So verwenden Sie Asana-Vorlagen für jedes Projekt

Das Einzige, was Sie über Asana lernen sollten, ist, wie Sie Projekte nutzen, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Mit Asana-Projektmanagement können Sie veraltete Tabellenkalkulationen, lange E-Mail-Threads und lange Meetings vermeiden, in denen dieselben Informationen wiederholt werden.

Wenn Ihr Team hauptsächlich viele sich wiederholende Aufgaben erledigt, müssen Sie diese Aufgaben und Projekte nicht jedes Mal in Asana neu erstellen. Sie können Asana-Vorlagen verwenden, um nicht nur jetzt, sondern auch für spätere Projektdesigns Zeit zu sparen.

Sehen wir uns an, wie Sie Asana-Vorlagen für nahezu jedes Projekt verwenden, an dem Ihr Team arbeitet.

Was sind Asana-Projektvorlagen?

Anstatt bei der Erstellung eines Kanban-Boards in Asana bei Null anzufangen, enthält ein Vorlagendesign bereits alle grundlegenden Abschnitte, die Teams häufig verwenden. Anstatt ein Projekt von Grund auf zu planen, bieten Ihnen Asana-Projektvorlagen die notwendigen Bausteine, um loszulegen.

Eine Vorlage ist im Wesentlichen ein Plug-and-Play-Projektmanagement-Hack, mit dem Sie Prozesse standardisieren und mit jedem neuen Projekt sofort durchstarten können. Wenn Sie Änderungen an Ihre Bedürfnisse vornehmen müssen, können Sie dies ebenfalls tun.

Sie können benutzerdefinierte oder integrierte Asana-Projektvorlagen für eine Vielzahl von Prozessen verwenden, erstellen und speichern. Alle Beispiele sind Projekte mit engen Fristen (z. B. eine Einführung), laufende Prozesse (z. B. das Onboarding neuer Mitarbeiter) und das Nachverfolgen von Informationen.

Benutzer mit kostenlosen Konten können auf kostenlose Vorlagen zugreifen, aber Premium-Pläne bieten mehr Optionen, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind. Beispiele für Asana-Vorlagen umfassen eine Vorlage für einen Verkaufsplan, eine Vorlage für das Agenturmanagement, eine Vorlage für einen Inhaltskalender, Checklisten für neue Einstellungen und mehr.

Asana organisiert Vorlagen auch nach Teamfunktionen wie Design, IT, Produkt, Kundenerfolg, Betrieb und Personal. Wenn Sie ein Projektmanager sind, der keine Zeit mit Kanban-Boards verschwenden möchte, durchsuchen Sie einfach die Galerie, wählen Sie Ihre Teambeschreibung aus und holen Sie sich eine Projektplanvorlage, die Ihren Anforderungen entspricht.

Sehen wir uns nun an, wie Sie Asana-Projektmanagementvorlagen verwenden.

So verwenden Sie Asana-Projektvorlagen

Im Folgenden sind die Schritte zur Verwendung einer Vorlage aufgeführt:

1. Klicken Sie in der oberen linken Ecke Ihrer Asana-App auf das orangefarbene + Taste.
2. Auswählen Projekt aus dem Dropdown-Menü.
3. Wählen Sie als Nächstes Verwenden Sie eine Vorlage aus dem Startbildschirm von Projekte.
4. Sie werden mit einer Liste von von Asana erstellten Vorlagen begrüßt, die größtenteils auf den Zweck zugeschnitten sind, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Sie können die Kategorie der angezeigten Vorlagen ändern, indem Sie auf die Dropdown-Schaltfläche neben klicken Typ in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms.
5. Sie können eine Vorschau der Vorlagen anzeigen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie aussehen und wie sie Ihrem Team zugute kommen.
6. Um ein neues Projekt mit einer Vorlage zu starten, klicken Sie auf Benutze Template.
7. Auf dem nächsten Bildschirm haben Sie die Möglichkeit, den Projektnamen anzupassen und Berechtigungen zu ändern. Klicken Projekt erstellen wenn Sie alles nach Ihrem Geschmack personalisiert haben.
8. Schauen Sie sich die an LIESMICH und KOPIERE MICH Aufgaben für Anleitungen und Anregungen.

Sie können ein aus einer Vorlage erstelltes Projekt an die Anforderungen Ihres Teams anpassen. Um das Projekt an Ihren Workflow anzupassen, können Sie alles in der Vorlage ändern, hinzufügen oder löschen.

Wenn Sie auf Asana Premium upgraden, können Sie Projekten, die aus einer Vorlage erstellt wurden, weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, sodass Sie die für Ihr Team wichtigsten Informationen im Auge behalten.

Verwandt: Die besten kostenlosen Asana-Alternativen für das Projektmanagement

So erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen in Asana

Es ist möglich, dass Ihr Team über bestimmte Workflows verfügt, die Sie in einer Vorlage erfassen möchten. In diesem Fall möchten Sie zuvor abgeschlossene Projekte in Vorlagen umwandeln und dabei einige Details wie Projektaufgaben, wichtige Meilensteine ​​und Projektphasen beibehalten.

So geht's:

1. Erstellen Sie ein neues Projekt (oder duplizieren Sie eines, das Sie bereits haben), um eine Abfolge von Aufgaben zu erfassen, die Ihr Team regelmäßig erledigt. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aufgabendetails parat haben.
2. Klicken Einzelheiten, dann die Dropdown-Liste für die Projektüberschrift und wählen Sie In eine Vorlage konvertieren. Stellen Sie sicher, dass Sie das Projekt nicht löschen oder archivieren.
3. Wiederholen Sie den Vorgang für beliebig viele Projektlayouts.

Um eine Ihrer benutzerdefinierten Vorlagen zu verwenden, kehren Sie einfach zum + Taste in der oberen Leiste und erstellen Sie ein neues Projekt. Drücke den Vorlagen Registerkarte im neuen Projektbildschirm, und Ihre benutzerdefinierten Vorlagen werden nach Team in einer Registerkarte mit dem Namen Ihrer Organisation organisiert.

Diese Vorlagen können aktualisiert werden, wenn sich Ihre Prozesse verbessern und Sie Erfahrungen aus früheren Projekten sammeln.

Verwandt: Die besten Asana-Integrationen, die Sie sich ansehen sollten

Intelligentes Arbeiten mit Asana-Projekten

Projektvorlagen machen es einfacher, einen größeren Teil Ihrer Arbeit in Asana zu verfolgen, indem sie strukturierte Workflows bereitstellen, die sich einfach erstellen und für Ihr Team anpassen lassen.

In Asana gibt es erfinderischere Möglichkeiten, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Ziele und Prozesse für Ihr Team zu klären. Weitere Ideen finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden zur Verwendung von Asana, um mehr Arbeit zu erledigen.

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