8 Gmail-Hacks, mit denen Sie mehr erledigen können

Gmail ist für Millionen der E-Mail-Dienst der Wahl – und das aus gutem Grund. Es ist sicher, einfach zu bedienen und bietet zahlreiche integrierte Tools zur Verwaltung Ihres Posteingangs. Leider kann Ihr Posteingang immer noch eine Quelle der Angst sein, insbesondere wenn er unorganisiert und bis zum Rand voll ist.

Verbringen Sie zu viel Zeit damit, Ihren Posteingang in den Griff zu bekommen? Wenn ja, ist es an der Zeit, etwas dagegen zu tun. Diese 8 produktivitätssteigernden Gmail-Hacks können dabei helfen.

1. Tastaturkürzel verwenden

Tastaturkürzel sind der beste Freund eines Computerbenutzers, insbesondere wenn es darum geht, Ihren Posteingang zu leeren. Gmail bietet eine Vielzahl von Tastenkombinationen für alles von der schnellen Navigation bis zur E-Mail-Formatierung. Hier sind einige unserer Lieblings-Shortcuts, die Sie jetzt verwenden können:

• Umschalt + I als gelesen markieren
• ⌘ oder Strg + Eingabetaste eine E-Mail senden
• ⌘ oder Strg + K einen Link einfügen
• C komponieren
• / um deine E-Mails zu durchsuchen
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• D in einem neuen Tab verfassen
• Umschalt + Strg + B um BCC-Empfänger hinzuzufügen

2. Vorlagen erstellen

Finden Sie, dass Sie jeden Tag dieselbe E-Mail senden? Sie können diesen Prozess beschleunigen, indem Sie benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies zu erreichen:

1. Auswählen Komponieren.
2. Geben Sie den Text, den Sie für Ihre Vorlage verwenden möchten, in das E-Mail-Feld ein.
3. Wählen Sie das Drei-Punkte-Menü und dann Vorlagen.
4. Auswählen Entwurf als Vorlage speichern und dann Als neue Vorlage speichern.

Wenn Sie Ihre Vorlage verwenden möchten, wählen Sie einfach Vorlagen und dann Vorlage einfügen.

3. Gespräche stumm schalten

Wenn Sie Teil eines langen E-Mail-Threads sind, der Sie nicht mehr betrifft, können Sie ihn einfach stummschalten. Durch die Stummschaltung werden zukünftige Antworten auf den Thread aus Ihrem Posteingang entfernt. Und Sie können Ihre stummgeschalteten E-Mails weiterhin in All Mail finden.

Um eine Konversation stummzuschalten, wählen Sie in der E-Mail, die Sie stummschalten möchten, das Drei-Punkte-Menü und dann Stumm. Das ist es.

4. Verwenden Sie Ihren Urlaubs-Responder

Wenn Sie die Stadt verlassen oder einfach nur etwas Zeit von Ihrem Schreibtisch benötigen, verwenden Sie Ihren Urlaubs-Responder. Wenn Ihr Urlaubs-Responder eingeschaltet ist, erhält jeder, der Ihnen eine E-Mail sendet, eine von Ihnen festgelegte Antwort zu Ihrem Abwesenheitsstatus. Dies kann dazu beitragen, Absender davon abzuhalten, zusätzliche E-Mails zu senden, die Ihren Posteingang verstopfen.

So verwenden Sie Ihren Urlaubs-Responder:

1. Öffnen Sie Gmail und wählen Sie Einstellungen > Sehenalle Einstellungen.
2. Scrollen Sie, bis Sie das. sehen Urlaubsbeantworter.
3. Wählen Sie das Optionsfeld neben Urlaubsantwort an.
4. Geben Sie Ihre Daten, eine Betreffzeile und dann Ihre Nachricht ein. Wählen Sie schließlich Änderungen speichern.

5. Passen Sie Ihr Posteingangslayout an

Der beste Weg, Ihren Posteingang in den Griff zu bekommen, besteht darin, Ihr Layout anzupassen. Sie können beispielsweise wählen, ob Ihre wichtigen E-Mails zuerst aufgeführt werden oder sogar Ihre ungelesenen E-Mails zuerst. Dies gibt Ihnen Flexibilität bei der Darstellung Ihrer E-Mails. So ändern Sie Ihr Layout:

1. Gehe zu Einstellungen.
2. Scrollen Sie, bis Sie sehen Posteingangstyp.
3. Wählen Sie den Typ aus, den Sie verwenden möchten.

Die Arten von Posteingangslayouts sind wie folgt:

• Wichtig zuerst: Trennt Ihren Posteingang in zwei Teile: wichtig und alles andere.
• Ungelesen zuerst: Zeigt Ihre ungelesenen Nachrichten oben in Ihrem Posteingang an.
• Zuerst markiert: Markierte Nachrichten erscheinen zuerst in Ihrem Posteingang.
• Mehrere Posteingänge: In Ihrem Posteingang stehen zusätzliche Abschnitte zur Verfügung, sodass Sie Suchoperatoren verwenden oder benutzerdefinierte Labels erstellen können.
• Bevorzugter Posteingang: Unterteilt Ihren Posteingang in mehrere Abschnitte, sodass Sie auswählen können, welche Abschnitte angezeigt werden sollen, einschließlich markiert, wichtig oder ungelesen.

6. E-Mail-Filter erstellen

Möchten Sie bestimmte E-Mails automatisch in den Papierkorb verschieben? Möchten Sie wichtige E-Mails speichern, indem Sie sie mit einem Stern markieren? All dies und noch mehr können Sie durch die Erstellung von E-Mail-Filter. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wähle aus Einstellungen Symbol in der Google Mail-Suchleiste.
2. Füllen Sie die im Fenster aufgeführten Informationen aus. Gmail bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails hier oder in Basic sehr spezifisch zu gestalten. Sie können beispielsweise Nachrichten mit bestimmten Wörtern einfach mit einem Stern versehen.
3. Wenn Sie zufrieden sind, wählen Sie Filter erstellen.
4. Wählen Sie dann die Verhaltensweisen aus, denen der Filter folgen soll. Wählen Sie dann Filter erstellen.

7. Integrationen verwenden

Es gibt wahrscheinlich zahlreiche andere Apps, die Sie täglich verwenden, um mit Ihrem Team zu kommunizieren, Ihre Projekte zu verwalten und mehr. Einige dieser Apps integrieren sich wahrscheinlich in Google Mail irgendwie. Integrationen können Ihre Produktivität steigern, indem zusätzliche Schritte entfallen.

Einige für Gmail verfügbare Integrationen umfassen:

• Locker: Benutzt du Locker für die Teamkommunikation? Wenn ja, kannst du Gmail auch in Slack verwenden. Du kannst beispielsweise E-Mails zur Diskussion direkt an Slack senden.
• Zoomen: Sie können auch integrieren Google Mail mit Zoom um schnell Meetings direkt aus E-Mails zu planen oder sofort ein Meeting zu starten. Sie müssen kein neues Fenster öffnen.
• Trello: Mit dem Trello-Integration, können Sie neue Trello-Karten erstellen, ohne Ihren Posteingang zu verlassen. Dies stellt sicher, dass Sie keine wichtige Aufgabe verpassen, während Sie durch Ihre E-Mails zoomen.

Dies sind nur einige von Hunderten von verfügbaren Integrationen. Wenn Sie eine Aufgabe automatisieren möchten, kann Gmail wahrscheinlich helfen. Kasse Google Workspace-Marktplatz für noch mehr Apps.

Wenn die Seitenleiste Ihres Google Mail-Posteingangs vollständig mit alten und neuen Ordnern überschwemmt ist, können Sie diese in den Griff bekommen, indem Sie diejenigen ausblenden, die Sie nicht mehr verwenden. Beim Ausblenden von Ordnern oder Labels wird der Inhalt darin nicht gelöscht. Stattdessen werden die Ordner einfach aus der Ansicht ausgeblendet.

Dies ist eine großartige Möglichkeit, Inhalte, die Sie nicht mehr häufig verwenden, „zu entfernen“, ohne sie für immer zu entfernen. So blenden Sie nicht verwendete Ordner aus:

1. Auswählen Einstellungen und dann Alle Einstellungen anzeigen.
2. Auswählen Etiketten aus dem oberen Menü.
3. Durchgehen und auswählen Verstecken für alle Ordner, die Sie ausblenden möchten.

Dies ist nur eine Momentaufnahme dessen, was Google Mail leisten kann

Diese acht Tipps kratzen nur an der Oberfläche dessen, was Sie tun können, um Ihre Produktivität bei der Verwaltung Ihres Google Mail-Posteingangs zu steigern.

Egal, ob Sie Ihren Posteingang an Ihre Bedürfnisse anpassen oder Chrome-Erweiterungen verwenden, es gibt viele Tipps und Tricks.

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