So kategorisieren Sie Ihren Outlook-Kalender farblich

Es ist allgemein bekannt, dass die Verwendung von Farben zur Kennzeichnung verschiedener Informationen die Gedächtnisleistung und damit die Produktivität verbessert. Vielleicht haben Sie Farbe verwendet, um Notizen in der Schule oder in Besprechungen hervorzuheben, oder Farben zum Zeichnen von Diagrammen verwendet. In jedem Fall gibt es einen Grund, warum die Leute es verwenden.

Wenn Sie Ihren Terminplan planen oder Besprechungen buchen, ist der Outlook-Kalender mit vielen Tools ausgestattet, die Sie organisieren. Eines dieser Tools ist die Kategorien-Funktion, mit der Sie Termine nach Farbe kategorisieren können. Hier sehen wir uns an, wie Sie Kategorien in Outlook effektiv verwenden können.

So richten Sie Kategorien im Outlook-Kalender ein

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, Kategorien in Ihrem Outlook-Kalender einzurichten. Dies hängt davon ab, ob Sie die Webversion oder die Anwendung verwenden, aber beide führen zum gleichen Ergebnis.

Für die Anwendungsversion ist der einfachste Weg wie folgt:

1. Einfach auf einen Termin klicken in Ihrem Outlook-Kalender.
2. Auf dem Band, die Termin Registerkarte sollte geöffnet werden.
3. Klicken Kategorisieren.
4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Alle Kategorien die öffnen Farbkategorien Fenster.
5. Auswählen Neu um eine neue Kategorie zu erstellen.
6. Benennen Sie Ihre Kategorie und wählen Sie eine Farbe Ihrer Wahl.
7. Wiederholen Sie dies für so viele Kategorien, wie Sie möchten, und klicken Sie auf OK auf beiden Fenstern, um es anzuwenden.

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Dann können Sie alle Ihre Termine kategorisieren, indem Sie auf bereits vorhandene Kalenderereignisse klicken und die Kategorie aus derselben auswählen Kategorisieren Dropdown-Liste. Wenn Sie einen neuen Termin erstellen, wird die Kategorisieren Option wird im angezeigt Neuer Termin Feld.

Für die Webversion von Outlook-Kalender:

1. Klicken Sie in der blauen Symbolleiste oben auf dem Bildschirm auf das Zahn Symbol für Einstellungen.
2. Geben Sie in die Suchleiste „Kategorien“ und wählen Sie Kategorien aus den Ergebnissen.
3. In dem Kategorien Einstellungsfenster, klicken Sie auf Kategorie erstellen.
4. Benennen Sie Ihre Kategorie und wählen Sie eine Farbe aus den Auswahlmöglichkeiten auf dem Bildschirm aus.
5. Wiederholen Sie dies nach Bedarf und klicken Sie auf Speichern.
6. Klicken x Einstellungen zu verlassen.

Sie können dann klicken und Bearbeiten alle bestehenden oder neuen Termine und wo es heißt Kalender mit einem farbigen Kreis daneben können Sie die Kategorie aus der Dropdown-Liste auswählen. Sie können Ihre Kategorien löschen oder bearbeiten, indem Sie für jede Version die gleichen Schritte ausführen und einfach auf klicken Bearbeiten oder Löschen Optionen nach Bedarf.

Die richtigen Farben auswählen

Wie bereits erwähnt, hat die Kategorisierung Ihres Kalenders mit Farbe seine Vorteile. Schauen Sie einfach in Ihren Kalender für die kommende Woche und schon haben Sie einen schnellen Überblick, was Sie erwartet. Sie werden automatisch wissen, was passiert, ohne den gesamten Text lesen und selbst unterscheiden zu müssen.

Untersuchungen haben gezeigt, dass Farben unser Verhalten, unsere Emotionen und unser Lernen beeinflussen, und einige Farben sind besser als andere, wenn es um die Produktivität geht. Diese sind:

• Rot-, Orange- und Gelbtöne für Details und Speicherabruf.
• Grüns für Konzentration und Fokus.
• Lila für Kreativität.
• Blues für beruhigende Effekte.

Sie sollten jedoch vermeiden, Farben zu verwenden, mit denen Sie negative Assoziationen haben.

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So kategorisieren Sie Ihren Outlook-Kalender effektiv

Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender ausfüllen, sollten Ihre Kategorien einen Mehrwert bieten und nicht nur eine Übung mit Häkchen sein. Eine kluge Kategorisierung Ihrer Termine hat optimale Auswirkungen auf Ihre Produktivität.

Um es einfach und effektiv zu halten, sollten Sie zunächst etwa sechs verschiedene Kategorien anstreben, um nicht zu viele zu haben. Möglicherweise müssen Sie mehr haben, aber übertreiben Sie es nicht.

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Zweitens sollte es sich um deutlich unterschiedliche Arten von Arbeit handeln. Dies unterscheidet sich je nach Ihren beruflichen Verantwortlichkeiten, aber es könnte in etwa so aussehen:

• Treffen
• Kollaboration oder Projektarbeit
• Kundenarbeit
• Verwaltung
• Ausbildung und Fähigkeiten

Es wird natürlich Ereignisse geben, die nicht immer sauber in jedes Label passen, sondern dasjenige auswählen, das am ehesten ausgerichtet ist. Tun Sie, was für Sie sinnvoll ist, und wenn Sie feststellen, dass Sie keinen wirklich verwenden, löschen Sie ihn.

Kalenderkategorisierung funktioniert

Ihr Outlook-Kalender ist eines der wichtigsten Tools, die Sie während einer typischen Arbeitswoche verwenden. Es speichert alle Ihre Meetings und Aufgaben, auf die Sie zugreifen müssen, sodass es sinnvoll ist, das volle Potenzial auszuschöpfen.

Spielen Sie mit verschiedenen Farben und Kategorietypen herum und bleiben Sie dabei. Sie werden sich besser organisiert fühlen und Ihren Zeitplan besser lesen können, was in diesen arbeitsreichen Zeiten eine enorme Zeitersparnis sein kann.

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