heute die folgenden Praktiken, um Ihre Effizienz bei der Arbeit an einem Projekt zu steigern.

1. Planungsphase ist entscheidend

Planung ist der Schlüssel zum Projektmanagement. Ein sorgfältig geplantes Projekt sichert nicht nur seinen Erfolg. Es bestätigt auch, dass jedes Teammitglied die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit erledigt.

Berücksichtigen Sie in dieser Phase alle Anforderungen der Kundenseite, um spezifische Ziele zu erstellen.

Fahren Sie dann damit fort, Ihre Aufgaben zu skizzieren und sie Ihren Teamkollegen zuzuweisen. Bevor Sie den Teammitgliedern die Aufgaben zuweisen, prüfen Sie, ob sie mit ihren Rollen vertraut sind.

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2. Effektive Kommunikation

Nur wenn die Kommunikation zwischen den Stakeholdern klar ist, können Sie mit voller Effizienz arbeiten. Stellen Sie sicher, dass die Projektmitglieder mit den Kunden und ihren Teamkollegen auf derselben Seite sind.

Je nach Projektanforderung setzen Sie auf synchronisierte oder Echtzeitkommunikation. Ob Sie verbal oder nonverbal kommunizieren, die Korrespondenz sollte klar sein.

Jede Fehlkommunikation kann Ihrer Produktivität schaden und zu einer Verzögerung des Projekts führen. Sie können verwenden Locker für transparente und dokumentierte Kommunikation.

3. Wissensdatenbank erstellen

Selbst wenn Sie eine reibungslose Kommunikation unter Kollegen haben, ist es kontraproduktiv, wenn mehrere Teamkollegen jemanden um die gleichen Informationen bitten. Um den Prozess der Datenfreigabe mühelos zu gestalten, sollten Sie eine Wissensdatenbank oder einen Datenhub für Apps wie. erstellen Bitrix24.

Sammeln Sie alle erforderlichen Daten und Anweisungen in einer Wissensdatenbank und bieten Sie jedem Projektmitglied Zugriff darauf. Sie können auch erklärende Schulungsvideos erstellen, um neue Projektmitglieder ohne Zeitverlust zu unterstützen.

4. Projektzeit verwalten und budgetieren

Zeit ist eine entscheidende Essenz eines Projekts. Projektverzögerungen können dazu führen, dass Sie wertvolle und langjährige Kunden verlieren. Daher sollten Sie zu Beginn des Projekts die Zeit richtig einplanen, um die volle Effizienz des Teams zu gewährleisten.

Verwenden Sie die Rechtzeitig App, um die Zeit aufzuzeichnen, die Sie für jeden Meilenstein und jede Aufgabe benötigen. Neben der Verfolgung von Effizienz und Produktivität kann die App Ihnen auch dabei helfen, Rechnungen an Kunden bereitzustellen.

5. Projektdateien zugänglich machen

Jedes Projekt beinhaltet das Erstellen und Freigeben von Hunderten von Dokumenten und Papierkram. Einige Dokumente erfordern auch kollaboratives Arbeiten in Echtzeit. Ein Teammitglied, das auf die Erlaubnis zum Zugriff auf eine Datei wartet, trägt nur zu Verzögerungen und Ineffizienz bei.

Sie können jedes Content-Management-System wie z Microsoft SharePoint Damit können Sie in einem zentralen Repository speichern. Stellen Sie sicher, dass das System über Funktionen wie verschiedene Berechtigungsstufen, Versionskontrolle und Auditing-Möglichkeiten verfügt.

6. Bereiten Sie sich auf das Risikomanagement vor

Kein Projekt ist frei von potenziellen Risiken. Ungerechtfertigte Probleme während der Projektmitte können die Effizienz beeinträchtigen. Daher ist es zwingend erforderlich, den Risikobewertungsprozess vor der Arbeit am Projekt zu durchlaufen.

Mit dem SWOT-App, können Sie die Risiken erkennen und die Schäden verstehen, die diese verursachen können. Diskutieren Sie mit den Verantwortlichen, um eine Lösung für das Management des Risikos zu finden, falls es auftritt.

7. Alle Daten dokumentieren

Die Dokumentation hilft Ihnen, die Verantwortlichkeit und Effizienz eines Teams zu erhöhen. Sie haben an einem Zoom-Meeting teilgenommen? Verteilen Sie das Meeting-Memo in schriftlicher Form. Mündlich zu einer Entscheidung gekommen? Dokumentieren Sie das in einer E-Mail und senden Sie diese an alle Beteiligten.

Die Dokumentation hilft Ihnen herauszufinden, mit welchen Herausforderungen ein Team während eines Projekts konfrontiert ist. Diese dienen auch als Leitfaden für Ihre zukünftigen Projekte. Sie können die Asana Aufgabenkommentarsystem, um alle Informationen zu einer bestimmten Aufgabe systematisch zu speichern.

8. Wählen Sie das Projektteam mit Bedacht aus

Viele Personen können Teil Ihrer Organisation sein, aber Sie müssen akzeptieren, dass nicht alle von ihnen für jedes Projekt geeignet sind. Unterschiedliche Projekte erfordern unterschiedliche Fähigkeiten und Erfahrungen. Deshalb hilft ihnen die Auswahl der richtigen Leute für ein Projekt, maximale Anstrengungen zu unternehmen.

Wenn Sie einen kreativen Redakteur für ein Projekt zum Schreiben von technischen Inhalten einstellen, kann dieser selbst dann nicht effizient arbeiten, wenn er es möchte. Die Auswahl der richtigen Person stellt sicher, dass man ihr Talent nutzen kann.

9. Belohnen Sie das Performing Team Member

Das rechtzeitige Erreichen kleiner Meilensteine ​​ebnet den Weg zur termingerechten Fertigstellung des gesamten Projekts. Nur ein motiviertes und produktives Team kann Ihnen helfen, die Meilensteine ​​und Projektziele zu erreichen.

Obwohl jeder für seinen Job bezahlt wird, können Belohnungen und Wertschätzung eine Person sicherlich dazu inspirieren, besser zu arbeiten. Durch die Belohnung von Teammitgliedern beim Erreichen eines Meilensteins wird nicht nur der Empfänger motiviert, sondern auch andere Teammitglieder werden hart arbeiten, um die Belohnung beim nächsten Mal zu verdienen.

10. Seien Sie offen für Feedback und Vorschläge

Konstruktives Feedback von Ihren Teamkollegen kann Ihnen helfen, Schwachstellen zu finden, die Sie nicht kennen. Wenn es Ihnen ernst ist, Ihre Produktivität zu verbessern, müssen Sie Kritik und Vorschlägen positiv gegenüberstehen. Feedback von verschiedenen Personen wird Ihnen helfen, sich zu verbessern.

Um diskret Feedback einzuholen, ist die Erstellung eines anonymen Umfrageformulars eine gute Idee. Sie können kostenlos ein Umfrageformular erstellen mit Google-Formulare und verteilen Sie seine Verbindung unter Kollegen. Sie können ihr Feedback und ihre Vorschläge teilen, ohne ihre Identität preiszugeben.

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Die Automatisierung von Projektmanagementaufgaben kann die Effizienz um ein Vielfaches steigern. Sie können alle auf dem Markt verfügbaren Projektmanagement-Tools verwenden. Bevor Sie sich dafür entscheiden, stellen Sie sicher, dass die App die Anforderungen Ihres Projekts erfüllen kann.

Wenn Ihr Team beispielsweise an der Softwareentwicklung arbeitet, sollten Sie sich für Tools entscheiden, die agiles Projektmanagement. Heutzutage erfordern die meisten Projekte, dass Sie unterwegs verfügbar sind. Daher müssen die Tools, die Sie für das Projekt auswählen, über eine mobile Version verfügen.

12. Kennen Sie Ihre Produktivität und improvisieren Sie

Schließlich sollten Sie Ihre Produktivität ständig verfolgen, um Ihre Nachteile zu erkennen und diese zu verbessern. Verwenden eines robusten Aufgabenverwaltungstools wie Trello informiert Sie über den Fortschritt einzelner Aufgaben und des Gesamtprojekts.

Gleichzeitig können Ihnen die Apps die Effizienz einzelner Mitglieder anzeigen, indem sie die Stunden vergleichen, die sie aufwenden, um ein Ziel zu erreichen. Sie können auch eine Selbstbewertung durchführen, um Bereiche zu ermitteln, die verbessert werden müssen.

Schließen Sie Ihre Projekte effizient ab

Da Sie nun einige der besten Methoden zur Effizienzsteigerung kennen, sollte deren Umsetzung zu einer gesteigerten Produktivität führen. Moderne Projekte verlangen von ihren Teammitgliedern maximale Effizienz.

Es ist von Vorteil, eine Kultur des kontinuierlichen Lernens aufzubauen, um Ihr Team auf die Herausforderungen zukünftiger Projekte vorzubereiten. Stellen Sie Ihren Teammitgliedern eine interne Wissensdatenbank oder Online-Projektmanagement-Lernen zum gegenseitigen Nutzen zur Verfügung.

Die 8 besten Online-Projektmanagement-Kurse

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