4 Tipps für eine professionelle Jobübergabe

Ihnen wurde also ein neuer Job angeboten und Sie freuen sich darauf, damit anzufangen. Bevor Sie dies tun können, müssen Sie jedoch Ihren aktuellen Job beenden und Ihre Kündigungsschreiben, dazu gehört auch die Übergabe an die Person, die letztendlich ersetzen wird Sie.

Eine effektive Übergabe erfordert viel Organisation und Verständnis, was Ihre Kollegen wissen müssen. Sehen wir uns an, wie Sie diesen Prozess für alle Beteiligten vereinfachen können, damit Sie sich auf den Start Ihres neuen Unternehmens konzentrieren können.

Erstellen Sie eine Übergabe-Checkliste

Zwischen Vorstellungsgesprächen und Abschiedsgesprächen verliert man schnell den Überblick über alles, was man vor dem Ausscheiden aus dem Job tun muss. Aus diesem Grund ist eine solide Checkliste für die Übergabe eine gute Praxis und trägt zur Rechenschaftspflicht bei.

Die Checkliste sollte alles enthalten, was eine neue Person in Ihrer Funktion und Ihr Vorgesetzter wissen müssen. Sie sollten daher so schnell wie möglich mit der Erfassung dieser Informationen beginnen:

• Ihre täglichen Aufgaben
• Informationen zu spezifischer Software und Prozessen
• Wichtige Dokumente
• Alle Kundenlisten, die übergeben werden müssen
• Wichtige Ansprechpartner innerhalb und außerhalb des Unternehmens
• Wichtige Personalinformationen (wenn Sie ein Manager sind)
• Alle Projekte, die abgeschlossen oder delegiert werden müssen
• Wer muss die Übergabe und alle Informationen erhalten, die Sie benötigen

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Sie können eine Checkliste mit Vorlagen in Word oder Excel erstellen oder sich für Anwendungen wie Todoist und Padlet um eine separate To-Do-Liste zu erstellen. Wichtig ist, dass Sie alle Informationen irgendwo aufgeschrieben haben, auf die Sie bei Bedarf zuverlässig zurückgreifen können.

Einen klaren Zeitplan haben

Die übliche Kündigungsfrist beträgt ca. 4 Wochen, dies sollten Sie bei der Planung Ihrer Übergabe berücksichtigen. Abhängig von der Art Ihres aktuellen Jobs sollten Sie damit rechnen, dass Sie Ihr Arbeitspensum allmählich verringern, während Sie auf Ihren letzten Arbeitstag hinarbeiten.

Padlet verfügt über eine hervorragende Zeitleistenvorlage, die Sie verwenden können, wenn Sie etwas Visuelles benötigen, und ermöglicht es Ihnen, Ihre Kündigungsfrist festzulegen. Erste Priorität sollte es sein, relevante Personen über Ihren Weggang zu informieren (z. B. Kunden, Kollegen und externe Kontakte), Identifizieren von Projekten, die Sie delegieren können, und Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten über alle erforderlichen Verfahren gefolgt.

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Ziel ist es, die dringendsten und zeitaufwändigsten Aufgaben zuerst anzugehen, damit Sie in Ihrer letzten Woche nicht alles durcheinander haben. Im Gegensatz dazu sollte das Ende Ihrer Zeitleiste hauptsächlich aus administrativen Aufgaben und einigen kleineren losen Enden bestehen, die gebunden werden müssen.

Schreiben Sie einen professionellen Übergabebericht

Obwohl Sie wahrscheinlich eine Übergabebesprechung mit Ihrem Vorgesetzten haben werden, empfiehlt es sich, einen Übergabebericht zu schreiben, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Das Dokument muss verständlich, spezifisch, prägnant und wie eine fliessende Gebrauchsanweisung gelesen werden.

Microsoft Word ist ein großartiger Ausgangspunkt, da es auf allen Plattformen zugänglich ist und sich nahtlos in andere Anwendungen integriert. Word bietet eine Vielzahl von Vorlagen, auf die Sie über das Heim Seite, durch anklicken Weitere Vorlagen über der Suchleiste, oder Sie beginnen mit a Leeres Dokument. Alternativ können Sie zu Ansicht > Gliederung um Ihren Bericht in Abschnitte zu unterteilen.

Welchen Ansatz Sie auch verwenden, er sollte in verschiedene Abschnitte mit klaren Titeln unterteilt sein, deren Struktur etwa so aussehen kann:

1. Was Ihre Rolle ist und wem Sie gegenüber verantwortlich sind.
2. Unternehmensziele, Erwartungen an die Rolle und damit verbundene Verfahren.
3. Liste nützlicher Kontakte.
4. Wie Sie relevante Software und Zugangsdaten verwenden.
5. Eine Aufschlüsselung Ihrer wöchentlichen, monatlichen und vierteljährlichen Verantwortlichkeiten.
6. Eine Aufschlüsselung Ihrer laufenden Projekte oder Kundenarbeit, einschließlich Fristen.

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Wenn Sie ein Manager sind, benötigen Sie auch einen eigenen Bereich für die kontinuierliche Entwicklung Ihres Teams und die Arbeit, an der es beteiligt ist. Sie können dem Leser auch den Weg weisen, wo Sie Ihre Personalakten aufbewahren.

Sie können auch Hyperlinks in den Textkörper einfügen, um auf wichtige, relevante Dokumente zu verlinken wie eine Kopie Ihrer Stellenbeschreibung, Tabellenkalkulationen mit Details zu laufenden Projekten und nützliche Unternehmen Prozesse. Das spart Ihnen Zeit beim Verfassen Ihrer Übergabe und garantiert, dass der Leser weiß, wo er was findet. Um dies zu tun:

1. Gehe zum Einfügung Tab.
2. Klicken Links.
3. Auswählen Links aus der Dropdown-Liste.
4. Wählen Sie die Datei aus, zu der Sie eine Verknüpfung herstellen möchten.

Oder du kannst halten Strg + K um Hyperlinks hinzuzufügen, und dies öffnet Ihre Ordner.

Lose Enden zusammenbinden

Egal wie viel Planung Sie machen, es wird immer einige offene Enden geben, die erledigt werden müssen, bevor Sie weitermachen können. Einige davon müssen möglicherweise delegiert werden, daher sollten Sie bereit sein, diese mit Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen zu kommunizieren.

Projektmanagement-Software wie Asana kann diesen Teil schnell und einfach machen, kann aber mit der Verwendung von E-Mail- oder Kommunikationstools wie. genauso effektiv sein Locker und Microsoft Teams. Ebenso wie Ihr Übergabedokument sollte auch das Übergeben von Werken für den Empfänger leicht verständlich sein.

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Stellen Sie sicher, dass Sie eine Mitteilung an die zuständigen Stellen senden, an wen Sie sich in Ihrer Abwesenheit wenden können, und falls dies der Fall ist Bei Verzögerungen bei der Schließung Ihrer Konten aktivieren Sie automatische Antworten auf Ihre geschäftliche E-Mail mit diesen Informationen inbegriffen.

Alle Ihre Grundlagen abgedeckt

Mit Ihrem Übergabedokument und einem klaren Überblick über Ihre Kündigungsfrist können Sie sich auf Ihren letzten Arbeitstag vorbereiten. Ein organisierter und effizienter Übergabeprozess gibt Ihnen Sicherheit, wenn Sie in Ihren neuen Job einsteigen, und Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.

Es ist völlig normal, dass Sie sich von der ganzen Operation überfordert fühlen, also nehmen Sie sich Zeit damit. Für die Übergabe sind Sie ebenso verantwortlich wie das Unternehmen, die benötigten Informationen zu sammeln. Wenn Sie also der Meinung sind, dass Sie etwas vergessen haben, wenden Sie sich an andere, um Informationen zu erhalten.

Wenn Sie alle Ihre Grundlagen abgedeckt haben, können Sie sich auf das nächste Kapitel Ihrer Karriere freuen und sich mit dem, was Sie hinterlassen haben, wohl fühlen.

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