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Wenn Sie Besprechungen ohne Tagesordnung abhalten oder Protokolle über einfache alte Word-Dokumente führen, sind Ihre Besprechungen und Protokolle wahrscheinlich nicht so nützlich, wie sie sein könnten. Die meisten von uns freuen sich zwar nicht darauf, an Meetings teilzunehmen, aber es gibt trotzdem tolle Online-Tools Über 10 großartige Online-Tools für die Koordination von Gruppen und MeetingsWie managt man ein Team von Leuten, die geografisch verteilt sind? Wie koordinieren Sie internationale Zeitzonen? Das Konzept des Arbeitens über das Internet hat begonnen, sich in den Arbeitsalltag einzuschleichen,... Weiterlesen Dies kann dazu beitragen, Meetings produktiver und weniger zeitaufwändig für diejenigen zu machen, die sie planen und moderieren.
Ich bin kürzlich über eine hochmoderne Webanwendung für das Online-Meeting-Management namens. gestolpert Süßkartoffel (was für Yet Another Meeting steht). yaM ist wie ein virtueller Assistent, um professionell aussehende Tagesordnungen und Protokolle zu erstellen und gleichzeitig Tools zur Verfügung zu stellen, die bei Meetings helfen Die Teilnehmer sammeln Ideen, führen Produkt- und Kostenanalysen durch und integrieren sie in Online-Cloud-Konten wie Dropbox, Google Kalender und Evernote.
yaM kann mit beiden verwendet werden Online-Meeting-Räume Leitfaden für Online-Meetings: Software und StrategieModerne Videokonferenzdienste sind einfach zu bedienen und für fast jeden mit einem Computer oder Smartphone verfügbar. Die Möglichkeit, online mit Menschen in Kontakt zu treten und sich mit ihnen zu treffen, bedeutet, dass wir nicht mehr durch den geografischen Standort eingeschränkt sind. Weiterlesen mögen Google Hangouts Tipps zum Planen und Abhalten effektiver Meetings mit Google HangoutsMit der heutigen Internettechnologie können Online-Meetings sowohl effizient als auch kostengünstig abgehalten werden, insbesondere wenn Sie diese im Voraus planen und zeitsparende Tools einsetzen. In den letzten Monaten habe ich an Online-Meetings teilgenommen... Weiterlesen , oder in herkömmlichen Offline-Einstellungen. Als Webanwendung ist es ähnlich wie Zustimmen Agreedo: Schreiben und verwalten Sie Ihre Geschäftsmeeting-Protokolle kostenlos onlineSeit mehreren Wochen suche ich nach einer einfach zu bedienenden Website oder Anwendung, mit der ich Besprechungsprotokolle führen und speichern kann. Der traditionelle Ansatz mit Textdokumenten ist kein produktiver... Weiterlesen , aber es ist viel fortgeschrittener, ohne kompliziert zu sein.
Agenda erstellen
Nachdem Sie ein Konto bei yaM registriert haben, können Sie sofort damit beginnen, eine Agenda für Ihr nächstes Meeting zu entwickeln. Sie fügen einfach Tagesordnungspunkte auf der linken Seite des Arbeitsbereichs zusammen mit der Zeitdauer und dem Namen der für diesen Punkt verantwortlichen Person hinzu.
Sie können Tagesordnungspunkten problemlos Namen zuweisen, jedoch müssen die Teilnehmer einen Account bei yaM registrieren, an den Sie ihnen aus dem Arbeitsbereich eine Einladung senden können. Durch registrierte Teilnehmer wird yaM zu einem viel kollaborativeren Meeting-Management-Tool, da jeder Teilnehmer während des Meetings gleichzeitig Notizen im Arbeitsbereich hinzufügen kann. Obwohl es effizienter ist, eine Person als Protokollführer zu haben, gibt es in yaM andere nützliche Tools, die es hervorragend für die Zusammenarbeit machen.
Wenn Ihre Agenda erstellt ist, können Sie sie ausdrucken oder an die Besprechungsteilnehmer verteilen. Jeder registrierte Teilnehmer erhält per E-Mail einen Sitzungsbericht, der selbstverständlich die Medienlogistik, die Liste der Tagesordnungspunkte und einen Link zum Online-Yam-Workspace beinhaltet. Das Beste daran ist, dass Ihre verteilte Agenda professionell formatiert und leicht zu lesen ist. Tagesordnungspunkte können auch kopiert und zu einem neuen Meeting hinzugefügt werden. Noch besser wäre es jedoch, wenn Entwickler einen Weg finden könnten, Standard-Agenda-Punkte zu erstellen, die automatisch Teil jedes neuen Meetings sind.
Minutenerfassung
Das Hinzufügen von Notizen und Aktionselementen in yaM ist genauso einfach wie das Erstellen von Agenden. Protokolle bestehen aus vier Inhaltstypen: Notizen, Aktionselemente, angehängte Dateien und Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit.
Die Art und Weise, wie yaM eingerichtet ist, könnte den Meeting-Teilnehmern tatsächlich dabei helfen, konzentriert zu bleiben, insbesondere wenn alle den Arbeitsbereich während des Meetings auf ihrem Computer geöffnet haben. Der Protokollführer kann ganz einfach einen Aktionspunkt mit Fälligkeitsdatum und dem Namen der verantwortlichen Person hinzufügen. Seltsamerweise kann jedoch für jedes Aktionselement nur eine Person als Verantwortlicher aufgeführt werden.
Wo yaM auch glänzt, ist seine Sammlung integrierter Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Mitglieder Pro/Con-Analysen, Produktanalysen, Brainstorming-Ideen oder Abstimmungen über wichtige Entscheidungen durchführen können. Es gibt auch ein Tool für die sogenannte SWAT-Analyse, bei der die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines bestimmten Projekts, einer Idee oder einer Entscheidung diskutiert und aufgezeichnet werden.
Sie werden sehen, dass diese Tools für die Zusammenarbeit und das Meeting-Management sehr nützlich sein können, um die Teilnehmer bei der Stange zu halten und ihnen möglicherweise dabei zu helfen, bessere Analysen und Entscheidungen zu treffen. Sie können den Inhalt der einzelnen Tools für die Zusammenarbeit während des Meetings auch ausdrucken oder per E-Mail an die Teilnehmer senden. (Hinweis: Ideen für andere Online-Collaboration-Tools sind hier überprüft Die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools für die Zusammenarbeit mit Ihrem TeamKleine Teams benötigen keine teuren Unternehmensanwendungen für die Zusammenarbeit. Hier sind sechs fantastische Tools, mit denen Sie die Daten, die Kommunikation und mehr Ihres Teams verwalten können. Kostenlos. Weiterlesen ).
Wie bei den Tagesordnungen können auch die Protokolle von yaM ausgedruckt oder per E-Mail verteilt werden. Die Protokolle sind so gut formatiert, dass die Besprechungsteilnehmer keine Entschuldigung haben, sie nicht zu überprüfen. Tagesordnungen und Protokolle werden auch auf yaM archiviert, sodass sich die Teilnehmer jederzeit in ihr Konto einloggen und sie einsehen können.
Andere Werkzeuge
yaM enthält zusätzliche Tools zur Zeiterfassung während Besprechungen, zum Festlegen von Besprechungsterminen in der integrierter Kalender (der in Google Kalender, Exchange und Outlook/iCal-Feeds integriert ist) und ein Adressbuch.
Die Entwickler von yaM haben mehrere nützliche Funktionen in ihre Webanwendung aufgenommen, aber sie haben besonderes angegeben Achten Sie darauf, dass die Benutzeroberfläche innerhalb weniger Minuten nach der Registrierung zugänglich und leicht zu erlernen ist Konto.
yaM verfügt über ein kostenloses Basiskonto mit allen Kernfunktionen und der Möglichkeit, bis zu 10 Meetings pro Monat mit bis zu fünf Teilnehmern pro Meeting abzuhalten. Ein Premium-Konto ermöglicht unbegrenzte Meetings und Teilnehmer, eine anpassbare Benutzeroberfläche und SSL-Verschlüsselung.
Meiner Ansicht nach setzt yaM den Standard für Tools zur Verwaltung von Online-Meetings. Aber lassen Sie uns wissen, was Sie von dieser Online-Bewerbung halten. Gibt es zusätzliche Funktionen, die Sie gerne hinzugefügt sehen würden?
Bakari ist freiberuflicher Autor und Fotograf. Er ist ein langjähriger Mac-Benutzer, Jazzmusik-Fan und Familienvater.
