Die 6 besten kostenlosen Priorisierungsvorlagen für Ihre Projekte

Haben Sie manchmal das Gefühl, in einem Meer von Projekten zu schwimmen und wissen nicht, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren sollen? Mit der Projektpriorisierung machen Sie alle Ihre Projekte sichtbar und Ihre langfristigen Ziele klar Vorlagen, während Sie schnellen Zugriff auf Aufgabenbeschreibungen, Projektmeilensteine ​​und kritischen Erfolg erhalten Faktoren.

Beginnen Sie jedes Projekt auf den richtigen Beinen, indem Sie diese einzigartigen Vorlagen für Projekt-Kickoff-Meetings verwenden und den Zielen Prioritäten in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zuweisen und vieles mehr.

1. Priorisierung von Ideen: Action-Priority-Matrix von Someka

Die Action-Priority-Matrix, auch Impact-Effort-Matrix genannt, ist ein einfaches Tool, das Teams hilft, die wichtigsten Ideen auszurichten. Die Vorlage eignet sich hervorragend für Start-ups, kleine Unternehmen und gemeinnützige Organisationen und bewertet Ideen leicht basierend auf wichtigen Überlegungen wie Personalausstattung, Ressourcen, Dynamik, Kosten und Gesamtaufwand und Einschlag.

Die Vorlage ist in eine Aufwands- und Wirkungs-/Wichtigkeitsmatrix unterteilt, die jede Idee basierend auf ihrem Erfolg in eine Rangordnung einordnet eines von vier Szenarien (High Effort-High Impact, Low Effort-High Impact, High Effort-Low Impact oder Low Effort-Low .) Auswirkung). Dieser Rahmen wird Ihnen helfen, fundiertere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie Ihre Zeit und Ressourcen einsetzen.

Herunterladen:Someka (Kostenlos, als Excel-Datei verfügbar)

2. Zielpriorisierung: SMART Goals Arbeitsblatt von Vertex42

Einstellung CLEVER Ziele hilft Ihnen nicht nur, Ihre langfristigen Pläne zu formen, sondern ermöglicht es Ihnen, Ihre beste Arbeit in Ihre ehrgeizigsten Projekte zu stecken. Es bietet eine kostengünstige Möglichkeit, Ihnen dabei zu helfen, die Ziele und Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen.

EIN CLEVER Das Ziel sollte Folgendes umfassen:

Spezifisch: Die Ziele sollten klar definiert und klar formuliert sein.

Messbar: Es sollte einen definitiven Weg geben, um zu messen, ob Sie die Ziele in Bezug auf quantifizierbare Erfolgsmetriken erreicht haben.

Erreichbar: Sie müssen sicherstellen, dass das Ziel nicht unmöglich zu erreichen ist.

Relevant: Die Ziele sollten realistisch und für Ihre Projektziele relevant sein.

Zeit gebunden: Ziele sollten zeitgebunden sein und Zieldaten für die Einrichtung und den Abschluss enthalten.

Verwenden Sie diese Vorlage, um einen Plan zum Erreichen der Projektziele zu erstellen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, sowohl kurz- als auch langfristige Ziele, Fristen, Erfolgsmaße, Referenzen oder verwendete Ressourcen sowie Stärken und Fähigkeiten zu erfassen, die zur Erreichung der Projektziele verwendet werden.

Herunterladen: Vertex42 (Kostenlos, als Excel-Datei verfügbar)

3. Workflow-Priorisierung: Eisenhower-Matrix-Vorlage von Someka

Konzipiert vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, die Eisenhower-Matrix ist eine großartige Möglichkeit, organisieren und priorisieren Sie Ihre Projekte. Die Eisenhower-Matrix, auch als Urgent/Important-Matrix bekannt, ist ein Werkzeug, das Aufgaben basierend auf Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien einteilt. Die vier Aufgabenkategorien sind:

• Dringende und wichtige Aufgaben sind die Punkte, die sowohl dringend als auch wichtig sind und sofort angegangen werden sollten, wie z. B. Prioritäten, Notfälle und Fristen.
• Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben sind Dinge, die wichtig sind, aber keine Priorität haben, wie das Schreiben eines Tagebuchs, Einkaufsaktivitäten usw.
• Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben sind Aktivitäten, die nicht unbedingt wichtig, aber dringend sind, wie Telefonanrufe, SMS, E-Mails usw., auf die Sie bei Gelegenheit reagieren werden.
• Nicht dringende, keine wichtigen Aufgaben Fügen Sie Aufgaben hinzu, die nicht dringend oder wichtig sind, da sie Ihnen nicht helfen, Ihre Ziele zu erreichen.

Es bietet den Rahmen für die Planung der Abfolge von Aktivitäten und stellt so sicher, dass Sie zur richtigen Zeit an den richtigen Dingen arbeiten. Sie können priorisierte Aufgaben analysieren, unnötige Aufgaben vermeiden, Ablenkungen reduzieren und sich auch auf Eventualitäten vorbereiten.

Herunterladen: Someka (Kostenlos, als Excel-Datei verfügbar)

4. Vorfallpriorisierung: Vorfallsprioritätsmatrix nach Smartsheet

Ein Vorfall ist ein störendes Ereignis, das sich nachteilig auf die Erreichung der Projektziele auswirkt. Zwischenfälle können jederzeit passieren, von einem längeren Stromausfall aufgrund einer Naturkatastrophe bis hin zu fehlerhaften Geräten oder Software.

Die Verwendung einer Vorfallsprioritätsmatrix ist ein strukturierter Ansatz zur Behandlung von Vorfällen, während die vielen Komponenten des Vorfalls behandelt werden. Dies ist normalerweise ein unschätzbares Werkzeug für die Verwaltung von IT-Serviceanfragen.

Jedes Unternehmen hat andere Prioritäten für die Risiko- und Notfallwiederherstellung. Verwenden Sie die Vorlage, um jeder Serviceanfrage Prioritätsfarben zuzuweisen, je nachdem, ob es sich um eine wesentlichen, kritischen, mittelschweren oder geringfügigen Vorfall, und verfolgen Sie dann den Fortschritt durch die Arbeitsablauf.

Mit einem benutzerfreundlichen System zum Markieren von Vorfällen und strukturierten Feldern zum Speichern relevanter Informationen können Sie sich auf schnellere Lösungen konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Kunden zufrieden sind.

Herunterladen: Smartsheet (Kostenlos, Verfügbar als Excel-Vorlage)

5. Produktpriorisierung: RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) Vorlage von Intercom

Die REIS model hilft Ihnen und Ihrem Team, die Priorität einer Initiative zu bewerten. Diese Methode eignet sich hervorragend, um Klarheit über die Richtung von Produktfunktionen zu schaffen, sodass Teams früher im Prozess bessere Entscheidungen treffen können.

Unter dem Rahmen, Erreichen wird durch den Prozentsatz der Interessenten definiert, die Ihr Produkt verwenden könnten, normalerweise gemessen in "Transaktionen pro Monat" oder anderen ähnlichen Metriken. Der nächste Schritt wäre die Bewertung der Einschlag von Feature-Sets, die von Ihren Benutzern ausgeführt werden. Basierend auf den Erkenntnissen, die Sie sammeln, können Sie die einen vor den anderen priorisieren. Dies führt dazu, dass Sie in Produktfunktionen investieren, die die Konversionsraten erhöhen oder das Kundenerlebnis verbessern.

Die Vertrauen Estimator ermöglicht es Ihnen, ein Konfidenzbewertungssystem zu definieren, um die Schätzungen Ihres Teams zu bewerten und eine Art Konsensranking zu bestimmen. Dieses Tool sagt dem Team, was wahrscheinlich und vernünftig ist, anstatt irrelevanten oder schlecht definierten Meinungen oder Ideen mehr Gewicht zu geben.

Wenn es darum geht Anstrengung, wird Ihr Projekt wahrscheinlich Monate in Anspruch nehmen, daher ist es wichtig, Zeit- und Arbeitsschätzungen für jede Phase des Projekts, einschließlich Design, Entwicklung und Tests, zu erstellen. Es hilft Ihnen, Ihre Energie zu bündeln, um zu vermeiden, Zeit mit Aktivitäten von geringem Wert zu verschwenden, die zu Ergebnissen führen, die nicht optimal oder einfach „gut genug“ sind.

Herunterladen:Gegensprechanlage (Kostenlos, als Excel-Datei verfügbar)

6. Tägliche Aufgabenpriorisierung: To-Do-Listenvorlage von Smartsheet

Wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten, kann es schwierig sein, Ihre Aufgaben täglich zu organisieren. Indem Sie wichtige Aufgaben auflisten, die Sie auf Kurs halten, können Sie Projekte effektiv abschließen und gleichzeitig alle Mandate organisieren, die Ihnen von Ihren Vorgesetzten, Kunden, Kollegen und anderen Stakeholdern gestellt werden.

Verwandt: So optimieren Sie Ihre To-Do-Liste, um effizienter zu sein

Diese Vorlage für Aufgabenlisten hilft Ihnen dabei, eine Prioritätenliste der an Ihrem Projekt beteiligten Aufgaben zu erstellen und dabei Fälligkeitstermine, Meilensteine ​​und Leistungen zu verfolgen. Sie können jederzeit zurückgehen und im Verlauf des Projekts weitere hinzufügen – oder Aufgaben entfernen oder ändern, wenn sie geändert werden müssen. Sie können auch später Teilaufgaben erstellen, damit Sie gut vorbereitet sind, wenn einige Ihrer Aufgaben zu komplex sind.

Herunterladen:Smartsheet (Kostenlos, als Excel-Datei verfügbar)

Verbessern Sie die Projektpriorisierung und das Management

Vorlagen für die Projektpriorisierung bieten ein klares und systematisches Mittel zur Identifizierung und Auswahl von Projekten für mehr Effizienz und Effektivität. Sie werden den Prozess der Erforschung und Entwicklung jedes Projekts beschleunigen, indem sie ein Grundgerüst zur Verfügung stellen, das mit sofortiger Wirkung verwendet werden kann.

Darüber hinaus können Sie das Risiko von Verzerrungen vermeiden, die Zusammenarbeit fördern und die Auswahl der Projekte mit der höchsten Priorität bei begrenzten Ressourcen sicherstellen. Wenn Sie diese Vorlagen für alle Projekte konsistent halten, werden die Produktivität, die Projekterfolgsraten und die Gesamtqualität der Arbeit garantiert verbessert.

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