Was ist ein internes Wiki und wie können Sie eines einrichten?

Es ist schwierig, Ihr Unternehmenswissen für alle Mitarbeiter synchron zu halten, wenn Sie keine gute Möglichkeit haben, Informationen zu speichern und zu teilen. Dies führt zu einem Rückgang der Produktivität, da die Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen, nach Antworten zu suchen, anstatt zu arbeiten.

Ein internes Wiki kann Ihnen bei der Lösung dieses Problems helfen. In diesem Artikel werden wir Sie durch die Einrichtung Ihres Wikis führen, aber zuerst:

Was ist ein internes Wiki und was sind seine Vorteile?

Ein internes Wiki ist ein Wissensspeicher, der es Mitarbeitern ermöglicht, relevante Unternehmensinhalte und Best Practices zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen. Es ist wie eine zentralisierte Datenbank, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, Informationen zu kommunizieren, um das kollektive Wissen Ihres Teams zu verbessern und redundante Fragen zu eliminieren.

Es ist ein wertvolles Gut, das wie die Enzyklopädie Ihres Unternehmens wirken kann, um institutionelles Wissen zu bewahren, während Ihr Team wächst.

Obwohl ein internes Wiki insofern einer Wissensdatenbank ähnelt, als es den Informationsaustausch fördert, besteht der Hauptunterschied darin, dass es ein stärker kollaboratives Werkzeug ist, das es jedem ermöglicht, teilen ihr Fachwissen (hauptsächlich für den internen Gebrauch). Auf der anderen Seite verwaltet ein dediziertes Team normalerweise eine Wissensdatenbank und enthält Informationen für den internen und externen Gebrauch (Produkte und Dienstleistungen).

Hier sind einige Gründe, warum Sie ein internes Wiki erstellen sollten:

• Der schnelle Zugriff auf Informationen in Ihrem Unternehmen verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder an einem Remote-/Hybrid-Arbeitsplatz.
• Ein Ort, der alle relevanten Informationen enthält, erhöht die Lerngeschwindigkeit und Produktivität der Mitarbeiter.
• Ein internes Wiki kann Ihren Onboarding-Prozess verbessern. Es enthält alle relevanten Informationen, die neue Mitarbeiter benötigen, um sich an ihre neue Umgebung anzupassen und den Stein ins Rollen zu bringen.
• Interne Wikis bieten auch ein zusätzliches Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit. Sie können festlegen, dass sie nur Mitgliedern Ihrer Organisation zugänglich sind, und das Risiko von Datenverlusten auf lokalen Festplatten wird eliminiert.
• Interne Wiki-Tools sind benutzerfreundlich und ermöglichen es jedem, Inhalte übersichtlich und organisiert mit Aufzählungszeichen, Hyperlinks, verschiedenen Farben und anderen wertvollen Funktionen zu erstellen und zu bearbeiten.
• Ein internes Wiki kann Ihnen dabei helfen, einen integrativeren Arbeitsplatz aufzubauen, da es jeden ermutigt, das zentrale Nervensystem Ihres Unternehmens aufzubauen.
• Ein internes Wiki ermöglicht es Ihren Teams, asynchron kommunizieren, wodurch der Stress bei der Suche nach überlappenden Stunden und das Risiko eines Kontextwechsels verringert werden.
• Es ermöglicht Ihnen, Wissensverlust zu vermeiden, wenn Mitarbeiter ausscheiden.

Welche Art von Inhalt können Sie in Ihrem internen Wiki speichern?

Obwohl ein internes Wiki alle Informationen über Ihre Organisation aufnehmen kann, ist es am besten, sich auf die relevantesten Inhalte zu konzentrieren, die Ihre Teams in ihrem täglichen Betrieb benötigen, darunter:

• Unternehmensnachrichten und Updates
• How-to-Tutorials für interne Software
• Schulungs- und Onboarding-Dokumente
• Technische Hinweise
• Gängige Arbeitsabläufe
• Notizen der Besprechung
• Unternehmensrichtlinien usw.

Auswahl Ihrer internen Wiki-Software

Obwohl jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen hat, gibt es einige Kernfunktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines internen Wiki-Tools achten sollten. Hier sind einige wichtige Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:

• Wählen Sie eine Wiki-Software, die beliebte interne Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams, Asana, E-Mails usw., um zu vermeiden, dass ständig zwischen ihnen gewechselt wird, um auf wichtige Informationen zuzugreifen.
• Eines der Hauptziele des internen Wikis Ihres Unternehmens besteht darin, die Zeit zu reduzieren, die Ihre Teams mit der Suche nach Informationen verbringen. Da Ihr Firmen-Wiki viele Informationen enthalten kann, ist es wichtig, dass Sie ein Tool mit effektiven Suchfunktionen wählen, um schnell durch Dateien zu blättern.
• Die interne Wiki-Software sollte eine Zugriffs- und Rechteverwaltung bieten, um die Inhalte vor Außenstehenden zu schützen.
• Ihr Wiki-Tool sollte es mehreren Benutzern ermöglichen, in Echtzeit zuzugreifen und Beiträge zu leisten.
• Wählen Sie ein Tool, mit dem Sie separate Arbeitsbereiche für verschiedene Abteilungen erstellen können. Denn Ihre Teams sind produktiver, wenn sie direkt auf Inhalte zugreifen können, die für ihre Funktionen relevant sind.
• Die von Ihnen gewählte Wiki-Software sollte es Ihnen ermöglichen, Änderungen und Aktualisierungen zu verfolgen. Sie oder das für die Pflege des Wikis zuständige Team sollten wissen, wer Änderungen vornimmt und wann die Änderungen vorgenommen werden.

Einige Tools bieten die oben genannten Funktionen und sind gleichzeitig benutzerfreundlich, darunter Tetra.

Best Practices zum Erstellen Ihres internen Wikis mit Tetra

Es ist wichtig, dass Sie einen Schritt-für-Schritt-Plan für den Aufbau Ihres internen Wikis haben, bevor Sie Teams einbinden. Hier sind einige Schritte, die Sie ausführen können:

1. Strukturieren Sie Ihre Informationen

Nachdem Sie Ihre Wiki-Software ausgewählt haben, können Sie Ihre Inhalte zur besseren Organisation in Hauptkategorien einteilen. Zum Beispiel:

• EIN Gesellschaft Abschnitt, in dem Sie unternehmensweite Informationen wie Unternehmensaktualisierungen und Neuigkeiten hinzufügen.
• Erstelle ein HR Abschnitt für Unternehmensrichtlinien, Mitarbeiterprämien und -leistungen, Urlaubsrichtlinien.
• Sie können auch ein Abteilungen Kategorie, in der verschiedene Abteilungen in Ihrem Unternehmen schnell auf relevante Informationen zugreifen können.
• Eine weitere praktische Kategorie kann sein Ausbildung, für Ihre Anleitungen und andere Schulungsmaterialien.

Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie weitere Kategorien erstellen. Das Ziel hier ist es, Ihre Inhalte besser zu organisieren, damit jeder weiß, wo er bestimmte Informationen finden kann.

2. Inhalte importieren oder erstellen

Nachdem Sie eine übersichtliche und organisierte Struktur für Ihr Firmenwiki erstellt haben, können Sie nun ggf. vorhandene Inhalte importieren oder neue Inhalte in Ihren Wiki-Kategorien erstellen.

Ein großartiger Ausgangspunkt wäre die Erstellung eines Einstieg Kategorie, um deine einzuschließen Interne Wiki-Anleitung. Sie können diesen Leitfaden verwenden, um zu erklären, wie dieses Projekt in Ihrer Organisation hilfreich sein wird und wie Sie es optimal einsetzen können.

3. Integrationen einrichten

Richten Sie Integrationen ein, um sicherzustellen, dass Sie Ihre vorhandenen internen Tools verwenden können, um Inhalte in Ihrem internen Wiki hinzuzufügen/zu aktualisieren. Auf diese Weise können Sie ganz einfach Inhalte beisteuern, die sonst zu lange dauern würden, oder einfach nur ein besseres Gesamterlebnis für die Benutzer schaffen.

Dazu gehört auch, dass sich Ihre Chat-Anwendung verbindet, damit Benutzer Ideen sammeln, sie in Tettra für andere veröffentlichen und bei Bedarf sogar ein Aufgabenelement direkt dort öffnen können. Dies trägt dazu bei, die Akzeptanz des internen Wikis zu erhöhen, indem es zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe aller wird.

4. Zugriffsrechte und Berechtigungen konfigurieren

Durch das Konfigurieren von Zugriffsrechten und Berechtigungen können Sie bestimmen, wer Zugriff auf welche Inhalte hat. Dies ist wichtig, da Sie möglicherweise Inhalte hinzufügen, die nur für ein bestimmtes Team in Ihrer Organisation relevant sind. Oder Sie möchten den Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken. Das kannst du in Tettra unter dem Teameinstellungen.

5. Starten Sie Ihr Wiki

Jetzt ist es an der Zeit, das Licht einzuschalten und alle dazu zu bringen, Ihr internes Wiki zu nutzen. Dazu können Sie E-Mails direkt über die Einstellungen in Tettra an Teammitglieder senden. Wenn Sie dies getan haben, sollten Sie sie ermutigen, den Wiki-Leitfaden zu lesen, den Sie in der Kategorie Erste Schritte hinzugefügt haben.

Steigern Sie die Zusammenarbeit Ihres Teams, indem Sie Ihr Firmen-Wiki einrichten

Das Einrichten eines internen Wikis ist eine großartige Möglichkeit, Informationen zu speichern und zu teilen. Viele Unternehmen haben dies nicht, aber es kann in vielerlei Hinsicht hilfreich sein.

Es ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen und mehr Möglichkeiten für die Mitarbeiter, voneinander zu lernen. Verwenden Sie diese Tipps als Grundlage für die Erstellung Ihres Unternehmenswikis.

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